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Druckmaske

Druckmaske

 

Beschreibung

Die Funktionalität dieses Modul reicht vom Drucken von Belegen bis hin zur Erstellung von Serienemails und Archivierungsdateien.

 

Funktionalität

Einzeldruck vs. Seriendruck

Die einfachste Variante der Ausgabe ist die Ausgabe eines einzelnen Beleges. Hierzu wird über die Editiermaske des Beleges das Druckfenster aufgerufen. Im Namen des Druckfensters ist in der Regel die Nummer und die Bezeichnung des Beleges enthalten. Wichtig für den Einzeldruck ist, dass nicht die Art der Korrespondenzadresse (Straßen-, Email oder Faxadresse) die Art der Ausgabe steuert sondern der Anwender. Je nachdem über welchen Button (Vorschau, Drucken, Email, Fax, Speichern) der Druck gestartet wird, wird die Art der Ausgabe bestimmt.

Der Seriendruck kann über zwei verschiedene Wege gestartet werden. Zum einen können die zu druckenden Belege über eine eigens dafür vorgesehenes Auswahlfenster "Tätigkeiten -> Drucken" ausgewählt werden, zum anderen können die Belege über das jeweilige Listenfenster an das Druckmodul übergeben werden. Der Fenstername zeigt an, wie viele Belege gedruckt werden sollen. Teilweise wird auch noch im Fensternamen kenntlich gemacht, wie viele Belege als Fax, Email oder Papier ausgegeben werden. Im Seriendruck wird die Ausgabe über die Korrespondenzadresse des Beleges gesteuert. Wurde hier eine Emailadresse ausgewählt, so wird der Beleg automatisch als Email versendet.

Möchte man sich vor dem richtigen Druck noch einmal die Vorschau angucken, so ist dies beim Einzeldruck normal möglich. Beim Seriendruck wird nur die Vorschau eines der zu druckenden Belege angezeigt.

Wird im Einzeldruck eine Email erzeugt, so wird diese nicht automatisch los geschickt, sondern die erzeugte Email wird in Outlook geöffnet. Der Anwender kann noch einmal die erzeugt Email überfliegen und versendet diese dann wie eine normale, in Outlook selbst erzeugte Email. Im Seriendruck dagegen werden die Emails direkt versendet. Möchte man den Inhalt der Mails noch einmal nachträglich kontrollieren, so kann man dies über den Ordner 'gesendete Objekte' in Outlook tun.

Archivierung

Die Voreinstellung der Archivierung erfolgt im Dokument und wird somit auch abhängig vom Dokument definiert/voreingestellt. Die Archivierung kann ausgeschaltet werden (Standard) oder es kann auch nur eine Registrierung erfolgen. Im letzteren Fall wird sich nur gemerkt wann und von welchem Mitarbeiter ein Beleg gedruckt worden ist. Bei eingeschalter Archivierung kann man festlegen, ob ein Word- oder PDF Dokument als Archivdokument generiert und ob dieses Dokument in einem Verzeichnis abgelegt werden soll. Letzteres ist zu empfehlen, da anderenfalls die Datenbank sehr schnell, sehr groß werden kann, wenn kein Verzeichnis definiert wird und die Dokumente dadurch in der ClassiX Datenbank gesichert werden.

Beim Aufruf der Druckmaske werden die Voreinstellung in die Archivierungsgruppe übernommen, können hier aber geändert werden.

Wird das entstandene Dokument in einem Verzeichnis archiviert, so ergibt sich der Dateiname anhand des Belegnamens, der auch im Fenstertitel der Druckmaske angezeigt wird, wobei alle Leerzeichen durch Unterstriche ersetzt werden. Aus der Bestellung Nummer 004534 entsteht so die Datei "Bestellung_004534.doc". Gibt es diese Date bereits, weil der Beleg schon einmal gedruckt worden ist, so wird der Dateinamen um einen laufenden Index erweitert.

In jedem Fall, außer bei ausgeschalteter Archivierung, wird ein Ausgabeobjekt angelegt, welches das Druckdatum und den Bearbeiter festhält. Bei der Archivierung in ein Verzeichnis hält dieses Objekt zusätzlich den Pfad zu der Dokument im anderen Fall das Dokument direkt. Angezeigt wird die das Ausgabeobjekt in der Lasche "Wiederholung" der Druckmaske. Hieraus kann es erneut geöffnet oder gedruckt werden.

Email-Versand via Outlook oder SMTP

Wird ein Druckdokument per Email versendet, so kann neben dem Dateiformat des Anhangs - PDF oder DOC - auch die Art des Versandes gewählt werden. Hierbei stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl.

Zum einen kann die Email via MS Outlook versendet werden. Hierbei wird durch ClassiX automatisch ein Email in Outlook erzeugt und abgeschickt. Im Massendruck geschieht dies im Hintergrund, ohne dass der Anwender dies bemerkt. Die Email wird von Outlook wie eine normal Email behandelt und lässt sich dementsprechend auch im Ordner "Gesendete Objekte" wiederfinden. Somit kann der Anwender u.a. den erfolgreichen Versand kontrollieren. Im Einzeldruck wird die erzeugte Email geöffnet und kann durch den Anwender versendet werden.

Emails via SMTP zu versenden ist ein etwas direkterer Weg. Der Vorteil ist zum einen, dass keine Outlook-Installation erforderlich ist und zum anderen, dass er Performancevorteile mit sich bringt. Letzteres ist vor allem beim Massendruck von Vorteil. Da die Email über kein Outlook-Konto verschickt wird, wird per Option entweder die E-mail Adresse des in ClassiX angemeldeten Users verwendet oder eine freie Adresse. An die Email-Adresse des Users wird die Email zudem als blindcopy (bcc) gesendet. Somit kann die Email bei Bedarf in Outlook archiviert werden und zusätzlich gilt das Eintreffen der Kopie als Bestätigung des erfolgreichen Versands.

Vorraussetzung für das Nutzen des SMTP-Dienstes ist, dass im Mandanten in der Lasche "System" der Name des SMTP Servers angegeben wurde.

Fax-Versand via Outlook oder einem Fax-Treiber

Faxe können zum einen über ein Mailprogramm - wie beispielsweise Outlook - oder über einen Faxtreiber versendet werden. Die Einstellungen, welche dieser Möglichkeiten genutzt werden kann, wird in den Optionen vorgenommen.

Bei der Option "Ausgabe über Mailprogramm"

  • wird das gedruckte Dokument wahlweise als DOC oder PDF als Anhang einer neuen Mail angehängt. Es kann definiert werden welches Format soll genutzt werden. Wird nur eins erlaubt wird dies automatisch genommen.
  • Für den Aufbau der Mailnachricht können Sie eine Mail-Dokumentenvorlage definieren.
  • Zudem wird die Faxnummer des Partners an das Mailprogramm übergeben. Sie können jedoch eine festen Empfänger (z.B. die Gateway Adresse des Faxdienstes) und die Faxnummernübergabe in der Mail-Dokumentenvorlage definieren.

Das Versenden des Faxes übernimmt ab hier das Mailprogramm.

Bei der Option "Ausgabe über Faxtreiber" muss im Optionsfenster zusätzlich der Name des Faxtreibers angegeben werden. Der Faxtreiber wird wie ein Druckertreiber angesprochen, die Faxnummer muss im Ausdruck verschlüsselt - je nach Drucktreiber zum Beispiel in Form einer Dokumentvariablen - angegeben werden. Bei der Ausgabe wird nun in der Liste der Drucker nach dam Faxtreiber gesucht und das erzeugte Dokument über diesen "gedruckt". Das Versenden der des Faxes übernimmt ab hier der Faxtreiber.

Voreinstellung des Druckdokuments

Die Voreinstellung des Druckdokuments erfolgt auf verschiedene Möglichkeiten. Standardmäßig wird die Voreinstellung des Dokuments über die Nummer gesteuert und ist Belegtyp abhängig. So wird Beispielsweise das Dokument mit der Nummer "SAO" - sofern vorhanden - immer automatisch ausgewählt, wenn eine Auftrag gedruckt werden soll.

Interessant für den Anwender ist die Auswahl des Standarddokuments über die Belegvoreinstellungen. Hier kann jeder Belegart ein Dokument zugewiesen werden, welches beim Druck voreingestellt in der Druckmaske gesetzt wird. Diese Einstellung kann für einem Mandanten, einer Kostenstelle oder sogar für einen Benutzer individuell vorgenommen werden.

Aber auch bei der Ermittlung des Standarddokuments über die Belegvoreinstellungen muss differenziert werden. So wird zum Beispiel ein Standarddokument in der Regel immer über den Typ der zu druckenden Objekte ermittelt. Aber über bedingte Belegvoreinstellungen kann auch hier noch einmal differenziert werden. So kann das Dokument Beispielsweise beim Auftrag abhängig von der Auftragsart gesetzt werden. Wichtig: werden beim Massendruck durch unterschiedliche Bedingungen verschiedene Dokumente ermittelt, so wird das über die Nummer oder die Klasse ermittelte Standarddokument voreingestellt.

Druckmaske

Über die Druckmaske können das Dokument und diverse Eigenschaften des Drucks gesetzt werden und somit das Aussehen des Ausgabe gesteuert werden. Auch die Art der Ausgabe (Drucker, Email, Fax, Datei) wird hier vom User definiert.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Druckobjekt(e) anlisten.. Um vor allem beim Massendruck zu sehen, welche Belege gerade gedruckt werden sollen, können alle Belege über diesen Menüpunkt angelistet werden.
: Schließen Fenster schließen

 

Felder
Feld Beschreibung
Drucken
: Dokument Hier kann das Dokument ausgewählt werden, welches die Grundlage für den Ausdruck gelten soll. Je nach Belegtyp können in diesem Bereich mehrere, unterschiedliche Dokumente ausgewählt werden.
: Exemplare Hier kann die Anzahl der Exemplare angegeben werden. Somit muss der Druck nicht mehrfach gestartet werden, wenn jeder Beleg mehrfach gedruckt werden soll. Die Eingabe von 0 wird ignoriert. Dieses Feld kann bei einigen Belegtypen ausgeblendet sein, da sie dort keinen Sinn ergeben.
: Sprache Hier kann die Sprache ausgewählt werden, in der gedruckt werden soll. Wichtig ist, dass auch die mehrsprachigen Texte in der Drucksprache hinterlegt sind. sprich soll ein Angebot in Englisch gedruckt werden so sollte auch das Anschreiben etc. in Englisch hinterlegt worden sein. Grundsätzlich weird die Sprache über den auszudruckenden Beleg gesteuert, kann hier aber nochmals übersteuert werden.
: Optionen In der Liste unterhalb des Dokuments werde die Druckoptionen angezeigt. Diese werden über das Dokument definiert. Wenn keine Optionen definiert sind, wird das Feld nicht angezeigt.
: Archivierung -
: : keine Der Druck wird nicht archiviert. (Die Auswahl wird anhand der im Dokument getroffenen Einstellungen voreingestellt.)
: : Registrieren Der Druck wird Archivierung der Ausdrucks gespeichert (mit Nummer, Datum, Benutzer) (Die Auswahl wird anhand der im Dokument getroffenen Einstellungen voreingestellt.)
: : Archivieren Der Druck wird mit Archivierung des Ausdrucks gespeichert und kann wiederholt gedruckt werden (Die Auswahl wird anhand der im Dokument getroffenen Einstellungen voreingestellt.)
: : Archivierung in Verzeichnis open.png Auswahl des Archivierungsverzeichnisses über das Dialogfenster "Ordner suchen" (Die Auswahl wird anhand der im Dokument getroffenen Einstellungen voreingestellt.)
: : Archivierte Dokumente in Unterordner (Jahr-Monat) verschieben Diese Checkbox ist aktiv, wenn die Archivierung als PDF in ein Verzeichnis erfolgen soll. In diesem Fall wird in diesem Verzeichnis anhand des Belegdatums automatisch ein Unterordner in dem Format "JJJJ-MM" angelegt und das PDF in diesem gespeichert. (Die Auswahl wird anhand der im Dokument getroffenen Einstellungen voreingestellt.)

Dokument
: Assoziierte Dokumente -
: : Liste Hier werden die assoziierten Dokumente aller Druckobjekte angezeigt.

Sollen mehrere Belege gedruckt werden, so wird in der ersten Spalte der Belege genannt, anderenfalls entfällt diese Spalte.

: Assoziierte Dokumente versenden Über diese Gruppe kann gesteuert werden, ob mit dem zu druckenden Belege assoziierte Dokumente automatisch mit ausgegeben werden sollen. Über die Häkchen kann gesteuert werden, bei welcher Ausgabeart die Dokument mit gedruckt/geschickt werden sollen.

Diese Gruppe ist gesperrt, wenn das zu druckende Objekt keine assoziierten Dokumente besitzt.

Assoziierte Dokumente, welche nicht automatisch mit gedruckt/geschickt werden, werden um Anschluss an den Druckvorgang im Fenster "Nicht verschickte/gedruckte Dokumente" angezeigt.

Assoziierte Dokumente können in den Stammdaten von Artikeln in der Lasche "Dokumente" hinterlegt und dort kann auch eingestellt werden, ob und in welchen Belegen diese Dokumente mit ausgegeben werden sollen.

Es ist aber auch möglich direkt in den Belegpositionen in der Lasche "Assoziationen" Dokumente zu hinterlegen, die mit ausgegeben werden sollen.

Beispiel für mit Belegen assoziierte Dokumente sind Beschaffungsdokumente.

: : beim Brief-Versand
: : beim Email-Versand
: : beim Fax-Versand
: Assoziierte Dokumente drucken Normalerweise werden nur Worddokumente gedruckt, hier können Sie zustätzliche Dokumenttypen auswählen die beim Ausdruck mitgedruckt werden sollen.
: : PDF Dokumente Wenn der Acrobat Reader auf dem Arbeitsplatz vorhanden ist, werden PDF Dokumente direkt auf den Standarddruckerdrucker (Voreinstellbar im Benutzer oder Dokumentkopf) ausgedruckt.

Optionen
: Drucker  
: : Standarddrucker

Hier kann ein Standarddrucker und ein zweiter Drucker für die Kopien ausgewählt werden. Sind diese Drucker gesetzt, so entfällt bei der Ausgabe der Druckdialog zur Druckerauswahl.

Die Drucker können zum einen im Dokument und zum anderen am Benutzer voreingestellt werden und werden in diese Felder übernommen. Wird der Drucker hier manuell geändert, so wird dieser auch nicht durch die Auswahl eines neuen Dokuments mehr überschrieben.

Bei der Übernahme der Drucker aus dem Benutzer oder dem Dokument wird kontrolliert, ob der Drucker auch am angemeldeten PC installiert ist. Nur in diesem Fall wird er auch übernommen.

: : Kopien
: : Diskette Da viele Anwender nicht die Berechtigungen haben in Ihre Benutzer-Maske zu gucken, kann die Voreinstellung der Druck an der eigenen Benutzer-Rolle über diesen Button erfolgen. Die gesetzten Drucker werden dann als Standard übernommen.

E-Mail-Optionen
: Vorlage Hier kann eine Dokument vom Typ "E-Mail" ausgewählt werden.
Wird das Dokument als Anhang per Email versendet, so wird über dieses Dokument die Absender-, cc- und Bcc-E-Mailadresse, der Betreff und das Anschreiben der E-Mail definiert.
Zusätzlich können auch die Absender-, cc- und Bcc-E-Mailadresse definiert werden. Diese werden nur berücksichtigt, wenn auch Werte hinterlegt sind.
: Email-Versand

Per Option wird definiert ob die Email per MS Outlook oder SMTP erzeugt und versendet werden soll. Diese Voreinstellung wird im Optionsfenster definiert.

Wenn 'via MS Outlook' ausgewählt wurde, kann zusätzlich bestimmt werden, ob sich die erstelle E-Mail vor dem Senden im Outlook öffnen soll.

Diese Gruppe ist gesperrt, wenn im Mandanten in der Lasche "System" kein SMTP-Server definiert wurde.

: : via MS Outlook
: : via SMTP
: : Sendebestätigung schicken (nur SMTP) Bei "Ja" sendet das System die E-Mail und nimmt die Benutzer-E-Mail-Adresse als Bcc-Adresse beim E-Mailversand. Dazu ist das Hinterlegen einer E-Mail-Adresse für den Benutzer notwendig, ist keine hinterlegt, erscheint eine Fehlermeldung.
: Absenderadresse (Nur SMTP) Diese Option ist nur möglich, wenn beim Email-Versand die Option "SMTP" gesetzt wurde. In diesem Fall kann definiert werden, welches die Absenderadresse der zu erzeugenden Emails sein soll. Dies kann entweder die Email-Adresse des angemeldeten Benutzers sein oder eine frei definierbare.

Über die freie Absenderadresse (z.B.: einkauf um classix.de oder marketing um classix.de) können auf diese Weise in Bezug auf den Bearbeiter anonyme Emails erstellt werden.

Die Voreinstellung wird im Optionsfenster definiert.

: : E-Mail-Adresse des Users
: : Freie Absenderadresse
: Signatur Über diese Option kann gesteuert werden, ob die zu erstellende Email eine und wenn ja welche Signatur bekommen soll.

Die Option "MS Outlook-Signatur" kann nur angewählt werden, wenn in der Gruppe "Email-Versand" auch "via MS Outlook" aktiviert wurde. Bei gesetzter Option wird dann die in MS Outlook gesetzt Signatur herangezogen.

Im Feld "Freie Signatur" kann die Signatur vorgegeben werden. Der hier erfasst Text wird aber nur dann gezogen, wenn die Option "Frei" auch gesetzt wurde.

Die Voreinstellung wird im Optionsfenster definiert.

: : Ohne
: : MS Outlook-Signatur
: : Frei
: : Freie Signatur
: Test-Modus  
: : feste E-Mail Adresse Will man das Senden von E-Mails testen, kann man hier eine E-Mail Adresse angeben, die anstatt der Korrespondenzadresse auf dem Beleg genommen wird. Für größere Tests empfiehlt es sich die Umgebungsvariable CX_TEST_E_MAIL zu setzen.

Wiederholung
Archivierte Ausdrucke können wiederholt gedruckt werden

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Zurück Das Fenster wird geschlossen.
Vorschau Über diesen Button wird eine Vorschau des Dokuments erstellt. Die Druckvorschau ist ein Worddokument, welches in einem eigenen Vorschaufenster angezeigt und hieraus noch einmal in der Wordvorschau angezeigt wird. Mehr Informationen zur Vorschau finden Sie hier.
Fax Siehe Email

Wurde im Beleg eine Fax-Korrespondenzadresse angegeben, so wird dieser Button durch ">> Fax <<" hervorgehoben.

Datei Speichern des Dokuments in einer Datei. Über ein Kontextmenü kann ausgewählt werden ob das Dokument als PDF, DOC oder XRECHNUNG.XML gespeichert werden soll. Per Dateidialogfenster kann hierbei angegeben werden, wo die Datei abgelegt werden soll.

Im Seriendruck, sprich wenn mehrere Belege gleichzeitig gespeichert werden sollen, wird kein Dateiname sondern eine Ordner abgefragt. Die erzeugten Dateien werden dann in diesem Ordner abgelegt, der Name der Datei wird hierbei durch das System vergeben.

E-Mail Beim Erstellen einer Email wird das zu druckende Dokument per PDF oder Worddokument als Anhang der Email beigefügt. die Auswahl ob DOC oder PDF erfolg per Kontextmenu des Buttons. Auch hier wird zwischen Einfach- und Seriendruck unterschieden. Während beim Einfachdruck noch die erstellte Email geöffnet wird und händisch losgeschickt werden muss, geschieht dies beim Seriendruck automatisch, es sei denn es konnte aus den Belegdaten keine Empfängeremailadresse ermittelt werden.

Das Versenden von Emails aus ClassiX heraus kann entweder übereinen entsprechenden Druckertreiber oder über Outlook erfolgen. Bei der zweiten Möglichkeit kann das Senden durch eine Meldung ("Ein fremdes Programm versucht...") von Outlook gestört werden. Dieses Problem kann durch die Installation des Programms Advanced Security for Outlook behoben werden.

Wurde im Beleg eine Email-Korrespondenzadresse angegeben, so wird dieser Button durch ">> Email <<" hervorgehoben.

Webservice Übermitteln des Beleges mit einem Webservice. Diese Funktion steht zur Zeit nur für die Bestellung zur Verfügung. Zusätzlich muss auf der Gegenseite eine Classix Instanz mit gestartetem Webservice aktiviert sein.
Drucken Bei der Betätigung dieses Buttons wird das Dokument direkt gedruckt, ohne dass das Ergebnis noch einmal am Bildschirm kontrolliert werden kann, wie es bei der Vorschau der Fall ist.

Sofern ein Beleg gedruckt wird, öffnet sich das Druckersteuerungsfenster von MS Word. Hier kann dann, genau so wie sie es aus Word heraus tun, der Drucker ausgewählt werden und die Eigenschaften (Schachtwahl, Blätter je Seite, ...) und Optionen (Seite von ... bis, ...) gesetzt werden. Nutzen Sie den Seriendruck, so öffnet sich noch vor dem Erstellen der ersten Seite ein Auswahlfenster, wo der Drucker ausgewählt werden kann.

Beim Seriendruck wird über die Optionen gesteuert, über welches Medium (Drucker, Email (Outlook), etc.) die erstellten Dokumente ausgegeben werden sollen.

Wurde im Beleg keine Korrespondenzadresse angegeben, so wird dieser Button durch "> Drucken <" hervorgehoben.

 

Druckvorschau

Über die Druckmaske kann nach der Auswahl eines Dokuments die Druckvorschau aufgerufen werden. Das erstellt Dokument wird in der Druckvorschau angezeigt und kann sogar noch nachbearbeitet werden. Dies sollten aber allenfalls kosmetische Änderungen sein. Änderungen der Belegdaten sollten auch nur über die jeweilige Editiermaske des Belegs vorgenommen, da diese sonst nicht nachvollziehbar sind. Da aus der Druckvorschau heraus auch gedruckt werden kann, können hier auch Archivierungsvorgänge gestartet werden.

Felder
Feld Beschreibung
: Word-Dokument Das Worddokument wird in diesem Fenster in einer Druckvorschau angezeigt. Per Doppelklick kann umfangreichere Wordvorschau geöffnet werden.
: Archivierung -
: : keine Der Druck wird nicht archiviert
: : Registrieren Der Druck wird Archivierung der Ausdrucks gespeichert (mit Nummer, Datum, Benutzer)
: : Archivieren Der Druck wird mit Archivierung des Ausdrucks gespeichert und kann wiederholt gedruckt werden
: : Archivierte Dokumente in Unterordner (Jahr-Monat) verschieben Diese Checkbox ist aktiv, wenn die Archivierung als PDF in ein Verzeichnis erfolgen soll. In diesem Fall wird in diesem Verzeichnis anhand des Belegdatums automatisch ein Unterordner in dem Format "JJJJ-MM" angelegt und das PDF in diesem gespeichert.

 

 Knöpfe
Knopf Beschreibung
Zurück Das Vorschaufenster wird geschlossen, ohne das eine Registrierung oder Archivierung vorgenommen wird.
Fax

Das über die Vorschau bereits erzeugte Dokument wird per Fax/Email versendet. Hierbei werden die Einstellungen (Outlook/SMTP, Absenderadresse, Signatur etc.) auf der Druckmaske berücksichtigt.

Der Button ist gesperrt, wenn die Druckmaske im Hintergrund geschlossen wurde, weil dann keine Einstellungen mehr ausgelesen werden können.

E-Mail
Drucken

Das über die Vorschau bereits erzeugte Dokument wird gedruckt. Hierbei werden die Einstellungen (Anz. Kopien etc.) auf der Druckmaske berücksichtigt.

Der Button ist gesperrt, wenn die Druckmaske im Hintergrund geschlossen wurde, weil dann keine Einstellungen mehr ausgelesen werden können.

Schließen + Registrieren
Schließen + Archivieren
Dieser Button ist nur sicht bar, wenn eine der Optionen "Registrieren" oder "Archivieren" gesetzt wurde. Wenn dieser Button gedrückt wird, wird das Dokument inkl. der eventuell zuvor durchgeführten Manipulationen archiviert oder registriert.

 

Optionsfenster

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
:  
: Schließen  

 

Felder
Feld Beschreibung

Allgemein
: Massendruck Diese Gruppe steuert das Ausgabemedium für den Massendruck. Wurden an die Druckmaske mehr als ein Beleg zum Drucken übergeben, so ist die Gruppe zur Auswahl freigegeben, anderenfalls ist sie gesperrt.
: : Original an Drucker bedeutet, dass egal ob eine Email-Adresse etc. als Korrespondenzadresse im Beleg ausgewählt wurde, das Original und alle Kopien über den Drucker gedruckt werden.
: : Original an Korrespondenzadresse bedeutet, dass über die Art der Korrespondenzadresse gesteuert wird, wie mit dem Original verfahren werden soll. So wird zum Beispiel für eine Email-Adresse das erstellte Dokument per PDF raus geschickt. Soll der Beleg mehrfach ausgedruckt werden, gesteuert über das Feld 'Kopien', so werden die restlichen Druck unabhängig der Korrespondenzadresse über den Drucker ausgedruckt.

E-Mail-Versand
: Vorlage Diese Option gilt nur als Voreinstellung. Sie wird in die Druckmaske übernommen und kann hier im Einzelfall geändert werden. In der Druckmaske ist die Option dokumentiert.
: Voreinstellung: Email-Versand Per Option wird definiert ob die Email per MS Outlook oder SMTP erzeugt und versendet werden soll.

Hier bei wird unterschieden, ob nur eine Email oder gleich mehrere Emails erzeugt werden sollen. Bei der Einzelausgabe empfiehlt sich die Ausgabe über MS Outlook, weil die Email vor dem Versand noch einmal angezeigt wird und so kontrolliert werden kann. Bei der Batch-Ausgabe empfiehlt sich die direkte Ausgabe über SMTP.

Diese Option gilt nur als Voreinstellung. Sie wird in die Druckmaske übernommen und kann hier im Einzelfall geändert werden.

: : Einzel-Ausgabe: via MS Outlook / via SMTP
: : Batch-Ausgabe: via MS Outlook / via SMTP
: Voreinstellung: Absenderadresse (Nur SMTP) Diese Option gilt nur als Voreinstellung. Sie wird in die Druckmaske übernommen und kann hier im Einzelfall geändert werden. In der Druckmaske ist die Option dokumentiert.
: : Email-Adresse des Users
: : Freie Absenderadresse
Voreinstellung: Sendebestätigung schicken (nur SMTP) Diese Option gilt nur als Voreinstellung. Sie wird in die Druckmaske übernommen und kann hier im Einzelfall geändert werden. In der Druckmaske ist die Option dokumentiert.
: Voreinstellung: Signatur Diese Option gilt nur als Voreinstellung. Sie wird in die Druckmaske übernommen und kann hier im Einzelfall geändert werden. In der Druckmaske ist die Option dokumentiert.
: : Ohne
: : MS Outlook-Signatur
: : Frei
: : Freie Signatur
: Emailformat Über diese Gruppe kann der Typ der Email bestimmt werden. Empfohlen deshalb auch voreingestellt ist "Standard". Diese Option übernimmt die lokalen Email Format Einstellungen von Outlook.

Dies gilt sowohl für die einzelnen Mails, welche geöffnet werden, als auch diejenigen, welche direkt versendet werden.

: : Standard
: : Text
: : HTML
: : Rich-Text

Fax-Versand
: Ausgabe über Mailprogramm siehe Fax-Versand via Outlook oder einem Fax-Treiber
: : Anlage als  
: : Vorlage
: : Fester Empfänger
: Ausgabe über Faxtreiber
: : Faxtreiber

 

Selektionsfenster

Über das Selektionsfenster können zu druckende Belege gesucht werden. Auf diese Weise kann zum Beispiel ein Massendruck (z. Bsp.: alle heute angelegten aber noch nicht gedruckten Bestellungen) gestartet werden.

Suchfelder
Feld Beschreibung
Nummer von bis Nummernbereich festlegen
Datum von bis Datumsbereich festlegen
Kostenstelle Ausgewählte Kostenstelle
Mitarbeiter Ausgewählter Mitarbeiter
Auswahl -
: Nicht gedruckte Nur noch nicht gedruckte Belege auswählen
: Alle Alle Belege auswählen
Mit OLE im Hintergrund  

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Kostenstelle Auswahl der Kostenstelle
Mitarbeiter Auswahl des Mitarbeiters
OK Belegsuche gemäß der Einstellungen durchführen.
Schließen Das Fenster wird geschlossen.

 

Nicht verschickte/gedruckte Dokumente

Nach einem Druckvorgang werden in diesem Fenster die Dokument angezeigt, welche zwar mit dem zu druckenden Belegen assoziiert sind, aber nicht automatisch gedruckt/verschickt werden konnten. Über den Button "Öffnen" können die Dokumente angezeigt und der manuelle Druck/Versand somit in die Wege geleitet werden.
Dieses Fenster erscheint immer beim Drucken von Belegen mit assoziierten Dokumenten, da diese nicht automatisch mitgedruckt werden können. Beim Emailversand werden die Dokumente als Anhang übergeben.

Beispiel für mit Belegen assoziierte Dokumente sind Beschaffungsdokumente.

Felder
Feld Beschreibung
: Liste Liste der Dokument, welche nicht automatisch gedruckt/verschickt werden konnten. Neben den Dokumenten wird auch der Beleg angezeigt, mit welche sie assoziiert sind.

 

 Knöpfe
Knopf Beschreibung
Öffnen Öffnet das in der Liste selektierte Dokument.
Schließen Schließt das Fenster

 

Spezielle Varianten der Druckfenster

Angebot/Auftrag

Druckfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Drucken
: LLV Beim Angebots-/Auftragsdruck kann man neben einem Hauptteil auch noch ein Dokument für das LLV/LVZ (Liefer- und Leistungsverzeichnis) auswählen. Das Dokument wird dann praktisch aus zwei Dokumenten zusammengesetzt.
: Währung Es kann eine Druckwährung ausgewählt werden, in der der Beleg gedruckt werden soll. Sollte für eine Währung keine Währungstabelle angemeldet worden sein, ist man gezwungen in dem sich öffnenden Feld einen Umrechnungskurs einzutragen. Hält der Beleg, welcher gedruckt werden soll, selber einen Umrechnungskurs, so wird dieser in das Feld Kurs übernommen.
: Technische Beschreibung ausdrucken Es gibt eine zusätzliche Checkbox, welche das Drucken der "Technischen Beschreibung" steuert.
Optionen
: : Bestätigungsdatum setzen /
: : Abgabedatum setzen
Es gibt eine Lasche Optionen über welche man steuern kann, ob nach dem Drucken je nach Auftrag oder Angebot das Bestätigt- oder Abgegebendatum zur Weiterschaltung des Status gesetzt werden soll.
: : Teillieferungen drucken Die Liefereinteilung an einer Auftragsposition werden mit gedruckt. Mit der Bedingung "var(isPartialDelivery)" kann ein Dokumentenbausteine ausgewählt werden, der die Daten der Liefereinteilung drucken soll, z.B. nur Menge und Liefertermin.

 

Selektionsfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Kostenstelle -
: Kostenstelle des Sachbearbeiters Ausgewählte Kostenstelle
: Kostenstelle auf dem Angebot Ausgewählte Kostenstelle
Kaufm. Sachb. Ausgewählter kaufmännischer Sachbearbeiter
Techn. Sachb. Ausgewählter technischer Sachbearbeiter

 

Bestellmahnung

Druckfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Drucken
Erinnerung Dokumentauswahl für Erinnerung
Mahnstufe 1 Dokumentauswahl für Mahnstufe 1
Mahnstufe 2 Dokumentauswahl für Mahnstufe 2
Inverzugsetzung Dokumentauswahl für Inverzugsetzung

Bei der Berechnung der offenen Menge werden Einheitenfehler ignoriert und bei der betreffenden Position wird dann keine offene Menge ausgedruckt.

Inventur

Druckfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Drucken
Seitenwechsel nach X Positionen Wird die Inventur auf verschiedene Zähler aufgeteilt und jeder Zähler soll die gleiche Anzahl von Inventurpositionen Zählen, dann kann man hier eine Seitenwechsel forciert nach der einzugebenden Anzahl an Inventurpositionen erzwingen.
Seitenwechsel nach Lagerwechsel Wechselt das Lager von einer Inventurposition zur nächsten, so wird ein Seitenwechsel eingefügt.
Seitenwechsel nach Lagernummernwechsel
Startposition / Länge
Über diese Position wird ein Seitenwechsel forciert, wenn sich eine oder mehrere Stellen der Lagernummer von einer Inventurposition zur nächsten ändern.

Beim Ermitteln der Startposition und Länge sind Leerzeichen zu berücksichtigen und als ein Zeichen zu zählen

Seitenwechsel nach Lagerplatz Wechselt der Lagerplatz von einer Inventurposition zur nächsten, so wird ein Seitenwechsel eingefügt
Seitenwechsel nach Lagerplatznummernwechsel
Startposition / Länge
Über diese Position wird ein Seitenwechsel forciert, wenn sich eine oder mehrere Stellen des Lagerplatzes von einer Inventurposition zur nächsten ändern.

Dieses kann zum Beispiel genutzt werden, wenn jeder Gang des Lagers von einem anderen Zähler gezählt werden soll (Vorraussetzung hierfür ist, dass der Gang in der Nummer des Lagerplatzes verschlüsselt ist):

Beispiel:
Gangnummer (zwei Stellen) - Regal (zwei Stellen) - Fach (zwei Stellen) entspricht "03 12 55" für 3er Gang, 12tes Regal und Fach 55
Um nach jedem Gang einen Seitenwechsel zu erzwingen, würde man bei "Startposition" eine 1 und bei "Länge" eine 2 eintragen.

Beim Ermitteln der Startposition und Länge sind Leerzeichen zu berücksichtigen und als ein Zeichen zu zählen

Seitenwechsel nach Teilenummernwechsel
Startposition / Länge
Über diese Position wird ein Seitenwechsel forciert, wenn sich eine oder mehrere Stellen der Teilenummer von einer Inventurposition zur nächsten ändern.

Beim Ermitteln der Startposition und Länge sind Leerzeichen zu berücksichtigen und als ein Zeichen zu zählen

save.png Die speziellen Optionen für den Seitenwechsel werden am Dokument hinterlegt

 

Lieferschein

Druckfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Drucken
: Aufkleber Beim Lieferscheindruck wird der Druck von Paketaufklebern über das hier hinterlegte Dokument gesteuert.

 

Selektionsfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Nur gebuchte Lieferscheine drucken Nur gebuchte Lieferscheine werden beim Druck berücksichtigt.

 

Rechnung

Druckfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Drucken
: Korrespondenz Beim Rechnungsdruck kann man neben einem Hauptteil auch noch ein Korrespondenz-Dokument auswählen. Das Dokument wird dann praktisch aus zwei Dokumenten zusammengesetzt.

 

Selektionsfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Nur registrierte Rechnungen drucken Nur registrierte Rechnungen werden beim Druck berücksichtigt.

 

QR-Rechnung Schweiz

Die Schweizer Finanzindustrie hat die QR-Rechnung als Standard für maschinenlesbare Rechnungen festgelegt.

 

Vorgangsbeleg

Bei den Vorgangsbelegen gibt es im Gegensatz zu der Ausgabe anderer Belege die Besonderheit, dass es nicht zwingend Notwendig ist ein Dokument auszuwählen. Das Zusammenspiel zwischen dem Typ des Nachrichtentextes und der Dokumentauswahl sieht wie folgt aus:

  Typ des Nachrichtentextes Dokument Aufbau das Ausdrucks
1 Text nein Beim Drucken wird die Nachricht zusammen mit dem Betreff und einigen Belegdaten nahezu unformatiert ausgegeben.
Beim Erzeugen einer Email/eines Faxes wird der Betreff und die Nachricht in die entsprechenden Felder der Outlook Email übernommen.
2 Text ja Allgemein lässt sich sagen, dass immer das Dokument den Aufbau der Ausgabe steuert. So geschieht dies auch in diesem Fall. Daten wie Nachrichtentext, Betreff, aber auch allgemeine Belegdaten werden, sofern im Dokument Platzhalter hierfür vorgesehen sind, übernommen. Besitzt das Worddokument Kopf- und Fußzeilen, so gehen diese hierbei verloren.
3 Word nein Alle Platzhalter des Worddokumentes werden ausgewertet und anschließend wird das Dokument direkt gedruckt, ohne in ein Dokument eingebunden zu werden.
4 Word ja Siehe Fall 2

Empfehlung/Fazit:

  • Für das Erzeugen einfacher Emails bestehend aus Betreff und Text wird der Fall 1 empfohlen.
    + Schnelle Bearbeitung des Beleges ohne OLE Box
    + Direkte Email ohne Anhang
    - Wenig Möglichkeiten des Designs/der Formatierung
     
  • Für das Drucken und die Emailerzeugung ordentliche, strukturierte, förmlicher Belege wird der Weg über das Dokument empfohlen.
    + Kopf/Fußzeilen
    + Formatierung/Design
    + Verwendung von Bildern/Logos
    - Die Ausgabe wird einer Email als Anhang beigefügt
     
  • Die Verwendung von Word ohne Dokument entspricht eigentlich der zuvor empfohlenen Vorgehensweise, hat aber den unwesentlichen Nachteil, dass der Beleg nicht über verschiedene Dokumente (verschiedene Layouts, Formatierungen, etc.) gedruckt werden kann.

Die Voreinstellung des Dokuments wird über die Belegvoreinstellungen gesteuert genau so wie die Voreinstellung des Nachrichtentextes. Hier sind folgende Kombinationen denkbar.

  1. Textbaustein + kein Dokument
    In diesem Fall kann der Textbaustein die komplette Vorlage des Vorgangsbeleges darstellen inklusive der Kopf- und Fußzeilen. (Beschreibung siehe oben)
     
  2. Textbaustein + Dokument
    In diesem Fall sollte die Kopf- und Fußzeile über das Dokument gesetzt werden. Der Textbaustein kann unter anderem auch den Dokumentkopf enthalten, damit der Anwender bereits in der Bearbeitung des Anschreibens ein Gefühl dafür bekommt, wie die Ausgabe später aussieht. Außerdem kann der Anwender das Layout individuell ändern.
    Es ist aber auch denkbar, dass auch der Dokumentkopf in das Dokument übernommen wird. In diesem Fall würde der Anwender nur ganz wenig Einfluss auf das Layout haben, da die wesentlichen Bestandteile erst beim Drucken über das Dokument in die Ausgabe einfließen.
     
  3. Kein Textbaustein + Dokument
    In diesem Fall hat der Anwender kaum eine Kontrolle auf das Layout, da dieser nur den Text/Inhalt erfasst. Wo die erfassten Daten im Andruck positioniert werden, wird rein durch das Dokument vorgegeben.

Besitzt der Nachrichtentext des Vorgangsbeleges eine Kopf- und/oder Fußzeile, so greift die Voreinstellung des Dokuments durch die Belegvoreinstellungen nicht.

 

Dokument Word mehrere
Empfänger
  Vorschau Brief/Fax Email
n n n   Belegdaten, Empfänger, Betreff, Nachricht werden unformatiert in Worddokument eingefügt und angezeigt Belegdaten, Empfänger, Betreff, Nachricht werden unformatiert in Worddokument eingefügt und gedruckt Email wird erzeugt, Betreff als Betreff und Nachricht als Nachricht gesetzt, Empfänger eingetragen, Mail wird zum Versenden geöffnet
n n j   Belegdaten, 1. Empfänger, Betreff, Nachricht werden unformatiert in Worddokument eingefügt und angezeigt Für jeden Empfänger:
Belegdaten, Empfänger, Betreff, Nachricht werden unformatiert in Worddokument eingefügt und angezeigt
Es wird eine Email je Empfänger verschickt.
Email wird erzeugt, Betreff als Betreff und Nachricht als Nachricht gesetzt, Empfänger eingetragen, Mail wird zum Versenden geöffnet
n j n   Das Worddokument wird gemergt und angezeigt Das Worddokument wird gemergt und gedruckt Das Worddokument wird gemergt und der Email als PDF/WORD beigefügt.
n j j   Das Worddokument wird für den 1. Empfänger gemergt und angezeigt Das Worddokument wird für jeden Empfänger gemergt und angezeigt Es wird eine Email je Empfänger verschickt.
Dokument wird erstellt und der Mail als PDF beigefügt
j n n   Dokument wird erstellt und angezeigt Dokument wird erstellt und gedruckt Dokument wird erstellt und der Mail als PDF beigefügt
j n j   Dokument wird für den 1. Empfänger erstellt und angezeigt Dokument wird für jeden Empfänger erstellt und gedruckt Es wird eine Email je Empfänger verschickt.
Dokument wird erstellt und der Mail als PDF beigefügt
j j n   Dokument wird erstellt und angezeigt Dokument wird erstellt und gedruckt Dokument wird erstellt und der Mail als PDF beigefügt
j j j   Dokument wird für den 1. Empfänger erstellt und angezeigt Dokument wird für jeden Empfänger erstellt und gedruckt Es wird eine Email je Empfänger verschickt.
Dokument wird erstellt und der Mail als PDF beigefügt

Beim Erzeugen einer Email werden externe Dokumente der Mail als Anhang beigefügt.

 

Wareneingang

Druckfenster - zusätzliche Felder
Feld Beschreibung
Drucken
: Eingang Auswahl des Dokuments für den Wareneingangsdruck
: QS Auswahl des Dokuments für den QS-Druck
: Lager Auswahl des Dokuments für den Lagerdruck
: Liste Auswahl des Dokuments für den Listendruck

Die zusätzlichen in der Liste ausgewählten Dokumente werden als Folgeseiten ausgegeben und sollten aus freien Bausteinen bestehen.

MS Word .doc Datei in .pdf umwandeln

Dieses Fenster dient nicht der erweiterten Druckausgabe, sondern der Umwandlung von Worddokumenten, welche sich auf der Festplatte befinden, in PDF Dokumente.

Ablauf

  1. Im ersten Feld ist über den Orden Button das Worddokument auszuwählen.
  2. Wurde das Word Dokument ausgewählt, wird der Name und der Ordner des zu erzeugenden PDF Dokumentes automatisch gebildet. Natürlich können die Angaben auch noch geändert werden.
  3. Über den Button "Umwandeln" wird nun das PDF Dokument erzeugt.

Bank Clearing Begleitzettel

Der Bank Clearing Begleitzettel besitzt keine eigene Klasse. Für die Belegvoreinstellungen bedeutet dies, dass hier die allgemeine Klasse CX_TRANSACTION ausgewählt werden muss.

Teile Etiketten

Die Teile, für die Etiketten gedruckt werden sollen, werden in der ersten Lasche "Aufteilung" angezeigt. Einträge können mit den Knöpfen "Duplizeren" dupliziert und mit "Entfernen" entfernt werden. Dei Anzahl der Kopien kann mittels des Kontextmenüs (rechte Maustaste in der Liste) für selektierte Einträge geändert werden. Per Doppelklick kann ein Eintrag editiert werden, um die Anzahl der Kopien, die Menge und das Gewicht zu ändern

 

Verwandte Themen

 


Technische Dokumentation

Drucken Basismodul

Modulname

print.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       

Drucken OLE Basismodul

Modulname

printole.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       

Kunden Druckmodul

Modulname

custoprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

Gesendete Messages
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Lieferschein Druckmodul

Modulname

delinprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       

Angebot/Auftrag Druckmodul

Modulname

offorprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

Gesendete Messages
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Rechnung Druckmodul

Modulname

invoiprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

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Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       

Angebot Druckmodul

Modulname

offerprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

Gesendete Messages
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Auftragsbestätigung Druckmodul

Modulname

orderprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

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Angebotspositionen Druckmodul

Modulname

offitprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       

 

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Auftragspositionen Druckmodul

Modulname

orditprn.mod

Klassen

-

Security

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Zahlen Kreditoren mit Schecks Modul

Modulname

paychprn.mod

Klassen

-

Security

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Überweisungen Druckmodul

Modulname

payreprn.mod

Klassen

-

Security

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Drucken Standardmodul

Modulname

printstd.mod

Klassen

-

Security

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Bestellungsmahnungen Druckmodul

Modulname

purcdprn.mod

Klassen

-

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Bestellungen Druckmodul

Modulname

purcoprn.mod

Klassen

-

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Bestellanfragen Druckmodul

Modulname

purinprn.mod

Klassen

-

Security

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Wareneingang Druckmodul

Modulname

receiprn.mod

Klassen

-

Security

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Inventur Druckmodul

Modulname

invenprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

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Vorgangsbeleg Druckmodul

Modulname

txnntprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

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Typenschilder Druckmodul

Modulname

salesprn.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

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Mahnungsvorschläge Modul

Modulname

dunnprop.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
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Teile Etiketten Druckmodul

Modul zum Drucken von Teile Etiketten

Modulname

itmlaprn.mod

Klassen

-

Security

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Operativer Betrieb