GESTIN Stichprobeninventur FAQs

• Allgemein
• Import
• Vorbereitungen zu einer Stichprobeninventur
• Schichtung
• Hochrechnung
• Auswertungen
• Zählliste

Allgemein

Wie kann ich die Desktop-Anwendung starten?

Um die Desktop-Anwendung starten zu können, benötigen Sie einen Benutzer,  dem die notwendigen Berechtigungen zugewiesen wurden. Mit diesen Benutzer wählen Sie sich auf den Server/Rechner ein, auf dem GESTIN installiert wurde. Auf dem Desktop sollte sich ein Button zum Starten der Desktop-Anwendung befinden. Ist dies nicht der Fall können Sie in Ihrer IT erfragen, wo genau GESTIN installiert wurde, oder Sie kontrollieren die Festplatten auf einen "ClassiX"-Ordner. Mit der Datei ../ClassiX/Gestin/Projects/Gestin/Gestin.cmd können Sie dann die Desktop-Anwendung starten.

Wie kann ich eine Inventur stornieren?

Generell können Sie eine Inventur stornieren, in dem Sie die Inventur öffnen und "Bearbeiten -> Inventur stornieren" anklicken. Der Stornierbeleg öffnet sich in einem neuen Fenster und muss mit dem Disketten-Symbol (Zweiter Button von Links in der Toolbar) gespeichert werden. Danach ist der Button "Buchen" verfügbar und man kann die Stornierung der Inventur buchen.
 

Wie kann ich eine gebuchte Inventur zurücknehmen?

Erzeugen Sie zuerst einen Stornobeleg (beschrieben unter "Wie kann ich eine Inventur stornieren?"). Die Buchung des Stornobelegs müssen Sie dann rückgängig machen "Bearbeiten - Weiterverarbeitung -> Buchung zurücknehmen".
Nun ist die Inventur wieder im Status vor der Buchung und der Stornobeleg kann über den gleichnamigen Knopf gelöscht werden.
 

Import

Der Import meiner Bestandsdaten bricht wegen Problemen mit Einheiten ab. Was muss ich tun, um den Inventurbeleg im GESTIN laden zu können?

Im GESTIN wird mit Mengen- und Preiseinheiten sehr genau umgegangen. Das hat den Vorteil, dass Umrechnungen zwischen bekannten Einheiten - zum Beispiel also für alle ISO Einheiten - automatisch erfolgen: Ist z.B. die Mengeneinheit in "cm" für Zentimeter, der Preis aber per "dm" für Dezimeter angegeben, dann rechnet das System den Wert einer Inventurposition automatisch richtig.

GESTIN muss daher alle verwendeten Einheiten vor dem Import kennen. Wenn man nicht sicher ist, ob man Einheiten verwendet, die GESTIN (noch) nicht kennt, dann empfiehlt es sich, den Import der Bestandsdaten zunächst nur zu testen. Am Ende dieses Testlaufs werden alle dem System unbekannten Einheiten ausgegeben. Im Hauptmenü kann man dann unter "System - Einheiten" die Einheiten nachpflegen.

Der XLSX-Import bricht mit nicht nachvollziehbaren Fehlermeldungen bei der Datenzuordnung ab.

Obwohl die Importoptionen korrekt gesetzt sind, werden Dateninhalte angemeckert die nicht in der Excel auffindbar sind.
Dies kann daran liegen, dass die Exceldatei durch den externen Programmexport aus Ihrer Anwendung, zusätzlich nicht einsehbare Daten enthält.

Bitte öffnen Sie eine leere Datei mit Excel und importieren per Strg+C/V Ihre Daten in diese Datei. Beim Import der neu erstellten Exceldatei, sollte dieses Problem nicht mehr auftreten.

Vorbereitungen zu einer Stichprobeninventur

Wie groß muss bei Durchführung einer geschichteten Stichprobeninventur der Vollaufnahmebereich sein?

Vom IDW wird empfohlen, 50% des Wertes der höherwertigen Lagerpositionen zu zählen. Zur Durchführung einer geschichteten Stichprobeninventur wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass die Werteverteilung im Lager in etwa der Pareto-Regel (80:20) entspricht: 80% des Wertes des Lagers werden von 20% der Lagerpositionen dargestellt. Müssen 50% des Lagerwertes gezählt werden, bedeutet das, dass man weniger als 20% der Lagerpositionen zählen muss. Über die restlichen 80% der Lagerpositionen werden dann nur noch Stichproben gezogen.
 

Ich habe ein Lager in dem Teile mehrere Lagerplätze haben können. Beim Einlagern entspricht der bebuchte Lagerplatz aber nicht immer dem tatsächlich angesteuerten Lagerplatz: Die Gesamtmenge stimmt aber immer. Was muss ich tun, damit- sollte ein Teil an einem Lagerplatz in die Stichprobe einbezogen werden - dann auch alle anderen Lagerplätze dieses Teils in die Stichprobe mit einbezogen werden?

Hierzu wählen Sie bitte vor Erstellung der Schichtung als Inventur Art „Artikel Lagerplatz übergreifend (gruppiert nach Artikeln)". Diese Option können Sie einstellen über das Hauptfenster von GESTIN. Dort befindet sich in der Gruppe Inventuren der Optionen-Button. Öffnen Sie die Optionen und wählen Sie in der Lasche Inventur in der Gruppe "Inventur Art" die Checkbox „Artikel Lagerplatz übergreifend (gruppiert nach Artikeln)“ aus. Dadurch werden im Hintergrund gleiche Artikel mit unterschiedlichem Lagerplätzen als eine Inventurposition geführt. Im Vordergrund werden sie aber weiterhin als einzelne Inventurpositionen dargestellt.
 

Schichtung

Wie gelange ich erneut in das Schichtungsfenster?

Der Menüpunkt "Auswertungen - Stichproben Inventuren" im Hauptfenster bietet Ihnen ein Auflistung aller vorhandenen Stichproben Inventuren. Per Doppelklick wird die entsprechende Schichtung aufgerufen.

Auch können Sie im Inventurfenster über die Toolbar die Beleghistorie einer spezifischen Inventur aufrufen. Aus der Beleghistorie können Sie erkennen, dass die Inventur die Schichtung als Nachfolgebeleg hat (falls eine Schichtung durchgeführt worden ist). Per Doppelklick auf den Schichtungsbeleg, können Sie sich die Schichtung erneut anzeigen lassen.
 

Hochrechnung

Ich habe Punkt 6 "Inventur hochrechnen" bereits durchgeführt.
Kann ich im nachhinein die Zähllistenwerte noch korrigieren und wie erfolgt dann die erneute Hochrechnung?

Ja, Sie können die Zähllisten trotzdem noch bearbeiten. Rufen Sie hierzu den Schichtungsbeleg erneut auf (siehe unter Schichtung) und führen Sie eine erneute Hochrechnung über den Menüpunkt: "Bearbeiten - Ist-Zählung hochrechnen" aus.

Wenn ich in der Schichtung eine erneute Hochrechnung durchführe ändert sich weder die Datums- noch Uhrzeitspalte.
Wurde die erneute Hochrechnung trotzdem durchgeführt?

Die Hochrechnung wurde durchgeführt. Die Angaben beziehen sich auf den Erstellungszeitraum der Schichtung.

Auswertungen

In den Inventurberichten finde ich nur noch die Zählliste, wo finde ich die Differenzen-, Inventur-, und Abstimmliste?

Die Auswahl an Berichten hängt von der in den Anzeige Optionen gesetzten Listendarstellung ab. (Die automatische Voreinstellung hängt dabei vom aktuellen Arbeitsschritt ab.)

Im Inventurfenster erkennen Sie die gewählte Liste an der gleichnamigen Gruppenbezeichnung direkt oberhalb der Liste. Über den Menüpunkt "Optionen" in der Gruppe "Anzeige Optionen" können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln.

Warum unterscheiden sich die Differenzwerte zwischen dem Abschlussbericht (Word) und der Differenzliste?

In der Differenzliste werden die Inventurpositionen (ausgesucht als Stichprobe oder als Teil der Vollaufnahme) ausgegeben, deren Ist Zählmenge sich von der Soll Buchbestandsmenge unterscheiden. Aufgrund dieser Mengendifferenzen ergeben sich - multipliziert mit dem jeweiligen Preis einer Inventurposition - auch Wertdifferenzen, in Summe eine Wertdifferenz der Inventur (aufgrund der Zählung) zum ursprünglichen Buchwert.

Der als Word Dokument vorhandene Abschlussbericht zeigt hingegen die Differenz des hochgerechneten Inventurwerts zum ursprünglichen Buchwert. Dieser "hochgerechnete" Abschlussbericht kann und sollte nur dann verwendet werden, wenn man einen hochgerechneten Inventurwert in die Bilanz aufnehmen will: Dieses ist grundsätzlich möglich, wird allerdings heute kaum so gehandhabt. Im Regelfall werden die Inventurdifferenzen im ERP System gebucht und der sich dann daraus sich ergebende Buchwert als Inventurwert in die Bilanz übertragen.

Es wird daher empfohlen, den Bericht "Geschichtete Stichprobeninventur" als Abschlussdokument für die Stichprobeninventur zu verwenden (aufzurufen über die Schichtung und dann über die Toolbar mittels der Auswahl den Bericht "Geschichtete Stichprobeninventur" aufrufen).

 

Zählliste

Wie kann ich einen Seitenumbruch in der Zählliste erzwingen?

Web-Anwendung: Über den Menüpunkt "Administration - System" können Sie dann auf den Untermenüpunkt "Berichte" zugreifen.
Desktop-Anwendung: Über den Menüpunkt "Basisdaten" können Sie dann auf den Untermenüpunkt "Berichte" zugreifen.

Dort werden alle Berichte aufgelistet. Die "Zählliste" heraussuchen und mit Doppelklick öffnen. Auf die Lasche "Merkmale" wechseln.

Dort sind mehrere Merkmale vorhanden, mit denen man den Seitenumbruch auf der Zählliste beeinflussen kann:

Name des Merkmals	Beschreibung
Seitenumbruch nach Positionen	Nach n Positionen wird ein Seitenumbruch erzeugt. Default: 0
Seitenumbruch je Lager	Bei "ja" wird aktiviert, dass bei einem Lagerwechsel einen Seitenumbruch eingefügt wird. Default: nein
: Zeichen von	Wenn nicht bei jedem Lagerwechsel ein Seitenumbruch eingefügt werden soll, kann hier eingestellt werden, ab welchem Zeichen ein Seitenumbruch eingefügt werden soll.  Beispiel: Zeichen von 1 und Zeichenanzahl 4 Solange sich die ersten 4 Zeichen eines Lagers nicht ändern, wird kein Seitenumbruch eingefügt. Kein Seitenumbruch: 12345, 12344, 12346, 12347 Seitenumbruch: 12335, 12245, 11115, 51115
: Zeichenanzahl
Seitenumbruch je Lagerplatz	Bei "ja" wird aktiviert, dass bei einem Lagerplatzwechsel einen Seitenumbruch eingefügt wird. Default: nein
: Zeichen von	Wenn nicht bei jedem Lagerplatzwechsel ein Seitenumbruch eingefügt werden soll, kann hier eingestellt werden, ab welchem Zeichen ein Seitenumbruch eingefügt werden soll.  Beispiel: Zeichen von 1 und Zeichenanzahl 4 Solange sich die ersten 4 Zeichen eines Lagerplatzes nicht ändern, wird kein Seitenumbruch eingefügt. Kein Seitenumbruch: 12345, 12344, 12346, 12347 Seitenumbruch: 12335, 12245, 11115, 51115
: Zeichenanzahl
Seitenumbruch je Teil	Bei "ja" wird aktiviert, dass bei einem Teilewechsel einen Seitenumbruch eingefügt wird. Default: nein
: Zeichen von	Wenn nicht bei jedem Teilewechsel ein Seitenumbruch eingefügt werden soll, kann hier eingestellt werden, ab welchem Zeichen ein Seitenumbruch eingefügt werden soll.  Beispiel: Zeichen von 1 und Zeichenanzahl 4 Solange sich die ersten 4 Zeichen eines Teiles nicht ändern, wird kein Seitenumbruch eingefügt. Kein Seitenumbruch: 12345, 12344, 12346, 12347 Seitenumbruch: 12335, 12245, 11115, 51115
: Zeichenanzahl

Mit einem Doppelklick auf den Wert öffnet sich ein Bearbeitungsfenster für Anpassungen. Über den "Speichern+Schließen" Knopf übernehmen Sie Ihre Anpassung und können das nächste Merkmal per Doppelklick bearbeiten.