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Jahresabschluss

Jahresabschluss

Prüfläufe

Bevor ein Jahresabschluss gemacht wird, sollten im Groben folgende Prüfungen durchgeführt werden:

  1. Unterdrückte Fehler kontrollieren und korrigieren
  2. Testlauf, für welche im Lager bewegten Teile im abzuschließendem Zeitraum keine Inventur gebucht wurde
  3. Prüflauf der unterbrochenen Ketten ausführen, um nachträglich veränderte Monatsabschlüsse oder vergessene Monatsabschlüsse aufzuspüren und nachzuholen
  4. Prüflauf "Differenzen Lagerstatistik - Summe aller Lagerplatzkonten"
  5. Monatsabschluss für letzten Monat des abzuschließenden Geschäftsjahres machen
  6. Prüfungen des erfolgten Monatsabschlusses ausführen
  7. Monatsstatistik ausführen und eventuell zur Weitergabe in Excel exportieren
  8. Abwertung
  9. Inventurbewertung der Lagerstatistik zum Niederstwert
  10. Testlauf, welche Wareneingänge und Direktlieferungen per Ende eines Geschäftsjahres nicht berechnet wurden
     

Weitere mögliche Abschlussarbeiten:

Datenumstellungen

Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres sollte beachtet werden, ob

Prüfläufe

Im Einzelnen werden die Schritte hier erläutert:

1. Unterdrückte Fehler kontrollieren und korrigieren

Bevor Sie die Bewertung der Lagerstatistik durchführen, müssen Sie die unterdrückten Fehler kontrolliert und korrigiert haben. Es handelt sich hier um fehlerhafte Belege, die nicht oder nur teilweise in den Bewertungen berücksichtigt werden.

Mögliche Fehler, die angezeigt werden :

  • Fehlende Material- oder Lohnkosten im Fertigungsteil.
  • Fehlender Standard Preis im Bestellteil
  • Einheiten Fehler - Die Einheit im Beleg kann nicht mit der Einheit der Kosten verrechnet werden
  • Fehlende Kostenträger, Kostenstellen oder Vorgänger
  • usw.

Die Unterdrückten Fehler der einzelnen Datenbankoperationen können siehe in dem Modul "Unterdrückte Fehler" kontrollieren und korrigieren. Das Modul können Sie im  Menü "Dienste/Inspektionen" aufrufen.

2. Testlauf, für welche im Lager bewegten Teile im abzuschließendem Zeitraum keine Inventur gebucht wurde

(Hauptmenü Dienste>Inspektion>Materialwirtschaft Fensterlasche "Lager" Gruppe "Lager" Knopf "Lager ohne Inventur", dort dann abzuschließendes Geschäftsjahr auswählen und Abfrage starten)
 

Zunächst muss die Vollzähligkeit der Inventur gewährleistet sein

Lasche „Lager“, Button „Lager ohne Inventur“

image002.jpg

Geschäftsjahr auswählen, für das die Vollständigkeit der Inventur geprüft werden soll. Oder einen Zeitpunkt auswählen, ab dem geprüft werden soll.

Die Frage "Auswertung nach Geschäftsjahr starten?" mit „Ja“ beantworten.

Während des Laufes wird in der Kopfzeile der prozentuale Fortschritt der Überprüfung hochgezählt

Nach Beendigung werden im Ergebnisfenster die noch fehlenden Inventuren angezeigt:

image006.jpg

Wenn die untere Liste des Fensters leer bleibt, ist die Vollzähligkeit der Inventur gewährleistet, das heißt, dass alle Teile auf allen Lagerplätzen im ausgewählten Geschäftsjahr gezählt wurden.

3. Testlauf über unterbrochene Ketten der Lagerstatistikabschlüsse

(Hauptmenü Dienste>Inspektion>Materialwirtschaft Fensterlasche "Lagerkonto" Gruppe "Korrigieren Differenzen Lagerplatzkonten - Lagerstatistik" Knopf "Unterbrochene Kette")

Durch fehlende Monatsabschlüsse oder nachträgliche Buchungen nach einem Monatsabschluss kann es sein, dass der Endbestand der Lagerstatistik nicht dem Bestand auf den Lagerplatzkonten entspricht. Dieser Lauf findet die Teile, bei denen tatsächlich ein Monatsabschluss vergessen wurde, oder bei denen es noch eine Buchung nach einem erfolgreichen Monatsabschluss gegeben hat.
Dokumentation Prüflauf.

Alternativ ist der Knopf auch auf der Fensterlasche Lagerstatistik zu finden:
Mit dem Button „Unterbrochene Kette“ wird geprüft, ob nach den letzten beiden Monatsabschlüssen noch Warenbewegungen gebucht wurden. Da dieser Lauf jeden Monat gemacht wird, ist es ausreichend das Kästchen „Nur letzten zwei Monate“ zu aktivieren

Ergebnisfenster:

image010.jpg

hier kann man alle Monate sehen, die nach dem Abschluss noch verändert wurden. In der zweiten Lasche „Neu abzuschließende Teile“ ist jeweils nur noch ein Eintrag pro Teil enthalten, mit dem Monat, nämlich dem frühesten von allen, ab dem die Monatsabschlüsse neu gemacht werden müssen:

image012.jpg

Liste nach Monaten sortieren.

Lagerstatistik öffnen, die Periode so einstellen, wie es in der Spalte für das Teil angezeigt wird und bis zur zuletzt abgeschlossenen Periode (hier Dezember).

image014.jpg

if !mso>endif>

 In der Ergebnisliste alle Teile markieren, die ab dem angegebenen Monat abgeschlossen werden sollen und diese per Drag&Drop in die Lagerstatistik ziehen.
Nun über das Menü "Abschlüsse-->Monatsabschluss wiederholen" den Monatsabschluss für die eben hineingezogenen Teile neu starten.

image016.jpg

 

4. Testlauf, ob Differenzen zwischen dem Lagerplatzbestand und dem Bestand der Lagerstatistik bestehen

(Hauptmenü Dienste>Inspektion>Materialwirtschaft Fensterlasche "Lagerkonto" Gruppe "Korrigieren Differenzen Lagerplatzkonten - Lagerstatistik" Knopf "Differenzen Lagerstatistik")

Durch verschiedene Umstände können DIfferenzen zwischen dem Lagerbestand der Lagerplätze und dem Endbestand auf der Lagerstatistik entstehen, sei es durch versehentliche Nachbuchungen eines bereits abgeschlossenen Monats oder durch eine Veränderung der Transaktionsbeschreibung, die einen Fehler beinhaltete. Dieser Lauf findet die Teile, bei denen eine Differenz auch nach dem Abschließen der unterbrochenen Ketten besteht. Er bietet ebenfalls die Möglichkeit, diese Fehler im letzten Lagerstatistikmonat des Teils zu korrigieren. Hierbei werden die Zugangs, Abgangsmengen und Werte angepasst, ebenfalls, falls schon vorhanden, die Abschlussmengen und Werte. Der Monatsabschluss muss also NICHT noch einmal für diese Teile neu erstellt werden.
Dokumentation Prüflauf.
 

5. Monatsabschluss

(Hauptmenü Auswertung>Lager>Lagerstatistik, dort dann abzuschließendes Geschäftsjahr und Monat auswählen, dann über das Menü "Abschlüsse-->Monatsabschluss wiederholen" den Monatsabschluss ausführen)

Für diesen Abschluss kann das Häkchen bei "Nach dem Monatsabschluss fehlgeschlagene Statistiken in Extrafenster anzeigen" herausgenommen werden (im Bild ist es noch drin), da nach erfolgtem Abschluss eh noch alle Prüfungen ausgeführt und anschließend ausgewertet werden müssen.

image018.jpg

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Der Monatsabschluss ist vorerst damit beendet, sollte nach der Auswertung aller Prüfungen aber sicherheitshalber noch einmal gestartet werden.

6. Prüfungen des erfolgten Monatsabschlusses ausführen

if !mso>endif>(Hauptmenü Auswertung>Lager>Lagerstatistik, dort dann abzuschließendes Geschäftsjahr und Monat auswählen, dann über das Menü "Prüfungen>Prüfungen ausführen>Alle Prüfungen ausführen") 

Die Prüfung „Transationen ohne Preis“ ist Pflicht, damit der Monat abgeschlossen werden kann. Sie wird bei jedem Monatsabschluss automatisch ausgeführt. Ist ein Beleg noch ohne Wert, so wird der Monat für dieses Teil nicht abgeschlossen!

Es werden alle Prüfungen ausgeführt. 

Wenn die Prüfung beendet ist, öffnet sich ein Fenster, in dem die Ergebnisse angesehen und korrigiert werden können:

image022.jpg

Bei der Prüfung „Transaktionen ohne Preis“, kann der ermittelte Preis hier per Doppelklick nachgepflegt werden.
Anschließend wird der Monatsabschluss für die selektierten Monats-Statistiken der oberen Liste durch den Knopf „Berichtigte neu abschließen“ wiederholt. Dies sollte nur dann geschehen, wenn die Prüfung im Zuge des Monatsabschlusses durchgeführt wird. Wird die Prüfung nur innerhalb eines Monats ausgeführt, so braucht nach der Korrektur der Monat nicht abgeschlossen zu werden.

Bei negativen Endwerten muss eine Inventur für die entsprechenden Teile rückdatiert auf den letzten Tag des abzuschließenden Geschäftsjahres erstellt und gebucht werden. Hierfür ist vorher das Systemdatum umzustellen.

Nachdem ein Teil korrigiert wurde, muss der Monatsabschluss beim Jahresabschluss immer über den Knopf "Berichtigte neu abschließen" berichtigt werden!

7. Lagerstatistik erstellen und in Excel exportieren

Da alle Prüfungen nun abgeschlossen und die eventuellen Fehler korrigiert wurden, kann nun der Gesamtwert des Lagers über die Statistik ermittelt werden. Hierfür ist der Zeitraum einzustellen und über das Menü "Bearbeiten-->Statistik ausführen" die Ermittlung zu starten.

Das Ergebnis kann dann über einen Knopf copytoclipboard.png in der Toolbar in die Zwischenablage kopiert werden. Anschließend kann es per "Bearbeiten-->Einfügen" (STRG-V) aus der Zwischenablage direkt in Excel eingefügt werden. In Excel sollte man vor dem Einfügen die Eigenschaften der Zellen auf "Text" einstellen, damit Excel nicht fälschlicherweise Nummern als Datum übersetzt.

8. Abwertung

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8.1 Abwertungsfaktoren ermitteln

(Hauptmenü Auswertung>Lager>Lagerstatistik, dort dann abzuschließendes Geschäftsjahr und Monat auswählen, dann über das Menü "Jahresschlussinventur-->Abwertungsfaktoren") 

Im Abwertungsfenster ist nun die Ermittlung über den Menüpunkt "Bearbeiten-->Ermitteln" zu starten. Es erscheint eine Abfrage, für welches Jahr die Abwertungsfaktoren neu gesetzt werden sollen. Hier einfach die Jahreszahl eingeben, es wird das abzuschließende Jahr vorgeschlagen. Dieses ist mit „OK“ zu bestätigen.

In der Liste werden die „alten“ und „neuen“ Abwertungsfaktoren und ihre Prozentsätze angezeigt

image030.jpg

 In der Spalte „Fehler“ wird angezeigt, was eingestellt wurde, wenn kein letztes Zugangsdatum gefunden wurde. In diesem Fall wird zunächst davon ausgegangen, dass das Teil länger als 1 Jahr am Lager liegt, und die Abwertung wird entsprechend auf 50% gesetzt. Hatte das Teil bereits im Vorjahr eine Abwertung von 50 % erhalten, wird die Abwertung nun auf 90 % gesetzt, also länger als 2 Jahre am Lager.

 8.2 Abwertungsfaktoren in die Zwischenablage kopieren

Die Ergebnisse können nun in die Zwischenablage exportiert und anschließend in Excel importiert werden

Achtung:
Beim neuen Setzen der Abwertungsfaktoren werden die „alten“ Faktoren überschrieben !

8.3 Abwertungstabelle

 Folgende Wertminderungen sind vorzunehmen:

Wertminderung  
0% Bestände der Teileklassifikationen 1 – 9, die nicht über einen Halbjahresbedarf hinausgehen (Faktor 0)
30% Bestände der Teileklassifikationen 1 – 9, die über einen Halbjahresbedarf hinausgehen (ab Faktor 2)
50% Gegenstände der Teileklassifikationen 1 – 9, die einschließlich des abgelaufenen Geschäftsjahres über ein Jahr und bis zu zwei Jahren ohne Zugang lagern (ab Faktor 8)
90% Gegenstände, die einschließlich des abgelaufenen Geschäftsjahres länger als zwei Jahre ohne Zugang lagern und Gegenstände, die das Bereitstellungskennzeichen = „Restmenge“ haben und für die eine Ersatzteilrolle existiert. ( Lagerhüter ) (ab Faktor 32)
100% Gegenstände, die das Bereitstellungskennzeichen = „Restmenge“ haben und für die keine Ersatzteilrolle existiert (ab Faktor 128)

 

Die entsprechende Entscheidungstabelle sieht wie folgt aus:

image034.jpg

 

8.4 Abwertungsfaktoren Neu setzen

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Um die soeben ermittelten Abwertungsfaktoren nun zu übernehmen, ist im Menü ein Menüeintrag "Bearbeiten-->Neu setzen" zu betätigen.

Jetzt werden die ermittelten Abwertungsfaktoren im Teilestamm in der Lasche Zusatzdaten neu gesetzt, dabei werden die „alten“ Abwertungsfaktoren überschrieben.

Zum Abschluss erscheint die Meldung, das die neuen Abwertungsfaktoren gesetzt wurden.

 

 9. Inventurbewertung der Lagerstatistik zum Niederstwert

(Hauptmenü Auswertung>Lager>Lagerstatistik, dort dann abzuschließendes Geschäftsjahr und Monat auswählen, dann über das Menü "Optionen" das Optionenfenster öffnen) 

Im Optionenfenster wird dann die Bewertungsart Niederstwertinventur eingestellt und das Fenster mit OK geschlossen

9.1 Fehlerprotokoll

Nun wird über den Menüeintrag "Abschlüsse>Niederstwertinventur>Fehlerprotokoll" das Fehlerprotokoll zusammengestellt.

Angelistet werden Datensätze, für die kein Niederstwert ermittelt werden kann.

image046.jpg

Sofern in diesem Protokoll Teile mit Bestand stehen, muss ein Inventurbewertungspreis ermittelt werden.

Die Bewertung erfolgt zum Niederstwert. Dieser wird gebildet aus dem Vergleich des zum 31.12. des Bewertungszeitraums gültigen Standardverrechnungspreises mit dem letzten Einkaufspreis des A-Lieferanten innerhalb des Bewertungszeitraums.

Der Standardverrechnungspreis wird wie folgt gebildet:

Bruttopreis abzüglich Rabatt und Bonus. Ferner werden prozentuale Preisänderungserwartungen ( Jahresmittel ) vom Einkauf bekannt gegeben und im Standardverrechnungspreis verarbeitet. Skonti wird pauschal bei der Gesamtbewertung berücksichtigt.

Sofern der Standardverrechnungspreis auf Null steht, wird der letzte Einkaufspreis herangezogen. Ist dieser auch auf Null wird der letzte Inventurbewertungspreis genommen.

9.2 Niederstwertinventur setzen

if !mso>endif>Es kann nun der Niederstwert gesetzt werden. Hierzu ist der Menüeintrag "Abschlüsse>Niederstwertinventur>Setzen" zu betätigen

In der Liste wird jetzt der Inventurpreis, - wert und – nettowert angezeigt

image050.jpg

 

Die Lagerstatistik mit der Bewertung zum Niederstwert kann jetzt jederzeit wieder aufgerufen werden

9.3 Niederstwertinventur entfernen

if !mso>endif>Es kann der Niederstwert wieder gelöscht/entfernt werden. Hierzu ist der Menüeintrag "Abschlüsse>Niederstwertinventur>Entfernen" zu betätigen

 

10. Prüflauf, welche Wareneingänge und Direktlieferungen noch nicht berechnet wurden

(Hauptmenü Dienste>Inspektion>Materialwirtschaft Fensterlasche "Bewegungsdaten" Gruppe "Rechnungsstellung" Knöpfe "Unberechnete Wareneingänge / Direktlieferungen")

Da unberechnete Wareneingänge, die noch nicht per Eingangsrechnung berechnet wurden, den Lagerwert fälschlicherweise erhöht, müssen die Werte aller unberechneten Wareneingänge vom Endwert des Firmenvolumens abgezogen werden. Um diese offenen Posten ermitteln zu können, gibt es einen Testlauf:

abschl3.JPG

 

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