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Kontierung und Vorkontierung

Faktura - Kontierung / Vorkontierung

reel01.gif Rechnungseingangsbuch

Vorkontierung allgemein

Damit Kosten und Erlöse an die FiBu übergeben werden können, findet in ClassiX® eine Vorkontierung von diversen Belegen, wie zum Beispiel Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen statt. Bei der Vorkontierung werden die angefallenen Kosten (der Eingangsrechnungen) und Erlöse (der Ausgangsrechnungen) unterschiedlichen Auswertungsobjekten zugeordnet. Dies sind neben der Kostenart (oder dem Sachkonto) auch die Kostenstellen und der Kostenträger.

Die Vorkontierung wird beim Buchen der Belege automatisch vorgenommen. Die Regeln hierfür werden auf dieser Seite beschrieben. Bei der Vorkontierung werden sogenannte Buchungscontainer erstellt. Neben dem zu verbuchenden Wert wird hier das Konto (Kostenart oder Sachkonto) angegeben, auf welches der Wert in der FiBu verbucht werden soll. Die Einstellung, ob über eine Kostenart oder ein Sachkonto kontiert werden soll, wird über die Option "Kostenartenrechnung" im Mandanten vorgegeben. Kann während der Vorkontierung kein Konto ermittelt werden, so wird auch kein Buchungscontainer angelegt.

Über dem Mandanten wird auch die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung aktiviert. In diesen Fällen kann der Buchungscontainer auch die zu belastende oder entlastende Kostenstelle und/oder den Kostenträger beinhalten. Über die Kostenart wird definiert, ob bei einer Kostenart ein Kostenträger oder eine Kostenstelle erlaubt bzw. Pflicht ist. Nach der Vorkontierung werden die erstellten Buchungscontainer auf diese Angaben geprüft.

Bei der detaillierten Vorkontierung, welche ebenfalls über den Mandanten aktiviert werden kann, wird jede Rechnungsposition einzeln vorkontiert. Dies bedeutet, dass Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger für jede Position einzeln ermittelt werden. Die Aufsummierung der Buchungscontainer findet aber im Belegkopf statt, da nur dieser in die FiBu verbucht wird.

Die Summe der Werte der Buchungscontainer muss immer gleich dem Bruttowert der Rechnung sein. Ist dies nicht der Fall, weil beispielsweise ein Konto nicht ermittelt und somit auch kein Buchungscontainer angelegt werden konnte, so gilt die Rechnung als nicht kontiert. In diesem Fall besteht die Möglichkeit die Vorkontierung manuell über das Rechnungseingangsbuch oder das Rechnungsausgangsbuch vorzunehmen.

Auch bei automatisch vorkontierten Rechnungen kann vor dem Verbuchen der Belege in die FiBu die Kontierung noch einmal kontrolliert und bei Bedarf manuell abgeändert werden. Diese Aufgabe übernimmt ebenfalls das Rechnungseingangs- oder -ausgangsbuch.

Ein weiteres Beispiel für die Kontierung in ClassiX® ist das Kassenbuch, in welchem die Belege direkt kontiert und verbucht werden.

 

Ermittlung des Kontos (Kostenart/Sachkonto)

Bei Eingangs- wie Ausgangsrechnungen wird das Konto der Buchungscontainer über Statistikgruppen ermittelt. Im Verkauf sind dies die Verkaufsstatistikgruppen, welche den Artikelgruppen der Verkaufsrollen zugeordnet sind. Im Einkauf sind die die Einkaufsstatistikgruppen, welche den Teileklassifikationen der Teile zugeordnet sind. (Da ein Teil jeweils nur eine Bestellartikelrolle besitzen kann, sind die Einkaufsstatistikgruppen somit auch direkt den Bestellartikeln zugeordnet.)

Durch die direkte Zuordnung der Bestellartikel bzw. VK-Rollen zu den genannten Statistikgruppen, welche das Konto direkt oder über eine Tabelle bedingt vorgeben, kann sowohl eine Artikelgruppe-orientierte als auch eine Partner-orientierte Kontierung vorgenommen werden.

Artikelgruppe-orientierte Kontierung

Bei der Artikelgruppen-orientierten Vorkontierung wird in der Struktur "Artikelgruppe" (Verkauf) oder der "Teileklassifikation" (Einkauf) jedem Konten eine eigenen Statistikgruppe und somit in der Regel ein festes oder bedingtes Konto zugewiesen. Dies geschieht über die Einkaufs- oder Verkaufsstatistikgruppen. Wird eine Ausgangs- oder Eingangsrechnungsposition kontiert, so wird das Konto über den Artikel der Position ermittelt und die Position kontiert.

Verkauf: Ausgangsrechnungsposition -> VK-Artikelrolle -> Artikelgruppe -> Verkaufsstatistikgruppe -> Konto
Einkauf: Eingangsrechnungsposition -> Teil -> Teileklassifikation -> Einkaufsstatistikgruppe -> Konto

Textartikel haben standardmäßig keine Artikelgruppenzuordnung und werden somit nicht automatisch kontiert. Es gibt zwei Möglichkeiten dies zu ändern. Zum einen kann in der Auftrags-/Rechnungsposition die Statistikgruppe, über welche dann das Konto ermittelt wird, vorgegeben werden. Zum anderen kann das Konto - ggf. auch ein bedingtes Konto - direkt dem Ordnungsbegriff "VKStatistikgruppen" direkt zugeordnet werden. Voraussetzung hierfür ist, dass kein VK-Artikel dem Ordnungsbegriff Statistikgruppen direkt zugeordnet ist, sondern immer nur einem Unterknoten.

Partner-orientierte Kontierung

Bei der Partner-orientierten Kontierung wird das Konto unabhängig der Artikel ermittelt. In diesem Fall wird nur eine (Einkaufs-/Verkaufs) Statistikgruppe mit dem obersten Strukturknoten der Artikelgruppe bzw. Teileklassifikation verbunden. Das Konto wird anhand dieser Statistikgruppe bedingt ermittelt. In der Regel werden in den Bedingungen Partnerdaten, wie beispielsweise dem Steuertyp (Steuer-Inländer, EU-Besteuerung, Steuer-Ausländern) oder Belegdaten, wie beispielsweise dem Steuerschlüssel, abgefragt.

Beispiel:
Voreingestellt über den VK-Artikel verweisen die Rechnungspositionen (bzw. bereits die Auftragspositionen) auf eine Artikelgruppe.
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Dem Strukturknoten der Artikelgruppe (oder einem übergeordneten Knoten) ist eine Verkaufsstatistikgruppe als strukturiertes Objekt zugeordnet.
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In der Verkaufsstatistikgruppe kann die Zuordnung zu der Strukturknoten gepflegt werden. Zudem kann man das bedingte Konto editieren.
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Über das bedingte Konto wird in Abhängigkeit der Bedingung die Kostenart oder das Sachkonto ermittelt.
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Kontierung von Eingangsrechnungen

Die Kontierung der Eingangsrechnungen unterschiedet sich zu der Kontierung der Ausgangsrechnungen dadurch, dass alternativ zu der Kontierung über die Statistikgruppen auch direkt in der Position die Kostenart oder das Sachkonto angegeben werden kann. Für den Fall, dass keine Partner-orientierte Kontierung vorgenommen oder die Artikelgruppen-orientierte Kontierung nicht über die Gruppen definiert wird, kann sogar im Bestellartikel die Kostenart oder das Sachkonto vorgegeben werden, welches in die Eingangsrechnungsposition übernommen wird.

 

Ermittlung der Kostenträger und Kostenstellen

Die Ermittlung der Kostenstellen und der Kostenträger ist vom Prinzip her in der Ausgangs- und Eingangsrechnungen identisch, unterscheidet sich jedoch in einem Detail. In beiden Fällen werden die Kostenstellen und Kostenträger durch die Vorgänger definiert und in die Rechnungspositionen übernommen. Der Unterschied zwischen den Ausgangs- und Eingangsrechnungen ist, dass bei den Ausgangsrechnungen die Positionen nur auf einen Kostenträger und eine Kostenstelle kontiert werden können, da diese stets nur einen Auftragsvorgänger haben. Insgesamt kann eine Rechnung auch für mehrere Kostenträger und -stellen gelten, aber nicht auf Positionsebene.

Eine Eingangsrechnungsposition hingegen kann auch mehrere Kostenträger belasten, wenn beispielsweise Teile verschiedener Aufträge über eine Bestellposition beschafft wurden. Gleiches gilt für die Kostenstelle. In diesem Fall werden während der Vorkontierung die Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen und Kostenträger aufgeteilt.

Ermittlung der zu belastenden Kostenträger/Kostenstellen („normale“ Eingangsrechungspositionen)

Bei der Aufteilung der Kosten einer Eingangsrechnungsposition auf mehrere Kostenträger und Kostenstellen wird davon ausgegangen, dass alle Vorgänger das gleicher Teil besitzen und somit der Anteil der Vorgänger an den Kosten anhand der Menge ermittelt werden kann.

Wird bei der Aufteilung der Kosten festgestellt, dass nur ein Kostenträger und/oder eine Kostenstelle belastet wird, so werde diese im Editierfenster der Eingangsrechnungspositionen angezeigt und können hier auch geändert werden. Die Vorkontierung wird dann immer auf den in der Maske angezeigten Kostenträger und die angezeigt Kostenstelle vorgenommen.

Wurde beim Anlegen der Eingangsrechnungsposition festgestellt, dass verschiedene Kostenträger und Kostenstellen belastet werden müssen, so werden sich diese zusammen mit dem Anteil (in Prozent) an den Kosten der Position intern gespeichert. Im Editierfenster der Eingangsrechnungsposition wird dann zufällig einer der Kostenträger und Kostenstellen angezeigt. Wählt der Benutzer nun über die Positionsmaske eine neue Kostenstelle oder einen anderen Kostenträger aus, so wird ihm beim Speichern folgende Frage gestellt.

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Bestätigt er diese Frage mit "ja", so wird die interne Aufteilung der Kosten auf die verschiedenen Kostenstellen und Kostenträger gelöscht und nur noch die ausgewählten Auswertungsobjekten belastet. Sollen die Koste anschließend trotzdem auf verschiedene Kostenstellen/Kostenträger verteilt werden, so muss die Rechnung im Rechnungseingangsbuch manuell kontiert werden.

 Ermittlung der zu belastenden Kostenträger/Kostenstellen bei freien Eingangsrechnungspositionen

Bei freien Position werden die Kosten ähnlich aufgeteilt, da diese aber verschiedene Bestellpositionen mit verschiedenen Teilen als Vorgänger haben, macht eine Aufteilung nach der Menge keinen Sinn. Somit wird der Wert der Liefereinteilung bei der Aufteilung berücksichtigt. Werden ein oder mehrere Bestellköpfe als Vorgänger ausgewählt, so werden alle Liefereinteilungen an der Kostenaufteilung berücksichtigt.

 

Verbuchung in die FiBu

Zur Verbuchung von kontierten Belegen dient das Rechnungsbuch/Rechnungseingangsbuch, welches es einmal für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gibt.
Vor dem Verbuchen können jedoch noch zwei Schritte stattfinden. Zum Einen kann man die Vorkontierung kontrollieren, da zu jedem Belege die entsprechenden Buchungscontainer angezeigt werden.
Zum Anderen kann aus dem Rechnungsbuch heraus die Kontierung Manuell verändert werden.

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