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Genehmigungsverfahren

Genehmigungsverfahren

Das Genehmigungsverfahren wird über einen Geschäftsprozess des Belegs und des Genehmigungsverfahrens definiert. Im Hauptprozess wird der Genehmigungsprozess erzeugt, wenn dieser benötigt wird. Dadurch kann das Genehmigungsverfahren einfach bei jedem Beleg eingefügt werden.

In der Standard-Datenbank ist für den Einkauf bereits das Genehmigungsverfahren definiert. An diesem Beispiel wollen wir hier das Einrichten des Genehmigungsverfahrens beschreiben.

Geschäftsprozess für den Belege festlegen

  • Als Vorlage für den Genehmigungsprozess dient der Geschäftsprozess "APPROVAL". Dieser wurde in unserem Beispiel in "PURCHASE_APPROVAL" umbenannt. In den Geschäftsprozessen werden die Genehmiger definiert, deswegen sollten Sie je Belegtyp oder -bereich einen eigenen Genehmigungsprozess definieren.
  • In den Geschäftsprozess der Bedarfsanforderung wird der Statusmonitor "PR_APPROVAL- Warten auf Genehmigung" eingefügt. Als Genehmigungsprozess wird "PURCHASE_APPROVAL" gewählt und definiert. 

Genehmiger festlegen

Die Genehmiger werden in dem Genehmigungsgeschäftsprozess bestimmt.

Einkaufsbereiche definieren

Einkaufsbereiche werden in Form einer allgemeinen Struktur (z.B. Hauptmenü -> Organisation -> Strukturen) mit der Struktur-ID "PURCHASING_GROUPS" definiert. Knoten der Struktur stellen die einzelnen Einkaufsbereiche dar; einem Knoten werden ein zuständiger Mitarbeiter (per Drag&Drop in der Struktur) sowie entsprechende Bestellartikel (auch per Drag&Drop oder in der Bestellartikelmaske, Feld "Einkaufsbereich") zugeordnet.

Bedarfsanforderungen eingeben

Der Einkauf wird durch die Bedarfsanforderungen veranlasst Bestellungen auszulösen. Jeder Mitarbeiter des Betriebs kann Bedarfsanforderungen erstellen. Es werden drei Arten unterschieden:

  • Kundenbedarf (z.B. Aufträge)
  • Lagerbedarf
  • Eigenbedarf (Verbrauchsmaterial oder Investitionsgüter)

Der Eigenbedarf muss von einem Vorgesetzen genehmigt werden. Kunden- sowie Lagerbedarfe werden automatisch genehmigt, wenn die Checkbox "Genehmigung" nicht markiert wurde. Genehmiger werden in dem Feld "Genehmigung" auf dem Bedarfsanforderungskopf aufgelistet.

Um eine Bedarfsanforderung vom Vorgesetzen genehmigen zu lassen oder direkt an den Einkauf weiterzuleiten muss sie gebucht werden. Die Buchung kann nicht automatisch erfolgen, da sonst der Genehmiger / Einkäufer die Bedarfsanforderung erhalten würde, bevor Sie vom Bearbeiter überprüft wurde.

Zu genehmigende Bedarfsanforderungen bearbeiten

Zu genehmigende Bedarfsanforderungen werden in die jeweiligen Genehmigungsordner verteilt (s. oben Genehmiger festlegen). Ein Genehmiger öffnet durch einen Doppelklick auf den Ordner die Liste "Zu genehmigender Belege" und hat dort die Möglichkeit, die Bedarfsanforderungen anzuschauen, zu genehmigen oder abzulehnen.

Genehmigte Bedarfsanforderungen bestellen

Die genehmigten Bedarfsanforderungen werden automatisch an die verantwortlichen Einkaufsmitarbeiter (s. oben Einkaufsbereiche definieren) verteilt (Zugriff über z.B. Hauptmenü -> Tätigkeiten -> Einkauf -> Genehmigte Bedarfsanforderungen).

Der Einkaufsmitarbeiter sieht automatisch den zu bestellenden Bedarf seiner Einkaufsgebiete, kann aber auch auf die Einkaufsordner der anderen Sachbearbeiter zugreifen.

Der Bestellbedarf kann bei einem oder mehreren Lieferanten angefragt werden, der Bedarf kann auch direkt bestellt werden.

 

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