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Aufgaben

(Digitale) Umlaufmappe

Beschreibung

Neben Anfragen (= Planung) und Arbeitsaufträgen (= Abarbeitung) sind digitale Umlaufmappen (= Meldung) die dritte Säule zur Durchführung von Aufgaben.

Jeder im CyberEnterprise® definierte Beleg (z.B. Rechnung, Auftrag, Wareneingang, usw.) unterliegt einem oder mehreren fest vorgegebenen Geschäftsprozessen. Innerhalb solcher Geschäftsprozesse durchläuft ein Beleg die vom Geschäftsprozess vorgegebenen Status, so kann sich z.B. ein Auftrag bzgl. des Lieferprozesses im Status "teilweise geliefert" befinden.

Neben diesen - durch entsprechende Vorgaben der Unternehmensablauforganisation fest definierten Prozesse - müssen auch solche Prozesse möglich sein, bei denen ein Anwender frei entscheiden kann, wer, wann, welchen Beleg zur Einsicht, Prüfung, usw. erhalten soll. Diese frei definierbaren Workflows entsprechen den z.B. bei Zeitungen oder Zeitschriften üblichen Umlaufmappen, die die Leser untereinander weiterreichen.

Im CyberEnterprise® können (digitale) Umlaufmappen für alle Belege, aber auch für beliebige Assoziationen zu z.B. Dokumenten, Excel-, Word- oder pdf-Dateien, usw. erstellt werden und elektronisch zwischen den Anwendern weitergereicht werden. Jeder Anwender erkennt im Ordner "Meine Umlaufmappen" die von ihm zu bearbeitenden Vorgänge.

Eine digitale Umlaufmappe sollte immer dann eingesetzt werden, wenn ein direktes Versenden von Dokumenten zwischen den Mitarbeitern als e-mail bezüglich der Transparenz eines gesamten Vorganges nicht ausreichend ist, da die e-mail Konten der Mitarbeiter von Dritten nicht einsehbar sind.

Die Maske zum Erstellen einer neuen Umlaufmappe ist abhängig vom Fortschrittskennzeichen des Startzustands des ausgewählten Geschäftsprozesses.

Wird eine neue Umlaufmappe direkt aus einem Beleg über einen eventuell dort in der Pflegemaske vorhandenen Menüeintrag oder dem Icon CX_FLOAT_FILE.png erstellt, wird vom System überprüft, ob dieser Beleg bereits einmal einer Umlaufmappe mit demselben Geschäftsprozess zugeordnet wurde. Ist das der Fall, kann die Umlaufmappe auf diesem direkten Weg nicht erstellt werden, sondern es muss zunächst die Umlaufmappe erstellt werden und der Beleg nachträglich als Assoziation dieser Umlaufmappe zugeordnet werden.

Auch wird eine Umlaufmappe nur dann als Nachfolgebeleg (zusätzlich zur Assoziation) eingetragen, wenn die Umlaufmappe direkt aus einem Beleg heraus erstellt wurde.

Funktionalität

Anlegen eines Geschäftsprozesses

Das Anlegen eines Geschäftsprozesses zur Bearbeitung der digitalen Umlaufmappen erfolgt über die folgenden Schritte:

  1. Legen Sie einen neuen Geschäftsprozess mit einer neuen ID und einer Bezeichnung an. Da es sich bei diesem Prozess in der Regel um spezifische Workflows des Kunden handelt, setzen Sie in diesem Fall die Checkbox "Kundenableitung"
  2. Wähle Sie als Kategorie den Knoten Umlaufmappe (FLOAT_FILE) unterhalb des Knoten WORK_FLOW aus. Ist dieser Ordnungsbegriff noch nicht angelegt worden, so müssen Sie dies zuvor tun.
  3. Wählen Sie in der Lasche "Umlaufmappe" optional in der Gruppe "Assoziation" die Option "Teil" oder "Partner" aus, wenn die für diesen Workflow erzeugten Umlaufmappe in dem Vorgangsordner des Geschäftsobjektes verbucht werden soll.
  4. Legen Sie die Zustände an, welche die Umlaufmappe durchlaufen kann. Es empfiehlt sich die Zustände über das Fortschrittskennzeichen zu nummerieren, der Startzustand sollte die "0" sein.
  5. Legen Sie in der Lasche "Umlaufmappe" die Attribute an, welche als Prozessattribute Aktivitäten übergreifend in die Umlaufmappe übernommen werden sollen.
  6. Legen Sie in den Status die Attribute an, welche beim Bearbeiten der Aktivität gesetzt werden sollen bzw. müssen. Alle Prozessattribute sollten in den verschiedenen Status mindestens einmal aufgeführt werden. Anderenfalls werden Sie bei der Bearbeitung der Umlaufmappe über die Aktivitäten nie gesetzt.
  7. Legen Sie die Bearbeitungsrechte der Benutzer oder Arbeitsgruppen für Umlaufmappen, die mit dem Geschäftsprozess erzeugt wurden fest.
  8. Definieren Sie die Übergänge zwischen den Status. Die Übergangsbedingungen können in erster Linie nur abhängig sein von den Attributen, die an dem Status hinterlegt wurden. Zudem können die Bedingungen auch abhängig von Prozessattributen sein, sofern Sie durch eine vorherige Aktivität gesetzt wurden.

Parallellaufende Bearbeitung einer Aufgabe

Umlaufmappen werden in der Regel sequentiell bearbeitet. Die Umlaufmappe wird dem Startstatus - sprich der ersten zu bearbeitenden Aufgabe - eines Workflows zugeordnet und durch die Bearbeitung der Daten ergibt sich dann jeweils die Folgeaufgabe bis der Workflow beendet ist.

Eine erste einfache Parallelisierung dieses Prozesses ist die zeitgleiche Bearbeitung einer Aufgabe von mehreren Zuständigen (Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen). Initiiert wird dies durch die Mehrfachselektion von Mitarbeitern/Arbeitsgruppen bei der Weiterleitung einer Aufgabe. In diesem Fall wird für die Folgeaufgabe je selektierten Zuständigen eine Unteraufgabe angelegt. Die möglichen Zuständigen zur Bearbeitung einer Umlaufmappe in einem Status werden durch den Status (siehe: Definition der Zuständigkeiten) bestimmt.

Bei der Bearbeitung der Unteraufgaben arbeiten die Ressourcen zeitgleich an den selben zu bearbeitenden Daten der aktuellen Aufgabe der Umlaufmappe. Dies bedeutet auch, dass jede Ressource die Aufgabe allein bearbeiten und abschließen könnte.

Jede Ressource beendet ihren Teil der Aufgabe über den Button "Fertig". Hierdurch verschwindet die Aufgabe aus dem Pool der zu erledigenden Aufgaben der Ressource. Spätestens bei der Fertigmeldung der letzten Ressource müssen alle Daten der Aufgabe bearbeitet worden sein, so dass sich eine Folgeaufgabe ergibt. Ist dies nicht der Fall wird die Fertigmeldung mit einer entsprechenden Hinweismeldung abgebrochen. Durch die Weiterleitung der Umlaufmappe wird die Aufgabe abgeschlossen. Wird eine Aufgabe von einer Ressource in einem bearbeitet, so werden die Unteraufgaben der anderen Ressourcen als erledigt markiert.

Bezüglich der Zuständigkeiten und der Fertigmeldung durch einen Zuständigkeit können Regeln (bedingte Zuständigkeit und bedingte Fertigmeldung) definiert werden.

Parallellaufende Prozesse und Folgeprozesse

Bei parallellaufenden Prozessen und Folgeprozessen entstehen neue Umlaufmappen als Nachfolger einer Aktivität durch das Verzweigen auf einen Status eines anderen Geschäftsprozesses.

 

Eingabefenster

Dieses Fenster dient der Bearbeitung (der aktuellen (Teil-)Aufgaben) einer Umlaufmappe. Dieses Fenster wird auch dann bei Ersterstellung einer Umlaufmappe geöffnet, wenn das Fortschrittskennzeichen des Startzustands des ausgewählten Geschäftsprozesses leer oder gleich 0 ist. Ansonsten wird bei Ersterstellung einer Umlaufmappe das direkte Weiterleitungsfenster geöffnet.

Der Sinn und Zweck der Unterscheidung beider Fenster besteht darin, dass sich der Erst-Ersteller einer Umlaufmappe beim Eingabefenster selber als anfänglicher Bearbeiter im Workflow mit der Umlaufmappe sieht, beim Weiterleitungsfenster er nur den Anstoß zur Bearbeitung gibt.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Umlaufmappe  
: : Bearbeitung wieder aufnehmen Hat ein Benutzer seine Teilaufgabe so weit bereits bearbeitet, dass sich hieraus ein neuer Folgezustand innerhalb des Workflows ergibt, werden die Felder in der Gruppe "Aktuelle Aufgabe" gesperrt, um die Aufmerksamkeit auf das Weiterleiten der Umlaufmappe zu richten.

Will man also dennoch die Bearbeitung wieder öffnen, kann man dieses mit diesem Menüpunkt tun
: : Als ungelesen markieren Erhält ein Benutzer eine neue Umlaufmappe und öffnet er diese, wird diese sofort als "gelesen" markiert und der Zustand dieser Teil-Aufgabe ändert sich von "offen" nach "in Bearbeitung".

Mit diesem Menüpunkt kann ein Anwender den Lesezustand wieder rückgängig machen
: Weiterverarbeitung -
: : Stundennachweis erstellen Einen Stundennachweis mit der Umlaufmappe als Vorgänger erstellen
: Drucken Ausgabe der Umlaufmappe in einem Dokument (falls vorhanden)
: Schließen Das Fenster wird geschlossen
Suchen Listenfenster aufrufen
Toolbar
Symbol Beschreibung
new.png Neue Umlaufmappe anlegen
save.png Änderungen an der Umlaufmappe speichern
delete.png Umlaufmappe löschen
CX_PRINTER.png Umlaufmappe drucken
tree.png Beleghistorie anzeigen
Felder
Feld Beschreibung
: Anlass -
: : Datum/Zeit Datum und Uhrzeit der Erstanlage der Umlaufmappe
: : Nummer Fortlaufende Nummer der Umlaufmappe
: : Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß der Umlaufmappe: dieser steuert den Ablauf, die Empfänger und die Daten, die an jeder Stelle erfasst werden müssen
: : Auslöser Mitarbeiter, der die Umlaufmappe erstellt hat
: : Beschreibung z.B. Hinweis, warum die Umlaufmappe angelegt wurde
: Aktuelle Aufgabe -
: : Vom Datum, Uhrzeit und Geschäftsperiode der Anlage/Bearbeitung der Teilaufgabe innerhalb des Bearbeitungszyklus der Umlaufmappe (durch den Auslöser/Sender). Diese Felder werden automatisch bei Beendigung der Teilaufgabe aktualisiert
: : Aktueller Zustand Aktueller Zustand der Umlaufmappe (nicht der einzelnen Aufgabe!)
: : Für Empfänger der Umlaufmappe für die entsprechende, aktuelle (Teil-)Aufgabe
: : Hinweis Hinweis vom Auslöser/Sender zur Bearbeitung der aktuellen (Teil-)Aufgabe
: : Zu bearbeitende Daten Liste der Daten, die innerhalb der Bearbeitung der aktuellen (Teil-)Aufgabe auszufüllen sind
: : Kommentar Kommentar zur Bearbeitung der aktuellen (Teil-)Aufgabe
: Weiterbearbeitung  
: : Folgezustand Anzeige des nächsten Zustandes im Workflow der Umlaufmappe. Dieser Zustand ist/kann abhängig sein von den bearbeiteten Daten
: : Hinweis Eingabe eines Textes, den der Empfänger als Hinweis angezeigt erhält
: : Termin mögliche Vorgabe eines Termins für die Erledigung der Aufgabe durch den Empfänger
: : Zu bearbeiten von Liste der Empfänger. Handelt es sich bei einem Listeneintrag um eine Arbeitsgruppe, können mittels der rechten Maustaste deren Gruppenmitglieder in die Liste der Empfänger mit übernommen werden
: Assoziationen  
: : Partner  
: : : Selbst/Inter/Extern Über die Auswahl wird die Art des Partners (intern oder extern) definiert und je nach Auswahl werden die Eingabefelder initialisiert.
: : : Mitarbeiter Bei einem internen Partner kann hier ein Mitarbeiter ausgewählt werden.
: : : Organisation Bei einem externen Partner kann hier entweder die Firma oder die Kunden- bzw. Interessentenrolle ausgewählt werden.
: : : Ansprechpartner Bei einem externen Partner kann hier der Ansprechpartner der selektierten Firma ausgewählt werden.
: : Teil  
: : : Teil Im Geschäftsprozess wird definiert, ob die Workflow sich um einen Partner oder um ein Teil dreht. Im Falle eines Teils, kann dieses hier der Umlaufmappe zugeordnet werden.

Das Setzen dies Feldes kann unter anderem den Status steuern, sofern im Geschäftsprozess ein hiervon abhängige Übergangsbedingung definiert wurde.

Die Umlaufmappe wird im Vorgangsordner des Teils verbucht.

: : Geschäftsobjekte  
: : : Liste der Geschäftsobjekte Neben einem spezifischen Partner und einem Teil können sich digitale Umlaufmappen auch auf beliebige und beliebig viele Geschäftsobjekte beziehen. Dies können u. a. Teile oder Partner sein.

Die Umlaufmappe wird in alle Vorgangsordner der Geschäftsobjekte verbucht. Hierdurch unterscheidet sich diese Angabe von den "Assoziationen".

Die Geschäftsobjekte können aber keinen Status weiterschalten. Hierdurch unterscheidet sich diese Angabe von dem "Partner" oder dem "Teil".

Per Doppelklick kann den Geschäftsobjekten ein individueller Kommentar mitgegeben werden.

: : Attribute  
: : : Liste Es werden hier die Attribute angezeigt, die im Workflow als relevanten Attribute der Umlaufmappe definiert wurden.

Im Laufe der Bearbeitung einer Umlaufmappe werden über die einzelnen Aktivitäten verschiedene Attribute der Umlaufmappe gesetzt. Dies können zum einen informative Attribute sein, wie zum Beispiel bei einer Support-Ticket Bearbeitung die Fehlernummer des Kunden . Dies können aber auch Attribute sein, die rein dem Weiterschalten der Aufgaben dienen. Damit nur die informativen Attribute angezeigt werden, kann über den Workflow der Filter gesetzt werden.

Neben der Darstellung in der Editiermaske werden diese Attribute auch im Listenfenster angezeigt, wenn hier die Suche auch einen Workflow beschränkt wurde.

: : Dokumente/Assoziationen  
: : : Liste Liste der der Umlaufmappe zugeordneten Dokumente und/oder Assoziationen zu anderen Belegen. Mittels der rechten Maustaste kann folgendes Kontextmenü geöffnet werden.
Kontextmenü
Menüpunkt Beschreibung
: Öffnen Dokument der Dokumentreferenz öffnen
: Assoziation einfügen  
: : Globale Dokumentreferenz  
: : : Auswählen Über die Selektionsmaske der Dokumentreferenzen kann eine bestehende globale Dokumentreferenz aus den Stammdaten ausgewählt und mit der Umlaufmappe assoziiert werden.
: : : Anlegen Eine neue globale Dokumentreferenz wird angelegt und direkt mit der Umlaufmappe assoziiert.
: : Lokalen Dokumentreferenz  
: : : Datei-Verweis Es kann eine Datei ausgewählt werden. Der Pfad zu dieser Datei wird als lokale Dokumentreferenz angelegt. Das Dokument wird nicht in der Datenbank gespeichert.
: : : Datei-Verweis (Ablage in Verzeichnis) Es kann eine Datei ausgewählt werden. Die Datei wird in ein Verzeichnis kopiert. Die lokal angelegte Dokumentreferenz verweist auf diese Kopie.
: : : Email - Outlook Import  (Ablage in Verzeichnis) Die in Outlook markierte Email wird in ein Verzeichnis kopiert. Die lokal angelegte Dokumentreferenz verweist auf diese Kopie.
: : : Email-Anhang - Outlook Import  (Ablage in Verzeichnis) Der Anhang der in Outlook markierten Email wird in ein Verzeichnis kopiert. Die lokal angelegte Dokumentreferenz verweist auf diese Kopie.
: : : Letzte gesendeten Email - Outlook Import  (Ablage in Verzeichnis) Die jüngste Email im Verzeichnis "Gesendete Objekte" von Outlook wird in ein Verzeichnis kopiert. Die lokal angelegte Dokumentreferenz verweist auf diese Kopie.
: : : Neues Word Dokument (Ablage in Verzeichnis) Es wird eine Word Dokument erzeugt und in dem "Stammverzeichnis für Dokumente" des Mandaten abgelegt. Wenn die Option "Emails in Unterordner speichern" gewählt ist, werden die Dokumente in Unterverzeichnissen (Jahr-Monat) gespeichert. Der Dateinamen wird aus dem Name des Workflows (Text nach "FLOAT_FILE_") und der Nummer der Umlaufmappe erzeugt. Ist bereits ein Word Dokument mit gleichen Namen vorhanden, so wird eine Zählnummer angehängt (z.B. Aufgaben Ticket 000001 -> AUFGABEN_TICKET_000001.DOC)
: : : Datei-Verweis (Ablage in Datenbank) Es kann eine Datei ausgewählt werden, welche als lokale Dokumentreferenz angelegt und mit dem Objekt assoziiert wird. Die Datei wird importiert und in der Datenbank gespeichert.
: : : Email - Outlook Import  (Ablage in Datenbank) Die in Outlook markierte Email wird als lokale Dokumentreferenz angelegt und mit dem Objekt assoziiert wird. Die Email wird importiert und in der Datenbank gespeichert.
: : : Email-Anhang - Outlook Import  (Ablage in Datenbank) Der Anhang der in Outlook markierten Email wird als lokale Dokumentreferenz angelegt und mit dem Objekt assoziiert wird. Der Anhang wird importiert und in der Datenbank gespeichert.
: Entfernen Dokumentreferenz aus der Umlaufmappe löschen
: : Bild  
: : : Vorschau Anzeige eines Dokuments oder einer Assoziation
: Bearbeitungsverlauf  
: : Liste Historie der Teilaufgaben der Umlaufmappe
: Kategorie  
: : einfügen Eine Kategorie des Ordnungsbegriffes "FLOAT_FILE_CATEGORIE" auswählen und der Umlaufmappe hinzufügen.
: : entfernen Markierte Kategorie aus der Umlaufmappe entfernen.


Knöpfe
Knopf Beschreibung
Zurück Eine zu bearbeitende Aufgabe kann dem Absender als neue Aktivität zurückgeschickt werden.
Fertig Dieser Knopf wird nach Erledigung/Beendigung der Aufgabe gedrückt, d.h. die eventuell zu bearbeitenden Daten wurden ausgefüllt, es wurde ein Kommentar oder ein Hinweis für den nachfolgenden Empfänger eingetragen.

Die eingegebenen Daten können dazu führen, dass die Umlaufmappe in einen anderen Zustand (Folgezustand) wechseln würde. In einem solchen Fall wird dieser Folgezustand in der weiter unten angezeigten Gruppe "Weiterleitung" angezeigt, mit den für diesen Zustand zuständigen Mitarbeitern, die als Empfänger ausgewählt werden können.

Wenn der ermittelte Folgezustand die Kennung "Direkte Weiterleitung" gesetzt hat, dann werden alle Ressourcen aus "Zu bearbeiten von" automatisch selektiert und die Funktion "Weiterleiten" direkt ausgeführt.

Direkt Wenn die Umlaufmappe an einen Bearbeiter weitergeleitet wurde, welcher sich selbst nicht zuständig für die Bearbeitung der Umlaufmappe in diesem Status fühlt, so kann er sie über diesen Button an eine andere Arbeitsgruppe oder einen anderen Bearbeiter weiterleiten. Voraussetzung ist, dass die Arbeitsgruppe oder der Mitarbeiter als Zuständiger für diesen Status hinterlegt ist.

Durch diesen Button ist es somit auch möglich Aufgaben detaillierter zu verteilen. So kann eine Umlaufmappe erst einer Arbeitsgruppe (z. Bsp. "Qualitätsprüfung") weitergeleitet werden. Die Arbeitsgruppe Qualitätsprüfung kann anschließend ein Teammitglied der Qualitätsprüfung bestimmen, welches die Aufgaben bearbeiten soll und über "Direkt" diesem die Aufgabe zuordnen.

Schließen Sollte keine Weiterleitung mehr möglich sein, d.h. die Umlaufmappe hat ihren Endzustand erreicht, bleibt das Fenster geöffnet und kann mit diesem Knopf geschlossen werden

Weiterleitungsfenster

Dieses Fenster wird nur dann bei Ersterstellung einer Umlaufmappe geöffnet, wenn das Fortschrittskennzeichen des Startzustands des ausgewählten Geschäftsprozesses UNGLEICH leer oder gleich 0 ist. Ansonsten wird bei Ersterstellung einer Umlaufmappe das normale Eingabefenster geöffnet.

Der Sinn und Zweck der Unterscheidung beider Fenster besteht darin, dass sich der Erst-Ersteller einer Umlaufmappe beim Eingabefenster selber als anfänglicher Bearbeiter im Workflow mit der Umlaufmappe sieht, beim Weiterleitungsfenster er nur den Anstoß zur Bearbeitung gibt.

Felder
Feld Beschreibung
: Weiterleitung  
: : Startzustand Anzeige des ersten Zustandes im Workflow der Umlaufmappe. Dieser Zustand ist der ausgewählte Zustand beim Erstellen der Umlaufmappe
: : Hinweis Eingabe eines Textes, den der Empfänger als Hinweis angezeigt erhält
: : Termin mögliche Vorgabe eines Termins für die Erledigung der Aufgabe durch den Empfänger
: : Zu bearbeiten von Liste der Empfänger. Handelt es sich bei einem Listeneintrag um eine Arbeitsgruppe, können mittels der rechten Maustaste deren Gruppenmitglieder in die Liste der Empfänger mit übernommen werden
: Dokumente/Assoziationen  
: : Liste der der Umlaufmappe zugeordneten Dokumente und/oder Assoziationen zu anderen Belegen


Knöpfe
Knopf Beschreibung
Zurück Eine zu bearbeitende Aufgabe kann dem Absender als neue Aktivität zurückgeschickt werden
Fertig Dieser Knopf wird nach Erledigung/Beendigung der Aufgabe gedrückt, d.h. die eventuell zu bearbeitenden Daten wurden ausgefüllt, es wurde ein Kommentar oder ein Hinweis für den nachfolgenden Empfänger eingetragen.

Die eingegebenen Daten können dazu führen, dass die Umlaufmappe in einen anderen Zustand (Folgezustand) wechseln würde. In einem solchen Fall wird dieser Folgezustand in der weiter unten angezeigten Gruppe "Weiterleitung" angezeigt, mit den für diesen Zustand zuständigen Mitarbeitern, die als Empfänger ausgewählt werden können.
Direkt Ist der Workflow so eingestellt, dass sich automatisch kein Folgezustand ergibt, kann die Aufgabe auch direkt einem anderen Mitarbeiter oder einer anderen Arbeitsgruppe übergeben werden
Schließen Sollte keine Weiterleitung mehr möglich sein, d.h. die Umlaufmappe hat ihren Endzustand erreicht, bleibt das Fenster geöffnet und kann mit diesem Knopf geschlossen werden


Listenfenster

Dieses Fenster dient der Anlistung von und Suche nach Umlaufmappen.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Zurücksetzen Die Liste wird geleert
: Schließen Fenster schließen
: Drucken Ausgabe der selektierten Umlaufmappe in einem Formular (falls vorhanden)
Optionen Optionsfenster aufrufen
Toolbar
Symbol Beschreibung
CX_AMOUNT_calculation.png Suche nach Umlaufmappe starten
reload.png Liste aktualisieren (falls z.B. sich der Status einer Aufgabe in der Zwischenzeit geändert haben sollte)
list_clear.png Liste leeren
new.png Neue Umlaufmappe anlegen
open.png Umlaufmappe bearbeiten
delete.png Umlaufmappe löschen
CX_PRINTER.png Selektierte Umlaufmappe drucken (falls Formular angelegt)
tree.png Beleghistorie einer selektierten Umlaufmappe anzeigen
copytoclipboard.png Listeneinträge in die Zwischenablage kopieren
pin.png Notizen der Umlaufmappe
Suchfelder
Feld Beschreibung
Bearbeitung Auswahl des Bearbeiters einer Teilaufgabe von Umlaufmappen
Aufgabenstatus Auswahl des Status der Teilaufgaben
Geschäftsprozeß Geschäftsprozeß der Umlaufmappen mit den Teilaufgaben
Termin Termin der Umlaufmappe
Umlaufmappen-Kategorie Kategorien der Umlaufmappe
Ausgelöst Datum des Auslösens einer Teilaufgabe
Nummer Nummer der Umlaufmappe

 

 

Selektionsfenster

Dieses Fenster dient der Selektion von Umlaufmappen.

Suchfelder
Feld Beschreibung
Nummer Nummer der Umlaufmappe
Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Auswahl bestätigen
Schließen Das Fenster wird geschlossen.

 

Optionsfenster

Hier können sämtliche Einstellungen für die Suche vorgenommen werden. Das Fenster kann nur über den "OK" Button geschlossen werden.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Standardeinstellungen setzen alle geänderten Einstellungen werden zurück gesetzt auf Standard
Felder
Feld Beschreibung
Suchoptionen -
: Sofortige Übernahme bei einem Treffer Wird bei einer Suche nur ein ... gefunden so wird dies im Eingabefenster geöffnet
: Vor neuer Suche Liste leeren Vor jeder neuen Suche wird die Liste geleert
: Allgemeine Suche Suchbegriffe vom ... selbst verwenden
: Erweiterte Suche Suchbegriffe der anderen Rollen des ... werden berücksichtigt
Gültigkeit Gültigkeit
: Mit Austauschobjekt  
: Ohne Austauschobjekt  
: Nur gültige Objekte  
: Alle Objekte  
Anzahl Objekte Bestimmt wie viele Objekte in der Liste bei einer Suche höchstens angezeigt werden
: Alle Objekte  
: Anzahl Objekte  
: 100 Objekte  
Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Die Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

 

Verwandte Themen

 


Technische Dokumentation

Einführung

Umlaufmappen werden gesteuert über Geschäftsprozeß Objekte (CX_WORKFLOW). Diese sollten zur schnelleren Unterscheidung immer mit FLOAT_FILE_xxx als Identifikator (uniqueID) beginnen.

Zu unterscheiden sind die unterschiedlichen Workflows für spezifische Geschäftsvorfälle, d.h. der Workflow Mechanismus der Umlaufmappe selber. Diese Geschäftsprozesse sind dem Ordnungsbegriff "WORK_FLOW" und darin dem Knoten "FLOAT_FILE" zuzuordnen.

Jede Aktivität - egal welchen Workflows - wird immer vom Geschäftsprozeß FLOAT_FILE_ACTIVITY gesteuert, der im Regelfall nur die Stati "Eingegangen", "In Bearbeitung" (nachdem die Aktivität das erste mal aufgerufen/gelesen wurde: slot read.date vorhanden) und "Erledigt" (slot end.date vorhanden) hat.
 

Basismodul

Modulname

"floatfil.mod

Klassen

CX_FLOAT_FILE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       
       
       

Editiermodul

Modulname

floatedt.mod

Klassen

CX_FLOAT_FILE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
EDIT_FLOAT_FILE      
LIST_FLOAT_FILE_ACTIVITY Liste der Umlaufmappen Aktivitäten oder NULL Suche über alle Umlaufmappen Aktivitäten möglich (restrictedActivityAccess == FALSE) Sperren für einfache Benutzer
LIST_MY_FLOAT_FILE_ACTIVITY Liste der Umlaufmappen Aktivitäten oder NULL Nur Suche über eigene oder der eigenen Arbeitsgruppe zugeordnete Umlaufmappen Aktivitäten möglich (restrictedActivityAccess == TRUE) Sollte nur dem Administrator zugänglich sein

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
FLOAT_FILE_CREATED      
FLOAT_FILE_CHANGED      
FLOAT_FILE_DELETED      

Selektionsmodul

Modulname

floatsel.mod

Klassen

CX_FLOAT_FILE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
SELECT_FLOAT_FILE      
       
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
FLOAT_FILE_SELECTED      
       

Operativer Betrieb