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Outlook

Outlook Export/Import


Beschreibung

Mit dem Outlook-Modul lassen sich Kontakte aus MS Outlook® mit Personen, Ansprechpartnern und Mitarbeitern aus der CyberEnterprise® PS Datenbank synchronisieren. Hierzu stehen zwei verschiedene Modi der Benutzung zur Verfügung: der Import- und der Export-Modus.

Welchen Modus man einsetzen sollte, hängt davon ab, in welchem System (in MS Outlook® oder in der CyberEnterprise® PS Datenbank) ein Kontakt zuallererst erstellt wird oder bereits vorhanden war. Sind bereits viele Kontakte in MS Outlook® vorhanden oder werden zuallererst die Kontakte in MS Outlook® angelegt, dann sollte man den Import-Modus einsetzen. In diesem Fall müssen die Kontakte aus MS Outlook® manuell über Verbinden den entsprechenden Objekten in der CyberEnterprise®  PS Datenbank zugeordnet werden, da Kontakte in MS Outlook® nicht nach (Privat-)Personen, Ansprechpartnern oder Mitarbeitern eindeutig getrennt verwaltet werden.

Werden Kontakt-Daten zunächst in der CyberEnterprise®  PS Datenbank angelegt, dann können diese mittels des Export-Modus nach MS Outlook® übertragen werden.


Funktionalität

Allgemein

Die Anordnung der Bereiche in den Bearbeitungsfenstern sind grundsätzlich zweigeteilt, d.h. unabhängig davon, ob man sich im Import- oder Exportmodus befindet. Einerseits gibt es im linken Bereich des Fensters eine Liste der zu bearbeitenden Kontakte, sowie im rechten Bereich des Fensters einen Vorschaubereich, indem die relevanten Personendaten zu den einzelnen Feldern in MS Outlook® angezeigt werden.


MS Outlook Kontakte in die CyberEnterprise PS Datenbank importieren (Import)

Der Import-Modus dient dazu, um Kontakte aus MS Outlook®  mit den in der CyberEnterprise®  PS Datenbank bereits bestehenden Objekten zu verbinden. In der Liste im linken Bereich des Fensters werden die in dem momentan ausgewählten Ordner von MS Outlook® vorhandenen Kontakte angezeigt. Ein Kontakt lässt sich mit dem entsprechenden Button auswählen und wird auch unten angezeigt. Die beiden Buttons 'Gewählte importieren' bzw. 'Alle importieren' verhalten sich äquivalent zu den Buttons im Export Modus, nur das hier aus MS Outlook®  importiert wird.

Beim Import in die CyberEnterprise® PS Datenbank ist zu beachten, dass ein Kontakt aus MS Outlook®, der nicht durch etwaigen Export aus der CyberEnterprise® PS Datenbank erstellt wurde, zunächst mit seinem Pendant in der CyberEnterprise® PS Datenbank verbunden werden muss.

Hierzu enthält das Kontextmenu neben den Punkten 'Entfernen' und 'Importieren', die Option 'Verbinden'. Diese steht nur zur Verfügung, wenn eine Verbindung tatsächlich notwendig ist, d.h. die Objekte aus MS Outlook® und der CyberEnterprise® PS Datenbank nicht bereits vorher verbunden worden sind. Dies ist erkennbar an dem kleinen Symbol neben jedem Listeneintrag. Ist hier das Symbol CX_STAFF_MEMBER.png für einen Mitarbeiter, das Symbol CX_CONTACT.png für einen Ansprechpartner oder das Symbol CX_PERSON.png für eine Person zu sehen, dann konnte bereits automatisch festgestellt werden, welcher Kontakt aus der CyberEnterprise® PS Datenbank zu diesem MS Outlook® Kontakt gehört. Wenn jedoch das Symbol pseudo.png angezeigt wird, dann muss diese Verbindung manuell hergestellt werden.

Wenn der Import gestartet wird, werden die Informationen zu diesem Kontakt in der CyberEnterprise® PS Datenbank aktualisiert. Auch hier ist es wieder möglich im Vorschau Bereich noch kurzfristige Änderungen vorzunehmen.

Falls versucht wird, einen nicht gelinkten Kontakt zu importieren, dann wird automatisch das Verbinden Fenster angezeigt. Nach dem Klick auf 'OK' wird dann die gewählte Person sofort importiert. Ebenso wird das Verbinden Fenster auch angezeigt, wenn nach einem Klick auf 'Alle importieren' ein noch nicht gelinkter Kontakt gefunden wird.

Ist ein Kontakt verbunden, kann per Doppelklick aus der Liste der Kontakte das Bearbeitungsfenster des ausgewählten Objekts der CyberEnterprise® PS Datenbank aufgerufen werden.

Felder
Feld Beschreibung
Elemente im gewählten Ordner  
Folgender Ordner wird importiert  
Kontakt in Outlook -
: Titel  
: Nachname  
: Vorname  
: Firma  
: Geburtsdatum  
: Adresse geschäftlich  
: Postfach Adresse  
: Adresse privat  
: Telefon  
: FAX  
: Email  

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Gewählte importieren Für die in der Liste selektierten Kontakte werden die Daten aus MS Outlook® in die CyberEnterprise® PS Datenbank importiert. Es werden nur die Kontakte berücksichtigt, die eine Verbindung aufweisen
Alle importieren Für alle Kontakte der Liste werden die Daten aus MS Outlook® in die CyberEnterprise® PS Datenbank importiert. Es werden nur die Kontakte berücksichtigt, die eine Verbindung aufweisen
Ordner auswählen... Dient zum auswählen eines anderen Ordners in MS Outlook® zum Laden der Kontakte.
Export Wechselt in den Export-Modus.

 

Kontextmenu
Menupunkt Beschreibung
Importieren Importiert die selektierten Kontakte aus MS Outlook® in die CyberEnterprise® PS Datenbank
Verbinden Der in der Liste selektierte Kontakt aus MS Outlook® wird mittels eines Bearbeitungsfensters mit einem Objekt aus der CyberEnterprise® DB Datenbank verbunden, bzw. kann eine bereits bestehende Verbindung gepflegt werden
Entfernen Entfernt die selektierten Kontakte aus der Liste.


Verbinden

Zum manuellen linken eines MS Outlook® Kontakts mit einem Objekt in der CyberEnterprise® PS Datenbank erzeugt die Menüauswahl 'Verbinden' dieses Eingabefenster, mit den grundlegendsten Informationen zu dem Kontakt aus MS Outlook®. Nun kann in dem unteren Bereich des Fensters per Drag & Drop das gewünschte Objekt aus der CyberEnterprise® PS Datenbank hineingezogen werden. Nach einem Klick auf 'OK' ist dann die Verbindung hergestellt.
 

Felder
Feld Beschreibung
Name Name des Kontakts
Vorname Vorname des Kontakts
Firma Firma des Kontakts
  Objekt aus der CyberEnterprise® PS Datenbank


Knöpfe
Knopf Beschreibung
Auswählen  
:: Ansprechpartner Einen Ansprechpartner als Verbindungsobjekt auswählen
:: Mitarbeiter Einen Mitarbeiter als Verbindungsobjekt auswählen
:: (Privat-)Person Eine (Privat-)Person als Verbindungsobjekt auswählen
OK Die Verbindung wird hinterlegt
Abbrechen Das Fenster wird geschlossen


CyberEnterprise PS Datenbank Objekte nach MS Outlook exportieren (Export)

Der Export-Modus dient dazu, Personen-, eigene Mitarbeiter- oder externe Ansprechpartnerdaten als Kontakt nach MS Outlook® zu exportieren. Um Kontakte aus der CyberEnterprise® PS Datenbank nach MS Outlook® zu exportieren, können diese von überall her per Drag & Drop in die Liste geschoben werden. Wenn man eine Person selektiert, dann sieht man im Vorschaubereich welche Informationen nach MS Outlook®  exportiert werden. Vor dem Export lassen sich hier Änderungen vornehmen.

Das kleine Symbol zu jedem Kontakt in der Liste zeigt an, ob dieser bereits nach MS Outlook®  exportiert wurde oder nicht. Das Symbol CX_STAFF_MEMBER.png für einen Mitarbeiter, das Symbol CX_CONTACT.png für einen Ansprechpartner oder das Symbol CX_PERSON.png für eine Person bedeutet, dass der Export bereits geschehen ist und das Symbol pseudo.png, dass dieser Kontakt noch nicht exportiert wurde. Wenn ein Kontakt in MS Outlook® schon existiert, dann werden die zugehörigen Informationen nur auf den neuesten Stand gebracht, anderenfalls wird eine neuer Kontakt erstellt.

Mit der rechten Maustaste lässt sich in der Liste ein Kontextmenu anzeigen (Erklärung siehe unten), mit einem Doppelklick lässt sich das selektierte Objekt bearbeiten.

Am unteren Rand des Fensters wird angezeigt, in welchem Ordner in MS Outlook® die Kontakte gespeichert werden, standardmäßig ist hier immer der Default-Ordner von MS Outlook® für Kontaktdaten eingetragen.

Zum Export kann man entweder mit dem Button 'Alle exportieren' sämtliche Personen, die sich in der Liste befinden, nach MS Outlook® exportieren. Mit 'Gewählte exportieren' werden nur die momentan selektierten Kontakte exportiert. Mehrfachauswahl ist in der Liste möglich.

Ist ein Kontakt verbunden, kann per Doppelklick aus der Liste der Kontakte das Bearbeitungsfenster des ausgewählten Objekts der CyberEnterprise® PS Datenbank aufgerufen werden.
 

Felder
Feld Beschreibung
Kontakte in der CyberEnterprise® PS Datenbank  
Kontakte werden gespeichert unter  
Kontakt in Outlook -
: Titel  
: Nachname  
: Vorname  
: Firma  
: Geburtsdatum  
: Adresse geschäftlich  
: Postfach Adresse  
: Adresse privat  
: Telefon  
: FAX  
: Email  

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Gewählte exportieren Exportiert die selektierten Kontakte nach MS Outlook® .
Alle exportieren Exportiert alle Kontakte in der Liste nach MS Outlook® .
Ordner auswählen... Dient zum auswählen eines anderen Ordners in MS Outlook®  zur Speicherung der Kontakte.
Import Wechselt in den Import-Modus.

 

Kontextmenu
Menupunkt Beschreibung
Exportieren

Exportiert die selektierten Kontakte nach MS Outlook®
Entfernen

Entfernt die selektierten Kontakte aus der Liste

 

Verwandte Themen

 

Technische Dokumentation

Outlook Synchronisationsmodul

Ist ein Objekt aus der CyberEnterprise® PS Datenbank mit einem Outlook Kontakt verbunden, wird in das CyberEnterprise® PS Datenbank Objekt der Slot "outlook.number" eingetragen mit Angabe des Objekt-Typs und einer fortlaufenden Nummer, die mittels des CX_COUNTER Zählers der ID "outlook" gebildet wird: "CX_CONTACT::53" oder CX_STAFF_MEMBER::102" oder  "CX_PERSON::64".

Gleichzeitig wird dieser Wert von "outlook.number" in den MS Outlook® Kontakt in das benutzerdefinierte Feld mit dem Namen "ClassiX" eingetragen.

Modulname

outlook.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages

Message Parameter Funktion
OUTLOOK_EXPORT Optional: Eine Collection mit zu exportierenden Kontakten. Das Export-Fenster wird geöffnet und die evt. übergebene Collection in der Liste dargestellt.
OUTLOOK_IMPORT - Das Import-Fenster wird geöffnet und die Kontakte des Standard Kontakte-Ordner aus MS Outlook®  in der Liste dargestellt.

Gesendete Messages

Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
EDIT_OBJECT Das selektierte Objekt Zum editieren des selektierten Objekt. Objekt-Editier-Modul

Operativer Betrieb