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Dokumentenstamm

Dokumentreferenzen (Dokumentenverzeichnis)

Beschreibung

Der Dokumentenstamm in ClassiX® bietet die Möglichkeit, digitale Dokumente zu verwalten. Ein EDM System (Elektronisches Dokumentenmanagement; Electronic Document Management), beziehungsweise ein DMS (Dokumenten-Management-System) ist in ClassiX® somit bereits integriert.

Der Vorteil der integrierten Lösung ist die direkte Assoziation von Dokumenten zu Belegen oder Stammdaten. Die Zeichnungen eines Artikels können somit direkt über die Teilemaske gepflegt und die zu einem Auftrag gehörenden Dokumenten direkt mit dem ClassiX  Auftrag verknüpft werden.

Die Assoziationen der Bewegungsdaten mit den Dokumenten können über eine eigene Bearbeitungsmaske gepflegt werden, welche beispielsweise über das Modul der Beleghistorie aufgerufen werden kann. In den Stammdaten gibt es hierfür die Lasche "Dokumente" wie beispielsweise in der Teilemaske. Ist diese Lasche auf der Bearbeitungsmaske nicht vorhanden, so können Dokumente über den Vorgangsordner oder direkt über die Bearbeitungsmaske des Dokumenteneintrags verbunden werden.

Sowohl die Stamm- als auch die Bewegungsdaten können entweder direkt auf die Dokumente verweisen oder über einer bedingte Tabelle. Eine bedingte Tabelle bietet sich beispielsweise an, wenn die Dokumente eines Variantenteils verwaltet werden und verschiedene Ausprägungen zu verschiedenen Dokumenten führen sollen.

Begriffe/Definitionen

  • Das Dokument ist die Datei, wie zum Beispiel eine CAD-Zeichnung, welche es zu verwalten gilt. Diese kann inner- oder außerhalb der Datenbank gespeichert werden (siehe Datei Lokation).
     
  • Die Dokumentreferenz ist der Verweis auf das Dokument. Über die Dokumentreferenzen können zusätzlich Dokument-bezogene Informationen wie Beschreibung, Typ und Sprache des Dokuments etc. gespeichert werden. Die Dokumentreferenzen können global und lokal angelegt werden.

     

    • Globale Dokumentreferenzen werden als Stammdaten in ClassiX definiert und sie können in diversen Stamm- und Bewegungsdaten als Assoziationen eingefügt werden. Hierbei wird unterschieden zwischen der Dokumentreferenz als Stammdatum oder als Assoziation.

       

       Symbol: CX_DOCUMENT_INDEX.png

      In der Dokumentreferenz als Stammdatum wird beispielsweise der Verweis zum Dokument gespeichert und dieser kann auch nur hier in der Stamminformation geändert werden. Änderungen gelten dann automatisch für alle mit dieser Dokumentreferenz assoziierten Objekten (Teile etc.).
      (Dies ist vorgesehen für beispielsweise neue Versionen von Zeichnungen auszutauschen. Der Verweis auf die neue Datei wird nur einmal im Stammdatum geändert und ist sofort bei jedem assoziierten Objekt aktualisiert.)

      Die globale Dokumentreferenz als Verbinder (auch Verbindungsobjekt / engl.: Wrapper) beschreibt die Dokumentreferenz aus Sicht der Objekte, mit denen sie assoziiert ist. In der globale Dokumentreferenz als Assoziation können somit Informationen der Stammdokumentreferenz (zum Beispiel die Beschreibung oder die Attribute) überschreiben werden, ohne dass die Stammdokumentreferenz verändert wird. Somit kann das gleiche Dokument in verschiedenen Verwendungen unterschiedlich beschrieben werden.

      Die Bearbeitungsmasken der globalen Dokumentreferenzen als Stammdatum oder Assoziation sind identisch und können durch zwei Merkmale unterschieden werden. Zum einen wird im Fenstertitel darauf hingewiesen, ob man das Stammdatum oder die Assoziation bearbeiten, zum anderen sind in der Maske zur Bearbeitung der Assoziation diverse allgemeingültige Angaben des Stammdatums (zum Beispiel der Verweis zum Dokument) gesperrt.

      Die Bearbeitungsmaske der globalen Dokumentreferenz als Stammdatum wird aufgerufen, wenn man aus den Stammdaten (des Hauptmenüs) heraus die globalen Dokumentreferenzen öffnet. Die Bearbeitungsmaske der globalen Dokumentreferenz als Assoziation wird geöffnet, wenn man aus einem Stamm- oder Bewegungsobjekt heraus auf die mit ihm assoziierte Dokumentreferenz zugreift. Über den Menüeintrag "Stamminformation bearbeiten" kann man jedoch von der Assoziation in das Stammdatum navigieren.

      Globale Dokumentreferenzen, die einem Variantendokument zu geordnet wurden, werden mit diesem Symbol gekennzeichnet:

       Symbol: CX_DOCUMENT_INDEX_sub.png

       

    • Lokale Dokumentreferenzen werden nicht als Stammdaten in ClassiX geführt, somit kann unter anderem nicht nach ihnen gesucht werden. Über diese Dokumentreferenzen kann aus Stamm- oder Bewegungsobjekten "einmalig" auf eine Dokument verwiesen werden. Einmalig bedeutet, dass nur ein Objekt auf die Dokumentreferenz verweist.

       

       Symbol: CX_DOCUMENT_INDEX_LOCAL.png

      Die Bearbeitungsmaske der lokalen und globalen Dokumentreferenzen sind identisch, lediglich der Fenstertitel der Bearbeitungsmaske gibt Aufschluss über die Art. Da lokale Dokumentreferenzen nur "einmalig" verwendet werden, gibt es hier auch keine Unterscheidung zwischen Stammdatum und Assoziation.

Unterschied zwischen Dokument und Dokumentreferenz

Ein Dokument ist zum Beispiel eine Zeichnung und/oder eine Datei welche zum Beispiel eine Teil oder eine Teilerolle beschreibt. Der Verweis auf diese Datei (DOC, PDF, CAD, ...) ist die Dokumentreferenz. Sie beschreibt nicht nur wo sich diese Datei befindet (Datenbank, Serververzeichnis, ...) sondern beschreibt diese auch. (Typ, Attribute, Suchbegriffe)

  • Über eine Variantendokumentreferenz können Dokumente bedingt zusammengefasst werden. Durch die Sachmerkmalsleiste der Variantendokumentreferenz können die Merkmal definiert werden, über welche die zugehörigen Dokumentreferenzen eindeutig identifiziert werden können.

     

     Symbol: CX_DOCUMENT_INDEX_PATTERN.png

     

    Beispiel:
    Ein Dokument mit gleichem bzw. ähnlichem Inhalt liegt in verschiedenen Versionen vor. Die Versionen unterscheiden sich durch die Sprache des Dokuments und der Angabe, ob es sich um die Lang- oder die Kurzform handelt.

    In diesem Fall wird eine Variantendokumentreferenz mit den Sachmerkmalen "SPRACHE" und "UMFANG" angelegt. Die ("Einzel") Dokumentreferenzen, welche auf die verschiedenen Versionen verweisen, werden dem Variantendokument zugeordnet und die Attribute "SPRACHE" und "UMFANG" ausgeprägt. Zudem wird nur noch die Variantendokumentreferenz mit den Teilen, Stücklisten etc. assoziiert.


    Variantendokumentreferenzen stehen in Konkurrenz zu den bedingten Assoziationen ausgehend von den assoziierten Objekten (Teile, Stücklisten). Der Vorteil der Variantendokumentreferenzen besteht darin, dass man beim Anlegen einer neuen Dokumentreferenz in einer neuen Sprache nur die Variantendokumentreferenzen erweitern muss und diese Erweiterung automatisch für alle assoziierten Objekt greift. Im anderen Fall müsste man in allen assoziierten Objekten die bedingte Tabelle erweitern.

    Unterschied zwischen einer bedingten Tabelle und einer Variantendokumentreferenz

    Eine bedingte Tabelle wird verwendet, wenn es unterschiedliche Teile gibt und daraus unterschiedliche Dokumente resultieren.
    Eine Variantendokumentreferenz wird verwendet, wenn es zu einem Teil unterschiedliche Dokumentversionen gibt (z.B.: verschiedenen Sprachen, Kurz-, Langform).

     

Datei Lokation

Die Datei-Lokation ist der Verweis auf das Dokument. Hierbei stehen drei verschiedene Verweismöglichkeiten zur Verfügung, aus denen eine ausgewählt werden kann.

  • Der Type Lokale Datei wird verwendet, um auf eine Datei auf dem eigenen Client zu verweisen. (Diese kann auch auf dem Client selbst in einem freigegebene Verzeichnisse sein.)

Diese Option ist standardmäßig versteckt, weil sie für das anlegen einer globalen Dokumentreferenz eher ungeeignet ist, da die Datei von einem anderen Client aus nicht über den gleichen Pfad erreicht werden kann.

  • Beim Typ Datenbank wird eine Kopie des Dokumentes in der Datenbank gespeichert. Wird diese Option ausgewählt, so erscheint unter dem Dateinamen ein Button mit der Aufschrift „Datei auswählen“. Dieser ermöglicht, eine Datei auf der Festplatte zu suchen und auszuwählen. Diese Datei wird dann in die Datenbank kopiert und ihr Name ohne Pfad erscheint im Dateinamen-Eingabefeld. Beim Speichern des Dokumenteneintrages wird geprüft, ob die angegebene Datei gefunden werden kann. Ist dies nicht der Fall, so erscheint eine Meldung und das Speichern wird abgebrochen. Es ist somit nicht möglich, Einträge ohne Dokument zu speichern.
     
  • Beim Typ Serververzeichnis wird auf ein Dokument im Netzwerk, im Intranet oder im Internet verwiesen. Alternativ kann auch ein Ordner ausgewählt. Wird versucht eine Dokumentreferenz zu öffnen, welche auf einen Ordner verweist, so öffnet sich der entsprechenden Ordner im (Windows-)Explorer.

    Über den Typ des Dokuments kann auch die Lokation (z.Bsp.: das Serververzeichnis) oder sogar der Aufruf aller Dokumente dieses Typs definiert werden. Der auswählbare Typ ist eine Struktur (Ordnungsbegriff) unter dem Hauptknoten DOCUMENT_TYPE. Unterhalb dieser Struktur werden nun alle möglichen Dokumentenarten mit Namen und Serverpfad (entweder ein Link durchs Intranet oder ein Server-Dateipfad über den Freigabenamen) als neue Unterordner angelegt.

     

    Hierzu ein Beispiel für einen Unterordner:

    Struktur-ID: 001
    Kurzname: Schaltpläne
    Beschreibung: http://intra/util/PDF-Documents/

    Dieser Pfad wird dann gezogen, wenn ein Dokument dieses Typs angelegt wird. Liegt z.B. das Dokument MotorABC.pdf an dieser Stelle, braucht in das Dateinamenfeld in der Dokumentenverwaltungsmaske nur noch MotorABC.pdf eingegeben und der Typ Schaltpläne ausgewählt werden. Wenn dann dieses Dokument angezeigt werden soll, wird vom System der Pfad in der Struktur und der Dateiname zusammengesetzt und die dort gefundene Datei gestartet.

    Die Pfadangabe aus dem Typ wird nur berücksichtigt, wenn die Lokation eine relative Pfadangabe bzw. nur der Dateiname ist. Ist die Lokation eine absolute Pfadangabe beginnend mit einem Netzwerklaufwerk, einer Netzwerkdresse (\\PCNAME\..) oder einer http-Adresse, so wird der Aufruf des Typs nicht berücksichtigt.

Dokumente drucken

Die von dem Dokumentindex gehaltenen Dokumente können auf verschiedene Art und Weise gedruckt werden. Zum einen über den „Öffnen“ Button open.png. Nach dem das Dokument geöffnet wurde, kann es aus dem Programm (Word, IE, AutoCAD Viewer, ...) heraus gedruckt werden.

Für in der Datenbank gespeicherte OLE Dokumente eröffnen sich aber noch andere Möglichkeiten. In der Lasche "OLE Dokument" kann man sich das Dokument sowohl ansehen als auch editieren. Außerdem kann hier auf Dokumentvariablen zurückgegriffen werden, über die das Dokument Informationen aus dem ClassiX® System auslesen kann. (Zum Aktualisieren der Variablen benutzen sie bitte den Auffrischen Button)

 

Funktionalität

Eingabefenster

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Dokumentreferenz (Stammdatum) bearbeiten Dieser Menüpunkt ist nur freigeben, wenn ein Dokumentreferenz-Verbinder (Verbindungsobjekt) angezeigt wird. (Siehe Begriffe/Definitionen) Über diesen Menüpunkt gelang man dann in die Stamminformation der Dokumentreferenz.
: Dokumentreferenztyp -
: : Einzel-Dokumentreferenz Es wird eine Dokumentreferenz angelegt, die selbst keine Variantendokumentreferenz ist und auch keiner zugeordnet werden soll. Ist die aktuelle Dokumentreferenz eine Unter-Dokumentreferenz, so wird über diesen Typ die Verbindung zur Variantendokumentreferenz gelöst.
: : Variantendokumentreferenz Die Dokumentreferenz wird als Variantendokumentreferenz angelegt. Es können folglich nur die Sachmerkmalsleiste und die zugehörigen Dokumentreferenzen definiert werden, eine Angabe des Dokuments (der Datei-Lokation) ist nicht möglich.
: : Unter-Dokumentreferenz Die Dokumentreferenz kann einer Variantendokumentreferenz zugeordnet werden.
: Bearbeiten Varianten-Dokumentreferenz -
: : Sachmerkmalsleiste Die Attribute der Variantendokumentreferenz können hier über die Sachmerkmale definiert werden.
: : Bedingte Tabellen der Einzeldokument-Referenzen ersetzen Bedingte Tabellen, die die selben Dokumente wie das Variantendokument verbindet, können durch das Variantendokument ersetzt werden. In einem neuen Fenster wird die Assoziation und die Bedingung angezeigt, mit welcher die Assoziation in der bedingten Tabelle eingetragen wurde.

Im Kontextmenu dieser Auflistung kann mit der Funktion "Selektiere alle Assoziationen mit dieser Bedingung" alle Assoziationen ausgewählt werden, die die selbe Bedingung haben, wie die Selektierte.

: Suchbegriffe -
: : Einfügen Suchbegriff einfügen
: : Entfernen Selektierten Suchbegriff entfernen
: Merkmale -
: : Einfügen Merkmal einfügen
: : Bearbeiten Selektiertes Merkmal bearbeiten
: : Entfernen Selektiertes Merkmal entfernen
: Gültigkeit Gültigkeit festlegen
: Drucken -
: : Mit OLE im Vordergrund Dokumentreferenz über Word drucken und warten, bis der Druck fertig ist.
: : Mit OLE im Hintergrund Dokumentreferenz über Word drucken und parallel weiterarbeiten können
: Schließen Fenster schließen
Suchen Listenfenster aufrufen

 

Toolbar
Symbol Beschreibung
new.png Neue Dokumentreferenz anlegen
save.png Änderungen speichern
delete.png Dokumentreferenz löschen
CX_PRINTER.png Dokumentreferenz drucken
CX_PROCEEDINGS.png Vorgänge der Dokumentreferenz
pin.pngpinned.png Notizen anlegen/bearbeiten
CX_VALIDITY.png Gültigkeit festlegen
copytoclipboard.png Assoziationen in die Zwischenablage kopieren

 

Felder
Feld Beschreibung
Stammdaten
: Dokumentinfo -
: : Dokument-ID Beinhaltet die UniqueID der Dokumentreferenz
: : Dokumentsprache In Zusammenhang mit dem Kurztext kann über dieses Feld die Sprache des Dokuments bestimmt werden.

Die Definition der Sprachen erfolgt über das Sprachmodul.

: : Kurztitel (Dokumentensprache) Dieser Kurztitel beschreibt den Namen/die Bezeichnung des Dokuments in der Sprache des Dokuments. Das Eingabefeld erscheint nur, wenn auch die Dokumentsprache gesetzt wurde. Auf diesem Wege kann der Titel auch in einer Sprache hinterlegt werden, welche nicht Bediensprache ist (Latein, Rumänisch).
: : Kurztitel (Bediensprache) Dieser Kurztitel beschreibt den Namen/die Bezeichnung des Dokuments in der gerade eingestellten Bediensprache. Dieses Feld ist mehrsprachig, so dass der Titel auf deutsch und englisch (evt. auch weitere Bediensprachen je nach Einstellungen im Mandanten) angegeben werden kann.

Der Kurztitel wird in die Suchbegriffe automatisch mit übernommen.

: : Beschreibung Beschreibender Text des Dokumentes. Beim Anlegen wird dieser in die Suchbegriffe übernommen.
: : Variante Zugehörige Variantendokumentreferenz bei Unterdokumentreferenzen
: : Typ Über den Typ können die Dokumente kategorisiert werden. Über den Typ kann aber unter anderem auch der Pfad zu der Datei hinterlegt werden. (siehe Datei-Lokation Typ "Serververzeichnis")
: : Suchbegriffe Eingefügte Suchbegriffe zum Auffinden des Dokumentverzeichnisses. In der Regel werden die Suchbegriffe manuell definiert. Ausnahme ist der Kurztitel und die erste Zeile der Beschreibung. Diese Angaben werden automatisch als Suchbegriffe angelegt.
: Bearbeitungsgruppe -
: : Erfassungsdatum Datum, an dem das Dokumentverzeichnisobjekt angelegt wurde
: : Erfasst durch Mitarbeiter, durch den das Dokumentverzeichnisobjekt angelegt wurde
: : Kostenstelle Kostenstelle, der das Dokument gehört
: : Standort Beschreibung des Standorts, wenn es sich bei dem Dokument um z.B. ein Buch an einem bestimmten Aufbewahrungsort handelt
: Datei Lokation -
: : Datei (Ordner) Siehe Datei Lokation

Wird über den Ausgewählten Typ der Dokumentreferenz auf eine Verzeichnis verwiesen, so wird dieses in der Gruppe angezeigt. Im Eingabefeld steht dann nur noch der Dateiname.

Wird auf die Datei über einen Pfad (Serververzeichnis, Intranet, Internet, etc.) verwiesen, so wird beim Aufrufen der Dokumentreferenz kontrolliert, ob die Datei über den angegebenen Pfad erreichbar ist. Ist dies nicht der Fall, so wird die über den Hinweistext "Achtung: Die Datei ist nicht erreichbar" angezeigt.

: : Datenbank
: : Serververzeichnis
: : Datei verschieben Dieser Button ist nur dann sichtbar, wenn es sich um eine Dokumentreferenz zu einem Dokument in einem Serververzeichnis (Der Pfad muss beginnen mit \\SERVERNAME\... oder U:\...) handelt. Dieses Datei muss zudem erreichbar (vorhanden) sein.

Das Verschieben von Dokumenten über dieses Button macht deswegen Sinn, weil immer zwei Änderungen erfolgen müssen. Zum einen muss die Datei in das neue Verzeichnis verschoben werden und zum anderen muss der Pfad in der Dokumentreferenz angepasst werden. Über diesen Button können beide Tätigkeiten auf einmal erledigt werden.

Nach dem Betätigen des Buttons ist aus dem Datei-Dialogfenster das neue Verzeichnis auszuwählen, in welches die Datei verschoben werden soll.

: Merkmale  
: : Liste Auflistung der eingefügten Merkmale

Dem Dokument können weitere Merkmale hinzugefügt werden. Diese Merkmale werden bei Ausgabe des Dokuments (Vorschau, Drucken, Auffrischen) mit berücksichtigt.

: Dokumentreferenzen  
: : Dokumentreferenzen Bei einer Variantendokumentreferenz werden hier die Unterdokumentreferenzen in den jeweiligen Ausprägungen der Sachmerkmalsleiste angezeigt.
Assoziationen/Ordnungsbegriffe
: Assoziationsliste Hier werden die Stammdaten und Belege angezeigt, mit denen das Dokument assoziiert wurde.
: Ordnungsbegriffsliste Klassifizierung der Dokumentreferenzen über die Ordnungsbegriffe.
OLE Dokument
  Eingebundenes OLE Dokument

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
OLE Dokument -
: Vorschau Das Dokument wird mit Ausgabe eventuell vorhandener Dokumentvariablen (Doc Variablen eines Word Dokuments) in einem Vorschaufenster angezeigt
: Drucken Das Dokument wird mit Ausgabe eventuell vorhandener Dokumentvariablen (Doc Variablen eines Word Dokuments) gedruckt
: Auffrischen Die Werte von eventuell vorhandenen Dokumentvariablen (Doc Variablen eines Word Dokuments) werden aktualisiert
Statusbar -
: OK Änderungen an der Dokumentreferenz werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt.
: Neu Das Eingabefenster wird geleert.
: Löschen Die angezeigte Dokumentreferenz wird gelöscht.
: Schließen Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken.

 

Listenfenster

Dient der Auflistung der Dokumentreferenzen.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten  
: Dokumente verschieben Ermöglicht das Verschieben von Dateien aus einem Verzeichnis in ein anderes. Siehe
: Alle Dokumente prüfen Prüfung ob bei Dokumenten, die nicht in der Datenbank gespeichert werden, der Zugriff auf die Datei möglich ist. Dabei ist zu berücksichtigen das durch Sicherheitseinstellung im Betriebssystem nicht von jedem Benutzer auf alle Dateien zugegriffen werden kann.
Optionen Optionsfenster aufrufen

 

Toolbar
Symbol Beschreibung
new.png Neue Dokumentreferenz anlegen
open.png Dokumentreferenz bearbeiten
delete.png Dokumentreferenz löschen
CX_ATTRIBUTE_search.png Nach Sachmerkmalswerten suchen
CX_PRINTER_hardcopy.png Dokumentenindexliste drucken

 

Suchfelder
Feld Beschreibung
Suchbegriff Nach Suchbegriff suchen
Dateiname

Nach Dateiname suchen. Sie können für die Suche auch Wildcards verwenden,
z.B. "*.doc" -> Alle Dateinamen mit einem .doc am Ende
       "*heit*" -> Dateinamen die an einer Stelle die Buchstabenfolge "heit" enthalten, z.B. Sicherheit, Heiterkeit usw.

Bei Referenzen, auf eine Datei ist im Dateinamen der Pfad enthalten. Bei der Suche sollte ein * voran gestellt werden, damit der Pfad nicht mit eingegeben werden muss.
Typ Nach Typ suchen
Variantendokumentreferenzen Suchergebnis auf ausgewählte Dokumentreferenzarten beschränken.
Einzeldokumentreferenzen
Unterdokumentreferenzen
Lokaledokumentreferenzen

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Bearbeiten Die aktuelle Dokumentreferenz wird im Eingabefenster angezeigt.
Neu Ein leeres Eingabefenster wird geöffnet.
Löschen Die ausgewählte Dokumentreferenz wird gelöscht.
Schließen Das Fenster wird geschlossen.

 

Selektionsfenster

Dieses Fenster dient der Selektion von Dokumentreferenzen.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Optionen Optionsfenster aufrufen

 

Suchfelder
Feld Beschreibung
Suchbegriff Nach Suchbegriff suchen
Dateiname Nach Dateiname suchen
Typ Nach Typ suchen
Variantendokumentreferenzen Suchergebnis auf ausgewählte Dokumentreferenzarten beschränken.
Einzeldokumentreferenzen
Unterdokumentreferenzen

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Die selektierte Dokumentreferenz wird übernommen.
Schließen Die Selektion wird abgebrochen.

 

Optionsfenster

Hier können sämtliche Einstellungen für die Suche vorgenommen werden. Das Fenster kann nur über den "OK" Button geschlossen werden.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Standardeinstellungen setzen alle geänderten Einstellungen werden zurück gesetzt auf Standard

 

Felder
Feld Beschreibung
Listenoptionen
: Suchoptionen -
: : Sofortige Übernahme bei einem Treffer Wird bei einer Suche nur eine Dokumentreferenz gefunden so wird diese im Eingabefenster geöffnet
: : Vor neuer Suche Liste leeren Vor jeder neuen Suche wird die Liste geleert
: : Allgemeine Suche Normale Suche
(Suchbegriffe von der Dokumentreferenz selbst verwenden)
: : Erweiterte Suche Es können so genannte Wildcards für die Suche benutzt werden wie das * oder AND OR...
(Suchbegriffe der anderen Rollen der Dokumentreferenz werden berücksichtigt)
: : Dokumentreferenzen  
: : : Variantendokumentreferenzen Suchergebnis auf ausgewählte Dokumentreferenzarten beschränken.
: : : Einzeldokumentreferenzen
: : : Unterdokumentreferenzen
: : : Lokaledokumentreferenzen
: Gültigkeit Gültigkeit
: : Mit Austauschobjekt  
: : Ohne Austauschobjekt  
: : Nur gültige Objekte  
: : Alle Objekte  
: Anzahl Objekte Bestimmt wie viele Objekte in der Liste bei einer Suche höchstens angezeigt werden
: : Alle Objekte  
: : Anzahl Objekte  
: : 100 Objekte  
Voreinstellungen
: Globale Voreinstellungen Für den Mandanten und die Kostenstelle können globale Voreinstellungen gespeichert werden. Diese werden hier ebenso angezeigt, wie die aktuellen Standardoptionen, die jedes Modul besitzt. Um eine globale Voreinstellung zu erstellen, muss zuerst einmal eine Benutzer-Voreinstellung gespeichert werden. Mit einem Rechtsklick auf diese Benutzereinstellung und Auswahl des Kontextmenüeintrags "Benutzerdefinierte Einstellung editieren" wird ein Bearbeitungsfenster für diese Einstellung geöffnet, auf dem die Zuweisung vom Mitarbeiter / Benutzer auf einen Mandanten oder eine Kostenstelle abgeändert werden kann. (Knopf "Ebene")
: Benutzer Voreinstellungen Jeder Benutzer kann beliebig viele Voreinstellungen speichern. Dabei ist nur zu beachten, dass bei mehreren gefundenen Einstellungen die zuerst gefundene als Standardeinstellung benutzt wird. Mit einem Doppelklick kann der Name der Einstellung geändert werden.

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Die Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

 

Bedingtes Dokumentverzeichnis

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Spalten -
: : Einfügen Spalten Neue Spalte einfügen
: : Bearbeiten Spalten Selektierte Spalte bearbeiten
: Einträge -
: : Dokument einfügen Über die Selektionsmaske kann ein neues Dokumentverzeichnis ausgewählt und somit ein neuer bedingter Eintrag angelegt werden.
: : Dokument entfernen Die selektierten Einträge werden entfernt.
Bei mehreren selektierten Einträgen erscheint eine Sicherheitsabfrage.
: : Eintrag duplizieren Der selektierte Eintrag wird dupliziert. Da sich anschließend hinter beiden Einträgen das gleiche Dokument verbirgt, ist das Duplizieren nur vor Variantendokumentverzeichnisse sinnvoll und wird somit auch nur für solche zugelassen. Anschließend können beide Einträge unterschiedliche Attribute halten und so wird das gleiche Dokument mit unterschiedlichen Werten gefüllt.
: : Dokument pflegen Die Dokumentverzeichnisreferenz wird geöffnet.
: : Dokument öffnen Das Dokument, welches sich hinter der Dokumentverzeichnisreferenz verbirgt, wird direkt geöffnet.
: : Bedingte Tabelle in einfache Dokumentverzeichnisreferenz umwandeln Die Bedingte Tabelle kann über diesen Menüpunkt in eine einfache Dokumentverzeichnisreferenz umgewandelt werden. Hierzu sind bis auf einen alle einträge aus der Tabelle zu entfernen. Der verbliebene Eintrag wird dann zur normalen Referenz.

 

Felder
Feld Beschreibung
Liste  

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
up.pngdown.png Position des ausgewählten Listeneintrags verschieben.

 

Dokumente verschieben

Über dieses Fenster können die Dokumente verschoben und die dazugehörigen Dokumentreferenzen verschoben werden. Es ist sinnvoll über diese Funktion Dateien bzw. Ordner zu verschieben, weil nur hierdurch gewährleistet ist, dass die Dokumentreferenzen in ClassiX angepasst werden und somit dann auf die verschobene Datei zeigen.

Zu der Funktion im allgemeinen: Es wird der Ordner ausgewählt, aus dem die Dateien verschoben werden sollen und der Ordner, welcher der Zielordner ist. Anschließend werden alle Dokumentreferenzen durchsucht, ob sie Verweise auf eine Datei in dem Quell-Ordner besitzen. Ist dies der Fall, wird die Datei in den Zielordner verschoben und die Dokumentreferenz bzgl. des Links angepasst.

Felder
Feld Beschreibung
Verschieben von Dokumenten...
... aus diesen Ordner
Quell-Ordner, der ursprünglich die Dateien besitzt.
... in diesen Ordner Ziel-Order, in den die Dateien verschoben werden sollen.
Globale Dokumentreferenzen / Lokale Dokumentreferenzen Optional können globale , lokale Dokumentreferenzen oder beide Arten. Mindestens eine der Optionen ist Pflicht.
Mit Unterverzeichnissen Es werden auch die Unterverzeichnisse, des ausgewählten Quell-Ordners berücksichtigt. Die Unterordner werden unterhalb des Ziel-Ordners angelegt.

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Verschieben Startet das Verschieben der Dokumente.
Schließen Schließt das Fenster, ohne dass das Verschiebender Dateien begonnen wird.

 

Verwandte Themen

 


Technische Dokumentation

Pseudoklasse

CX_DOCUMENT_INDEX::CX_ITEM

 

Felder

mlShortName (Dateiname)

StructureByID("DOCUMENT_TYPE").mlShortName = Typ

mlDescription (Prosa Beschreibung)

Group mit Radio

settings =1 Dateiverzeichnis zum Gucken über: „pfad+dateiname“ SystemObject Call(Execute)

settings =2 CX Datenbank (Verarbeitung abgucken bei bprhisto...)

settings =3 Dokumentserver (Über den Typen (Struktur DOCUMENT_TYPE) gespeichertes Server-Verzeichnis)

associations REL:MN zu associations

DROPPABLE alles CX_EXPANDABLE Inherited: erste Test mit CX_ITEM, gedroppte Objekte wrappen

 

Dokumentenstamm Basismodul

Modulname

docind.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       

Dokumentenstamm Editiermodul

Modulname

dociedt.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       
       
       

Dokumentenstamm Selektionsmodul

Modulname

docisel.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       
       

 

Funktionalität