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Buchungen Finanzbuchhaltung

Buchung (Finanzbuchhaltung)

Beschreibung

Es handelt sich hier um das zentrale Buchungsmodul der Finanzbuchhaltung. Alle Buchungsvorfälle einer Finanzbuchhaltung können mit diesem Modul verarbeitet werden.

Tastatur Bedienung

Sie können die gesamte Buchung per Tastatur – also auch ohne Benutzung der Maus – vornehmen. Entweder bewegen Sie sich dazu mit ´Tab´ vorwärts, bzw. mit ´Shift´ und ´Tab´-Taste rückwärts von Feld zu Feld oder Sie benutzen die "Enter" Taste der numerischen Tastatur (rechter Bereich der Tastatur).

Wenn Sie Schaltflächen (sog. ´Buttons´) erreichen, dann werden diese mit der Return- bzw. Select-Taste (2.te Taste rechts neben "Ä") ausgelöst,  mittels der Enter-Taste wird die Schaltfläche ohne Aktion verlassen.

In Auswahlfeldern (Aufklapp-Boxen) kann die Selektion mit den Pfeiltasten vorgenommen werden, ein Auswahlfeld verlassen kann man z.Zt. nur mit der Tab-Taste oder der Maus.

Bei Eingabewiederholungen im Verlauf von mehreren Buchungen kann meist mit der Taste ´F8´ der Wert aus der vorangegangenen Buchung in das Feld übernommen werden.

Funktionalität

Bevor Sie nach dem Login mit Ihrer täglichen Arbeit beginnen, stellen sie bitte sicher, dass sie sich im richtigen Geschäftsjahr befinden: Anzeige unten links im Hauptfenster. Das Sitzungsdatum wird im Hauptfenster unten rechts angezeigt. Insbesondere, wenn Sie gerade ein neues Geschäftsjahr begonnen haben, empfiehlt es sich, hier besonders aufzupassen. Gegebenenfalls müssen Sie das Geschäftsjahr oder im Ausnahmefall das Sitzungsdatum wechseln.

Buchen

Wählen Sie zunächst die Belegart gemäß des Buchungsvorfalls, zum Beispiel ´Ausgangsrechnung´, aus. Dadurch werden dann die für diese Buchung erforderlichen Felder angezeigt. Standardmäßig werden die unten beschriebenen - gängigsten - Buchungsvorfälle angeboten. Alle sonstigen Buchungsvorfälle werden mittels einer Splittbuchung durchgeführt.

Feld/Knopf Beschreibung
  Kürzel (Im obersten Teil der Buchungsmaske wird der Buchungsvorfall mit Buchungstag und -periode angegeben) (je nach Buchungsvorfall ändert sich der Aufbau der Maske im Bereich der Kontierung)
Buchungsvorfall SB Sachbuchung  
  RA Ausgangsrechnung an Kunden Ausgangsrechnung an einen Kunden
  RE Eingangsrechnung von Lieferanten Eingangsrechnung eines Lieferanten
  RS Spesenabrechnung von Mitarbeiter Spesenabrechnung eines Mitarbeiters
  RP Provisionsabrechnung von Vertreter Provisionsabrechnung eines Vertreters
  ZE Zahlungseingang von Kunden Zahlungseingang eines Kunden
  ZA Zahlungsausgang an Lieferanten Zahlungsausgang an einen Lieferanten
  ZM Zahlungsausgang an Mitarbeiter Zahlungsausgang an einen Mitarbeiter
  ZV Zahlungsausgang an Vertreter Zahlungsausgang an einen Vertreter
  GA Gutschriftsausgang an Kunden Gutschrift an einen Kunden
  GV Gutschriftsausgang an Vertreter Gutschrift an einen Vertreter
  GE Gutschriftseingang von Lieferanten Gutschrift eines Lieferanten
  GS Gutschriftseingang von Mitarbeiter Gutschrift eines Mitarbeiters
  GP Gutschriftseingang von Vertreter Gutschrift eines Vertreters
  AZ Zahlungsausgang an Kunden Zahlungsausgang an einen Kunden
  EZ Zahlungseingang von Lieferanten Zahlungseingang von einem Lieferanten
  KA Erhaltene Anzahlung von Kunden Anzahlung (Kredit) eines Kunden.

Im Bereich der Kontierung öffnet sich zusätzlich ein Auswahlfenster zur Bestimmung des Anzahlungskontos in der Bilanz, das an Stelle des Forderungsabstimmkontos des Kunden bebucht wird
  KE Geleistete Anzahlung an Lieferanten Anzahlung (Kredit) an einen Lieferanten.

Im Bereich der Kontierung öffnet sich zusätzlich ein Auswahlfenster zur Bestimmung des Anzahlungskontos in der Bilanz, das an Stelle des Verbindlichkeitsabstimmkontos des Lieferanten bebucht wird
  EB Eröffnungsbuchung Wird dieser Buchungsvorfall ausgewählt, werden die dann eingegebenen Buchungsbeträge in die Eröffnungswertfelder der Konten verbucht. Dieser Buchungsvorfall wird bei Erst-Übernahme von Daten aus einem anderen Buchhaltungssystem eingesetzt oder wenn man Saldenvorträge manuell in das folgende Buchungsjahr vortragen möchte.

In der Grundmaske werden zur Erfassung der Konten nur ein bilanzielles Soll und und ein bilanzielles Haben Konto angezeigt, durch Umstellung auf eine Splittbuchung können auch andere Kontenarten ausgewählt werden.

Werden Buchungen mit Steuerschlüsseln vorgenommen - z.B. Eröffnungsbuchungen mit Personenkonten für Übernahme von offenen Posten - wird nur der Steuerschlüssel auf der Buchung - z.B. dem offenen Posten - weggeschrieben, die Buchung auf das Steuerkonto selbst unterbleibt. Dieses gilt auch für Eröffnungsbuchungen für erhaltene oder geleistete Anzahlungen, bei denen dann der offene Posten der Personenbuchung den Brutto-Wert, die Buchung auf das bilanzielle Anzahlungskonto den Netto-Wert erhält.

Sollte die Steuerbuchung notwendig sein, muss diese getrennt als eigenständige Eröffnungsbuchung vorgenommen werden.

Siehe auch Buchungsvorfall "Abschlussbuchung")

  AB Abschlussbuchung Dieser Buchungsvorfall entspricht dem Buchungsvorfall EB Eröffnungsbuchung mit dem Unterschied, dass die Werte in die ausgewählte Periode geschrieben werden und nicht als Eröffnungswerte erscheinen.

Eingesetzt wird dieser Buchungsvorfall, wenn man bereits zum Ende und nicht erst bei Eröffnung des folgenden Geschäftsjahres z.B. Salden von Steuerkonten (ohne Steuerschlüssel) auflösen möchte.

Siehe auch Buchungsvorfall "Eröffnungsbuchung")

Buchungstag Angabe des Buchungsdatums. Es wird das Sitzungsdatum angeboten
Buchungsperiode Es werden im Regelfall alle gestarteten Buchungsperioden des angemeldeten Geschäftsjahrs zur Auswahl angeboten. Werden diese Buchungsperioden mit grüner Schrift angezeigt, dann passt sich die Buchungsperiode automatisch den im Feld Beleg- (oder bei Personenbuchungen im Feld Rechnungsdatum) eingegebenen Datum an.

Man kann durch einen Rechtsklick mit der Maus in diesem Feld eine Buchungsperiode fixieren, d.h. die Buchungsperiode bleibt dann unabhängig von den Eingaben im Feld Beleg- oder Rechnungsdatum. Die Buchungsperiode wird in diesem Fall mit roter Schrift angezeigt.

Wie oben beschrieben gilt allgemein, dass nur gestartete Buchungsperioden in der Finanzbuchhaltung und in den übrigen Bereichen wie Materialwirtschaft, Auftragsbearbeitung, usw. bebucht werden dürfen. Die Finanzbuchhaltung hat jedoch darüber hinaus die Möglichkeit auch in solche Geschäftsperioden zu buchen, die den Status  "wartend", "unterbrochen" oder "beendet" haben: Drückt man auf den Knopf "Buchungsperiode", kann man "nicht gestartete Geschäftsperioden" auswählen. "Archivierte" Geschäftsperioden sind endgültig unzugänglich.

Beleg (Kopfangaben zu einem Beleg)
Beleg-Nr. Nummer des Buchungsbelegs (auch: Paginiernummer).

Sollte ein Zähler mit dem Namen "CX_FINANCIAL_BOOKING_ID_GENERATOR" im System definiert sein, ist der Text "Beleg-Nr." als Knopf ausgestaltet, um sich eine laufende Nummer geben zu lassen.

Wird die vorgeschlagene Nummer beibehalten, wird bei Ausführung der Buchung der Zähler erneut abgefragt und gegebenenfalls angepasst. Es kann daher sein, dass sich nach Buchung die Nummer weiter erhöht, sollte ein anderer Nutzer die Nummer zwischenzeitlich verbraucht haben.

Wird manuell eine andere Nummer als vorgeschlagen eingetragen, wird das automatische Hochzählen abgebrochen.

Verschiedene Zähler für verschiedene Buchungsvorfälle können mittels bedingter Zähler verwirklicht werden.
Beleg-Datum Angabe des Belegdatums. Ist die Buchungsperiode dynamisch eingestellt, passt sich die Buchungsperiode diesem Belegdatum an (auch: Eingangsdatum)
Buchungstext Text zur Buchung
Re.-Nr. Bei Personenbuchungen kann hier eine Rechnungsnummer eingetragen werden.

Bei manuellen, kreditorischen Buchungen wird automatisch überprüft, ob im Geschäftsjahr die gleiche Rechnungsnummer des Kreditors (Lieferanten) bereits gebucht wurde. Ist dies der Fall, wird eine Warnungsmeldung ausgegeben mit der Option, die laufende Buchung abzubrechen.

Über die rechte Maustaste wird ein Kontextmenü geöffnet mit der Auswahl "OP Beleg suchen". Danach öffnet sich eine Offene Posten Selektionsmaske, um z.B. mittels der Rechnungsnummer einen offenen Posten zu suchen. Bei folgenden Buchungsvorfällen wird der/die selektierte(n) offene(n) Posten mit der gerade ausgeführten Buchung ausgeziffert:
 
  • Zahlungseingang von Kunden
  • Gutschriftsausgang an Kunden
  • Zahlung an Kunden
  • Zahlungsausgang an Lieferanten
  • Gutschriftseingang von Lieferanten
  • Zahlung von Lieferanten
     
Re.-Datum Bei Personenbuchungen kann hier das Rechnungsdatum eingetragen werden. Ist die Buchungsperiode dynamisch eingestellt, passt sich die Buchungsperiode diesem Rechnungsdatum an
Lieferdatum Dieses Feld wird nur dann angezeigt, wenn der Buchungsvorfall 'Eingangsrechnung von Lieferanten' ausgewählt wurde und im Mandanten diese Option ausgewählt wurde.

Es dient dazu die Fälligkeit aus dem jüngsten Datum aus Eingangs-(Belegdatum), Rechnungs- und Lieferdatum zu ermitteln. Das Lieferdatum wird entweder direkt aus der Eingangsrechnung übernommen oder aus den der Bestellung zugeordneten Wareneingangs- oder Direktlieferungsbelegen
Kontierung (Angabe der Konten und der zu buchenden Werte)
Buchungskreis Ist beim Mandanten ein Buchen auf Buchungskreise vorgesehen, dann kann man jede Buchung einem Buchungskreis zuordnen
Kunde
(analoge Angabe für Lieferanten, Mitarbeiter, Vertreter)
Debitorennummer oder Namen eingeben. Bei Teilangaben, z.B. des Buchstaben ´A´, öffnet sich ein Auswahlfenster, in diesem Fall mit allen Kunden, die mit ´A´ beginnen (analog: Lieferant für Kreditorennummer, usw. s.u.).

Wenn Sie die Kundennummer über den Namen zunächst suchen, dann bestätigen Sie Ihre Eingabe bitte mit ´Enter´, wählen dann das gewünschte Konto mit Doppelklick aus und fahren wie gewohnt mit der ´Tab´-Taste fort. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenu öffnen, und  "Konto suchen" auswählen um das Auswahlfenster zu öffnen.

Bei folgenden Buchungsvorfällen öffnet sich nach Erfassung der Kundennummer das Offene Posten Fenster automatisch (falls offene Posten vorhanden sind), um eventuell auszuziffernde offene Posten zu selektieren:

Kontentyp Buchungsvorfall
Kunde Sachbuchung
Zahlungseingang von Kunden
Gutschriftsausgang an Kunden
Zahlung an Kunden
Lieferant Sachbuchung
Zahlungsausgang an Lieferanten
Gutschriftseingang von Lieferanten
Zahlung von Lieferanten
Mitarbeiter bei jedem Buchungsvorfall öffnet sich das Offene Posten Fenster automatisch (falls offene Posten vorhanden sind)
Vertreter bei jedem Buchungsvorfall öffnet sich das Offene Posten Fenster automatisch (falls offene Posten vorhanden sind)
Lieferant siehe Kunde, dieselbe Funktion nur für einen Lieferanten als Kreditor
Mitarbeiter siehe Kunde, dieselbe Funktion nur für einen Mitarbeiter
Vertreter siehe Kunde, dieselbe Funktion nur für einen Vertreter
Buchungswert Brutto Rechnungswert bei Rechnungen. Bei gesplitteten Sachbuchungen mit Kosten/Erlöskonten kann mit dem Knopf oberhalb des Betrages eingestellt werden, ob man den brutto oder netto Wert erfassen will
Währungseinheit Währungseinheit des Buchungswertes. Wird eine andere Währungseinheit als die der Hauswährung ausgewählt, rechnet das System über die angemeldete Währungstabelle eigenständig den Wert in die Hauswährung um. Dieser umgerechnete Wert wird in dem darunter liegenden Feld ausgegeben.

In den Einstellungen kann angegeben werden, ob man diesen Wert per zusätzlichem Knopfdruck editierbar machen will

Steuer aufklicken: USt für Kunden (analog: VSt für Lieferanten) auswählen. Wurde für den Mandanten ein Steuerschlüssel Zwang vorgegeben, muss immer ein Steuerschlüssel angegeben werden
Steuerbetrag: nachdem Sie einen Steuersatz eingegeben haben, lässt sich der automatisch errechnete Steuerbetrag in einem dann zusätzlich angezeigten Feld bei Bedarf manuell ändern:

buchha16.jpg

Der mittels des Steuerschlüssels errechnete Steuerbetrag kann bei einem Vorsteuerschlüssel innerhalb der am Mandanten festgelegten Toleranzgrenzen (Feld: Erlaubte Steuerkontierungsabweichung) verändert werden. Bei einem Mehrwertsteuerschlüssel gilt keine Toleranzgrenze, es sei denn, es handelt sich um eine als Nettowert erfasste Splittbuchung, bei der eine Differenz von max. 0.01 Einheiten erlaubt ist
Zahlungsbedingungen sofern diese nicht in den Stammdaten hinterlegt sind, hier aufklicken und individuell eingeben
Mahnsperre / Zahlsperre Je nach Personenkonto kann hier eine Mahn- oder Zahlsperre erfasst werden. Die Kennung wird automatisch aus den Stammdaten übernommen, kann hier aber überschrieben werden
buchha18.jpg anklicken, wenn die Rechnung auf mehreren Gegenkonten verbucht werden soll. Es folgt ein Beispiel für Splittbuchungen im Anschluss
Erlösart Kostenart für das entsprechende GuV Konto angeben
(analog: Kostenart)
buchha19.jpgAuftlg. anklicken zum Aufteilen des Betrages auf eine Kostenstellen und/oder Kostenträger

 

Auch hier kann durch Eingabe alphanumerischer Zeichen (auch unter Benutzung sog. "wildcards": z.B. "Kosten*", "*erlöse*") nach dem Kurznamen der Erlös/Kostenart gesucht werden. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenu öffnen, und  "Kostenart suchen" auswählen um das Auswahlfenster zu öffnen.

Erlöse GuV Erlöskonto erfassen
Auch hier kann durch Eingabe alphanumerischer Zeichen (auch unter Benutzung sog. "wildcards": z.B. "Kosten*", "*erlöse*") nach dem Kurznamen des Kontos gesucht werden. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenu öffnen, und  "Kostenart suchen" auswählen um das Auswahlfenster zu öffnen.
Einkauf Siehe Erlöse, selbe Funktion nur das Sammelaufwandskonto der GuV
Soll Siehe Erlöse, selbe Funktion nur das Soll Sachkonto
Haben Siehe Erlöse, selbe Funktion nur das Haben Sachkonto
buchha20.jpg Abschließend wird der Beleg durch Klick auf den Button ´Buchen Beleg´ verbucht.

 

Toolbar
Knopf Beschreibung
new.png Die Eingabemaske wird zurückgesetzt, so dass ein neue Buchung erfasst werden kann. Die erfassten Daten werden nicht gespeichert.
CX_ASSET.png Über das Kontextmenü dieses Buttons können Dokumente zugeordnet oder bereits hinterlegte Dokumente geöffnet werden.

Beim Zuordnen eines Dokumentes kann eine Datei ausgewählt werden. Diese Datei kann zum Beispiel das gescannte Dokument einer Eingangsrechnung sein, welche direkt als Buchung in der Fibu erfasst werden soll. Der Ordner, in welchem diese zuzuordnenden Dokumente abgelegt sind, kann im Mandanten gespeichert werden. Ist dies der Fall, so wird in der Toolbar die Anzahl der Dokumente angezeigt, welche sich in diesem Ordner befinden. Die Zuordnung mit dem ausgewählten Dokument erfolgt erst bei der Buchung. Somit muss sichergestellt werden, dass zu diesem Zeitpunkt die Auswahl des Dokuments erfolgt ist. Zu erkennen ist dies an dem Symbol des Buttons (ein Zettel an der Büroklammer).

Bei der endgültigen Zuordnen während des Buchens wird die ausgewählte Datei umbenannt und bekommt die Zählernummer der Buchung als Dateinamen. Zudem wird die Datei in das Archiv-Verzeichnis verschoben. Dieses wird in der Lasche "Einstellungen" definiert und im Mandanten voreingestellt.

 

Splittbuchung

Wenn beispielsweise eine Eingangsrechnung in Teilbeträgen auf unterschiedliche Konten gebucht werden soll, dann betätigen Sie zuerst die Schaltfläche ´Split´. Dadurch ändert sich das Layout der Buchungsmaske automatisch für die besonderen Anforderungen einer Splittbuchung.

Es erscheint ein Journalfenster im unteren Bereich der Buchungsmaske, sowie weitere Schaltflächen und Felder:

Feld/Knopf Beschreibung
Text hier kann ein neuer Buchungstext für die Teilbuchungen eingegeben werden oder auch mit ´F8´ der Buchungstext aus der Hauptbuchung wiederholt werden.
Restbetrag der laufende Restsaldo wird rechts über dem Journalfenster der Splittbuchung angezeigt.
buchha22.jpg Schaltfläche zum Umschalten zwischen Soll- und Haben- Buchungen.
buchha24.jpg ersetzt die Schaltfläche ´Buchen Beleg´buchha23.jpg und zeigt die Buchungsseite an.
buchha26.jpg Diese Schaltfläche erscheint in schwarz, sobald der Restsaldo Null ist und kann dann betätigt werden, um die Splittbuchung abschließend zu verbuchen.
Es erscheint ferner ein neues Selektionsfeld für die Auswahl der auf den Teilbetrag zutreffenden Buchungsart (´Buchungsvorfall´).

Als erstes wird dann durch Anklicken von ´Buchen Haben´ der Gesamtrechnungsbetrag gegen Vorsteuer und Verbindlichkeiten gebucht. Dann wählt man die gewünschte Buchungsart für die Buchungen des ersten Teilbetrages – im diesem Beispiel ´Kost/Leistg´ - gegen die verschieden Kostenarten, -träger, und –stellen:

buchha27.jpg

Jeder der Teilbeträge kann entsprechend des Beleges im Soll oder ggf. auch im Haben gebucht werden. Der Seitentausch wird über die Schaltfläche ´Soll/Haben´ vorgenommen. Rechts über dem Splittbuchungsfenster wird jeweils der Restbetrag angezeigt:

Die einzelnen Teilbetragsbuchungen werden jeweils mit ´Buchen Soll’ bzw. ´Buchen Haben´ bestätigt. Wenn sich ein Fehler eingeschlichen haben sollte, markieren Sie die Teilbuchung. Dann kann über das Kontextmenü (per rechter Maustaste) die getätigte Teilbuchung noch korrigiert werden. Das Kontextmenü bietet folgende Möglichkeiten:

Kontext Menüeintrag Beschreibung
Kostenaufteilung der Splittbuchung editieren Für eine selektierte Kostenartenbuchung kann eine Kostenaufteilung auf Kostenarten/Kostenträgern erstellt oder nachträglich geändert werden
Splittbuchung löschen Die selektierte Splittbuchung wird gelöscht
Buchungskopf überschreiben Handelt es sich bei der selektierten Splittbuchung um den Buchungskopf, werden dessen Werte auf der Maske angezeigt und können überschrieben werden. Hierzu bitte nach Anzeige alle Felder mit dem Cursor erneut durchwandern, um intern alle Berechnungen neu durchzuführen.

Wurde am Buchungskopf eine Kostenaufteilung vorgenommen, so wird diese intern automatisch gelöscht und muss neu vorgenommen werden.
Vorausschau Journal Zur besseren Übersicht über die bereits erfassten Splittbuchungen, kann man sich den soweit erstellten Buchungsbeleg im Journal anzeigen lassen

Nachdem der Saldo ausgeglichen ist, wird die gesamte Splittbuchung per Klick auf die Schaltfläche 'Neuer Beleg' abgeschlossen. Damit wird sie auf den angegebenen Konten verbucht und im Journal angezeigt.

...und per Doppelklick gelangen Sie ins Buchungsjournal und können die Buchung im Detail ansehen:

 

Kostenaufteilung

Der Wert einer Kostenartenbuchung kann auf verschiedene Kostenstellen und/oder Kostenträger aufgeteilt werden. Das Fenster zur Aufteilung von Kosten kann nur dann verlassen werden, wenn entweder alle Kosten verteilt (Knopf "Verbuchen" ist aktiv) oder keine Kosten erfasst wurden (Knopf "Abbruch" aktiv).

Bereits erfasste Aufteilungsbuchungen können entweder geändert oder gelöscht werden (über rechte Maustaste oder Menü "Eintrag").
 

Feld/Knopf Beschreibung
Summe erfasst Anzeige der bereits auf Kostenstellen und/oder Kostenträgern aufgeteilten Kosten
Summe offen Anzeige der noch aufzuteilenden Kosten. Erst wenn dieses Feld auf Null gestellt ist, kann die Aufteilung der Kosten durch Drücken auf den Knopf "Verbuchen" beendet werden
Kostenstelle Kostenstelle, auf die ein Teilbetrag der Kostenaufteilungsbuchung verbucht werden soll. Das nicht selektierbare Feld darüber zeigt die gesamten aufzuteilenden Kosten an.

Auch hier kann durch Eingabe alphanumerischer Zeichen (auch unter Benutzung sog. "wildcards": z.B. "Vertrieb*", "*Prod*") nach dem Kurznamen der Kostenstelle gesucht werden. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenu öffnen, und  "Kostenstelle suchen" auswählen um das Auswahlfenster zu öffnen.
Kostenträger/Kundenauftrag Durch Drücken auf den Knopf kann die Art des Feldes zwischen Kostenträgernummer oder Kundenauftragsnummer gewechselt werden. Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenu öffnen, und  "Kostenträger suchen" auswählen um das Auswahlfenster zu öffnen.
Wert Eingabe des Aufteilungswertes
Erfassen Die Eingabewerte (Kostenstelle, Kostenträger, Wert) werden verbucht
Verbuchen Dieser Knopf kann nur angewählt werden, wenn die offene Summe Null ist. Wenn der Knopf gedrückt werden kann schließt sich das Fenster
Abbruch Dieser Knopf kann nur angewählt werden, wenn die Summe der erfassten Kosten Null ist, d.h. wenn man die Kosten doch nicht aufteilen will.

Hat man bereits einige Teilbuchungen vorgenommen, müssen diese zunächst gelöscht werden, um den Abbruchknopf betätigen zu können

 

Fehlermeldungen

Vor endgültiger Verbuchung eines Buchungsbelegs werden vom System Prüfungen vorgenommen. Sollte eine der Prüfungen fehlschlagen wird einer der folgenden Fehlermeldungen ausgegeben:

 

Fehlermeldung Beschreibung
Buchung ohne Soll/Haben Ausgleich Die Summe der Soll-Beträge stimmt nicht überein mit der Summe der Haben-Beträge
Soll Personenbuchungen ungleich zu Soll Abstimm-/Anzahlungskontenbuchungen Die Summe der Soll-Beträge auf Personenkonten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Vertreter) stimmt nicht überein mit der Summe der Soll-Beträge auf den zugeordneten Abstimm- oder Anzahlungskonten: Jede Buchung auf ein Personenkonto (Buchung in das Personen-Nebenbuch) muss eine entsprechende Buchung auf das Hauptbuch haben
Haben Personenbuchungen ungleich zu Haben Abstimm-/Anzahlungskontenbuchungen Die Summe der Haben-Beträge auf Personenkonten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Vertreter) stimmt nicht überein mit der Summe der Haben-Beträge auf den zugeordneten Abstimm- oder Anzahlungskonten: Jede Buchung auf ein Personenkonto (Buchung in das Personen-Nebenbuch) muss eine entsprechende Buchung auf das Hauptbuch haben
Buchung ohne Kostenausgleich (GuV-Summe) <-> (Kostensumme) Werden GuV-Konten über Kostenarten bebucht, wird überprüft, dass die Summe der Beträge auf den Kostenarten gleich der Summe der Beträge auf den GuV-Konten ist
Mindestens eine Teilbuchung mit Steuerschlüssel aber ohne Prozent Buchungen mit Steuerschlüssel (Steuersatz) müssen den im Steuerschlüssel hinterlegten Steuer-Prozentsatz ausweisen
Mindestens eine Teilbuchung mit Steuerschlüssel aber ohne Steuerbetrag Buchungen mit Steuerschlüssel (Steuersatz) müssen den zugeordneten Steuerbetrag ausweisen (als Steuer-Prozentwert vom eigentlichen Buchungsbetrag)
Steuerkonten Soll Buchungen ungleich zu Soll Steuerbeträgen bei Sachkonten Die Summe der Soll-Beträge auf Steuerkonten stimmt nicht überein mit der Summe der Steuerbeträge bei den anderen Soll-Buchungen: diese Überprüfung findet dann statt, wenn es sich um Buchungen auf Steuerkonten handelt, die mit Steuerschlüsseln verbunden sind.

In einem solchen Fall werden die parallel hierzu vorgenommenen Buchungen auf die anderen Konten überprüft, die mit einem dieser, dem Steuerkonto zugeordnetem Steuerschlüssel bebucht sind (bzw. somit sein müssen) und deren dort ausgewiesenen Steuerbeträge in Summe der Summe der Buchung auf dem Steuerkonto gleichen.

Diese Prüfung wird nicht durchgeführt, wenn als Buchungsvorfall "EB = Eröffnungsbuchung" angegeben ist. So kann man zu Beginn eines Geschäftsjahres den Vorjahressaldo von Steuerkonten auszubuchen.

Nur solche Steuerkonten können immer direkt bebucht werden (sogenannte manuelle Steuerkonten), die keinem Steuerschlüssel zugeordnet sind

Steuerkonten Haben Buchungen ungleich zu Haben Steuerbeträgen bei Sachkonten Die Summe der Haben-Beträge auf Steuerkonten stimmt nicht überein mit der Summe der Steuerbeträge bei den anderen Haben-Buchungen: diese Überprüfung findet dann statt, wenn es sich um Buchungen auf Steuerkonten handelt, die mit Steuerschlüsseln verbunden sind.

In einem solchen Fall werden die parallel hierzu vorgenommenen Buchungen auf die anderen Konten überprüft, die mit einem dieser, dem Steuerkonto zugeordnetem Steuerschlüssel bebucht sind (bzw. somit sein müssen) und deren dort ausgewiesenen Steuerbeträge in Summe der Summe der Buchung auf dem Steuerkonto gleichen.

Diese Prüfung wird nicht durchgeführt, wenn als Buchungsvorfall "EB = Eröffnungsbuchung" angegeben ist. So kann man zu Beginn eines Geschäftsjahres den Vorjahressaldo von Steuerkonten auszubuchen.

Nur solche Steuerkonten können direkt bebucht werden (sogenannte manuelle Steuerkonten), die keinem Steuerschlüssel zugeordnet sind

 

Buchungsstapel

Auf der zweiten Lasche der Buchungsmaske befindet sich ein Listenfenster in dem die in der gegenwärtigen Sitzung getätigten Buchungen und deren Gesamtsaldo angezeigt werden. In dem Sie einen der Einträge markieren und doppelklicken, öffnet sich das Buchungsjournal, wo kontrolliert und nachvollzogen werden kann, ob die Buchung richtig getätigt wurde. Um mit dem Buchen fortzufahren, keinesfalls ´Schließen´ anklicken, sondern einfach zur Lasche ´Buchen´ zurückkehren.

Alternativ zum Doppelklick kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü mit folgenden Optionen geöffnet werden:

Kontextmenü
Menüpunkt Beschreibung
Journal aufrufen Für alle in der Liste des Buchungsstapels selektierten Buchungen wird das Journal aufgerufen (für einzelne Belege kann per Doppelklick das Journal aufgerufen werden)
Buchung kopieren/stornieren Für die in der Liste des Buchungsstapels selektierte Buchung wird das Modul zum Kopieren/Stornieren aufgerufen


Mittels des Knopfs "Drucken" kann der Buchungsstapel als Liste ausgedruckt werden.

 

Unverbuchte Belege

Auf der dritten Lasche des Buchungsfensters befindet sich eine Liste unverbuchter Belege. Wenn während der Buchung (aktuell z.B. bei größeren Splittbuchungen) eine Unterbrechung auftritt oder man irrtümlich die Buchung nicht richtig beendet hat, bleibt sie in dem Fenster „Unverbuchte Belege“ erhalten. Sie können diese Lasche bei Bedarf anklicken, die entsprechende Buchungszeile markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und auswählen:


Knöpfe
Knopf Beschreibung
reload.png Die Anzeige der unverbuchten Belege eines Benutzers wird aktualisiert

 

Kontextmenü
Menüpunkt Beschreibung
Beleg im Journal anzeigen Verzweigt in das Journal und blättert die bisher eingegebenen Buchungssätze auf. Es können bereits verbuchte oder noch nicht verbuchte Belege angezeigt werden
Beleg für Weiterbearbeitung wiederherstellen Ein noch nicht verbuchter Beleg wird zur Weiterbearbeitung im Hauptfenster wiederhergestellt
Unverbuchten Beleg entfernen Der/die unverbuchten Buchungssätze werden gelöscht



Einstellungen

Auf der vierten Lasche in der Buchungsmaske können Sie die Standardeinstellungen aus den Mandantenstammdaten für die individuelle Buchungssitzung manuell ändern.
 

Feld Beschreibung
Standardkonten Skonto Die Konten für Skonti ohne Steuerschlüssel können hier angegeben werden, so dass Sie keinen Steuersatz von 0% einrichten müssen, über den sonst in der Regel die Verknüpfung zu diesen Skontokonten erfolgt
: Skonto Aufwand (für Buchungen ohne USt. Schlüssel)  
: Skonto Ertrag (für Buchungen ohne USt. Schlüssel)  
Standardkonten Währungsdifferenzen Anpassung der Konten für Währungsdifferenzen
: Währungsverluste Angabe des auto. Kontos für Währungsverluste
: Währungsgewinne Angabe des auto. Kontos für Währungsgewinne
Kostenrechnung  
: Standard-Kostenstelle Rechnungen Angabe der Standard-Kostenstelle bei Ausgangsrechnungen
Archivierung assoziierter Dokumente  
: Ablageverzeichnis Angabe des Ablageverzeichnisses für Dokumente, die mit dem Buchungsbeleg assoziiert werden
: Archivierte Dokumente in Unterordner (Jahr-Monat) verschieben Das oben angegebene Ablageverzeichnis wird auto. mit Unterordnern nach Jahr und Monat aufgebaut, in welches dann die Dokumente entsprechend abgelegt werden
Fremdwährung  
: Den in Hauswährung umgerechneten Fremdwährungswert editierbar machen Normalerweise wird ein in Fremdwährung erfasster Buchungswert über die zentral angemeldete/registrierte Währungstabelle automatisch umgerechnet und im darunter liegenden Feld als Betrag in Hauswährung ausgegeben. Will man diesen umgerechneten Wert überschreiben, wird mit dieser Option erreicht, dass vor dem Feld mit dem Betrag in Hauswährung ein Knopf angezeigt wird, mittels dem man dieses Feld editieren kann.

(Siehe auch Topic Fremdwährungen in der Finanzbuchhaltung)


OP Ausgleich

Wird eine Personenbuchung vorgenommen, wird nach Erfassung der Kontonummer automatisch das OP-Konto angezeigt. Aus dieser Ansicht heraus können dann die eventuell auszuziffernden OP-Belege ausgewählt werden (Knopf Ausziffern).

Aus Sicherheitsgründen wird der Saldo der so ausgewählten OPs nicht automatisch in die Buchungsmaske übernommen, sondern muss manuell in der Hauptbuchungsmaske erfasst werden. Ist dieser manuell erfasste Betrag gleich der Summe der auszuziffernden offenen Posten ohne Abzug, wird die Buchung sofort vorgenommen.

Ist der Betrag geringer (oder ungleich), d.h. es wurde bei Zahlung z.B. ein Abzug vorgenommen, öffnet sich dieses OP Ausgleich Fenster zur näheren Überprüfung der Differenz oder zur Überprüfung der Aufteilung der möglichen Abzüge auf Kostenstellen oder Kostenträger. Dieses Fenster öffnet sich also auch dann, wenn der Abzug z.B. aufgrund eingeräumter Skonto gerechtfertigt war.

Es wird pro Steuerschlüssel eine Ausgleichsbuchung angezeigt. Durch Doppelklick bzw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können der Differenzbetrag, bzw. die Ausgleichskonten verändert werden. Sollten Zeilen ohne Betrag in der Liste verbleiben, werden diese in der anschließenden Buchung weggelassen.

Ein Differenzbetrag kann z.B. vom "Skonto möglich" Betrag abweichen, wenn Gebühren den Zahlungsbetrag verringert haben. In diesem Fall kann direkt eine neue Ausgleichsbuchung angelegt werden, die (ohne Steuerschlüssel) den Gebührenbetrag ausweist (Die ursprüngliche Ausgleichsbuchung muss natürlich auch um eben diesen Betrag verringert werden).

Im Standardfall wird davon ausgegangen, dass es sich beim Ausgleichsbetrag um einen eingeräumten/gezogenen Skonto handelt. Sollte es sich aber um einen Ausgleich von offenen Posten mit Fremdwährung handeln, bei denen der Saldo der Fremdwährungsbeträge selbst keine Differenz ergibt, wird eine Ausgleichsbuchung über die Währungsverlust, -gewinnkonten erstellt.
 

Felder
Feld Beschreibung
Skonto möglich Ausgabe des möglichen Skontobetrages aufgrund der eingeräumten Zahlungsbedingungen
Differenzbetrag Anzeige der Differenz der offenen Beträge der selektierten offenen Posten mit dem eingegebenen Betrag der vorzunehmenden (Haupt-) Buchung
in Fremdwährung Anzeige der Differenz der offenen Fremdwährungsbeträge der selektierten offenen Posten mit dem eingegebenen Fremdwährungsbetrag der vorzunehmenden (Haupt-) Buchung
Offener Ausgleichsbetrag Anzeige des Betrages, der als Differenz zum Ausgleich der offenen Posten verbleibt. Dieser Wert ergibt sich aus dem Differenzbetrag (s.o.) minus der Summe der Ausgleichsbuchungen, die in der darunter liegenden Liste ausgegeben werden.

Stimmt der Betrag "Skonto möglich" mit dem angezeigten Differenzbetrag überein, wird neben diesem Feld hier das Symbol light_green.png , ansonsten wird  stopsign.png ausgegeben. Das ist ein direkter Hinweis darauf, dass die Ausgleichsbuchung aufgrund des eingeräumten Skontos zugelassen oder nicht zugelassen ist
Ausgleichsbuchungen Anzeige einer Liste der vorzunehmenden Ausgleichsbuchungen
  Anzeige der möglichen Buchungen zum Ausgleich des Differenzbetrages. Es kann sich hierbei um mehrere Buchungssätze handeln, wenn mehrere offene Posten ausgewählt wurden und diese z.B. unterschiedliche Steuersätze haben.

Mittels der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü zum Bearbeiten, Erstellen, Kopieren oder Löschen einer Ausgleichsbuchung. Die vorgeschlagenen Ausgleichsbuchungen werden automatisch vorkontiert:
  • das Kosten-/Erlöskonto (z.B. für Skontoaufwand oder -ertrag) ergibt sich hierbei aus dem Steuersatz, ist keine Steuer angegeben aus den Angaben im Mandanten zu den Standard Skonto-Konten
  • Mögliche Angaben zu Kostenstelle oder Kostenträger ergeben sich aus den offenen Posten selbst bzw. aus den Angaben der Kostenart zu Kostenträger oder Kostenstelle

In Summe müssen die Ausgleichsbeträge mit dem Wert im Feld "Differenzbetrag" übereinstimmen.

Auszugleichende offene Posten Liste der selektierten offenen Posten
  Anzeige der im ersten Schritt selektierten offenen Posten

 

Kontextmenü
Feld Beschreibung
Bearbeiten Das Fenster zum Bearbeiten der Ausgleichsbuchung öffnet sich mit den Daten der in der Liste selektierten Ausgleichsbuchung
Kopieren Die selektierte Ausgleichsbuchung wird kopiert
Neu Es wird eine neue Ausgleichsbuchung erstellt
Löschen Die selektierte Ausgleichsbuchung wird gelöscht

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Ausbuchen Alle selektierten offenen Posten werden mit der neuen Buchung gekoppelt, aus dem Offene Posten Konto entfernt und ein möglicher Differenzbetrag wird gemäß der Ausgleichsbuchungsliste ausgeglichen
Nicht Ausbuchen Alle selektierten offenen Posten verbleiben - gekoppelt mit der neuen Buchung - im Offene Posten Konto und ein möglicher Differenzbetrag wird nicht ausgebucht, d.h. die Ausgleichsbuchungsliste wird nicht verbucht
Abbruch Das Fenster wird geschlossen und die laufende Buchung wird abgebrochen. Durch erneutes Drücken auf den "Buchen Beleg" Knopf in der Hauptbuchungsmaske wird dieses OP Ausgleich Fenster mit den ursprünglichen Einstellungen erneut angezeigt



Ausgleichsbuchung

Die automatisch vom System nach Steuerschlüssel und Kontierung differenzierten, möglichen Ausgleichsbuchungen können in dieser Maske bearbeitet werden

Felder
Feld Beschreibung
Ausgleichsbetrag Der Betrag, der als Ausgleich zur ausgewiesenen Differenz gebucht werden soll.

Wird der Betrag auf Null gesetzt, wird diese Ausgleichsbuchung nicht verbucht. Analog hierzu kann die Ausgleichsbuchung auch direkt über das Kontextmenü in der Auflistung gelöscht werden
Skonto möglich Anzeige des möglichen Skonto Betrages. Durch Drücken auf den Knopf wird dieser Betrag als Ausgleichsbetrag übernommen
Steuer Angabe des Steuerschlüssels.

Wird ein Steuerschlüssel angegeben, wird automatisch das dem Steuerschlüssel zugeordnete Skontokonto als Kostenarten-/GuV-Konto ausgewählt. Ist kein Steuerschlüssel ausgewählt, kann das Kostenarten-/GuV-Konto frei ausgewählt werden
Kostenartenkonto Angabe des Kostenarten-/GuV-Kontos, auf das der Ausgleichsbetrag verbucht werden soll. Dieses Konto nicht frei ausgewählt werden, wenn ein Steuerschlüssel mit einem gültigen Skontokonto angegeben wird
Kostenstelle Angabe des Kostenstellen-Kontos, auf das der Ausgleichsbetrag verbucht werden soll
Kostenträger/Kundenauftrag Angabe des Kostenträgers, auf das der Ausgleichsbetrag verbucht werden soll. Mittels der rechten Maustaste auf dem Knopf kann zwischen Kostenträger und Kundenauftrag hin- und hergeschaltet werden
Buchungstext Angabe eines Buchungstextes zur Ausgleichsbuchung


Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Die Änderungen an der Ausgleichsbuchung werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen
Schließen Das Fenster wird ohne Änderung des Ausgleichsbetrages geschlossen



Neubewertung von Fremdwährungs-OPs

Aus einem einzelnen offenen Posten Konto (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Vertreter) oder aus der Anlistung offener Posten heraus können Fremdwährungs-OPs neu bewertet werden. In diesem Fenster werden die für diese Aufgabe selektierten offenen Posten angelistet. Zusätzlich kann im mittleren Bereich des Fensters die Währungstabelle ausgesucht und angezeigt werden, mittels der die Neubewertung durchgeführt wird. Im unteren Bereich des Fensters können das Währungsverlust, sowie -gewinnkonto angegeben und andere Angaben zur Umbuchung vorgenommen werden.

Listen/Felder
Feld Beschreibung
Offene Posten für Neubewertung Anlistung der offenen Posten, die neu bewertet werden sollen
Währungstabelle mit neuem Kurs Anzeige der Währungstabelle, die die neuen Kurse vorgibt
: Währungstabelle Auswahl der Währungstabelle, die die neuen Kurse vorgibt
Buchung für Neubewertung Daten zur Neubewertungsbuchung
: Belegnummer Nummer der Neubewertungsbuchung
: Datum Datum der Neubewertungsbuchung
: Buchungsperiode Buchungsperiode der Neubewertungsbuchung
: Buchungstext Angabe eines Buchungstextes zur Neubewertungsbuchung
Standardkonten Währungsdifferenzen Vorgabe der Konten für Währungsverlust, und -gewinn
: Währungsverluste Konto für Währungsverluste
: Währungsgewinne Konto für Währungsgewinne


Knöpfe
Knopf Beschreibung
Neubewertung Für alle angelisteten offenen Posten wird der ursprüngliche Fremdwährungsbetrag mittels der neuen Währungstabelle neu in die Hauswährung umgerechnet. Ergibt sich ein Währungsverlust oder -gewinn wird eine entsprechende Korrektur-Buchung für den offenen Posten vorgenommen

 

 

Verwandte Themen

 


Technische Dokumentation

Buchungen Finanzbuchhaltung

Modulname

finabook.mod

Klassen

CX_FINANCIAL_BOOKING

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
ACCOUNT_INVOICE      
BUSINESS_YEAR_SELECTED      
CLOSE_FINANCIAL_BOOKING      
COST_CENTER_SELECTED      
COST_OBJECTIVE_SELECTED      
COST_TYPE_SELECTED      
CREDIT_OPEN_ITEM_SELECTED      
CUSTOMER_SELECTED      
DEBIT_OPEN_ITEM_SELECTED      
EDIT_FINANCIAL_BOOKING NULL oder Finanzbuchhaltungsbuchungs-Objekt Eingabefenster für Finanzbuchhaltungsbuchung aufrufen  
EMPLOYEE_SELECTED      
EXPENSES_OPEN_ITEM_SELECTED      
GENERAL_LEDGER_SELECTED      
LIST_FINANCIAL_BOOKING Collection Finanzbuchhaltungsbuchungs-Objekte oder NULL Listenfenster für Finanzbuchhaltungsbuchung aufrufen  
NEXT_FINANCIAL_BOOKING      
OPEN_ITEM_TXN_SELECTED      
QUESTION_BALANCING_OF_OPEN_ITEM      
SESSION_DATE_SELECTED      
SUPPLIER_SELECTED      

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
ASK_YES_NO      
CLOSE_FINANCIAL_BOOKING      
EDIT_FINANCIAL_BOOKING NULL oder Finanzbuchhaltungsbuchungs-Objekt Eingabefenster für Finanzbuchhaltungsbuchung aufrufen Finanzbuchhaltungsbuchungs-Editiermodul
FINANCIAL_JOURNAL_SELECTED      
INVOICE_ACCOUNTED      
LIST_FINANCIAL_BOOKING   Listenfenster für Finanzbuchhaltungsbuchung aufrufen Finanzbuchhaltungsbuchungs-Editiermodul
NEXT_FINANCIAL_BOOKING      
QUESTION_BALANCING_OF_OPEN_ITEM      
SELECT_COST_CENTER      
SELECT_COST_OBJECTIVE      
SELECT_COST_TYPE      
SELECT_CREDIT_OPEN_ITEM      
SELECT_CUSTOMER      
SELECT_DEBIT_OPEN_ITEM      
SELECT_EMPLOYEE      
SELECT_EXPENSES_OPEN_ITEM      
SELECT_GENERAL_LEDGER      
SELECT_SUPPLIER      

 

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