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Einkauf

Geschäftsprozesse Einkauf

Allgemeiner Überblick des EK-Bereiches

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Der Einkaufsbereich wird nicht nur durch die Beschaffung an sich, sondern auch durch vorhergehende und nachfolgende Vorgänge charakterisiert. So beruht eine Bedarfsdeckung in der Regel auf einen Bedarf, der durch die verschiedensten Arten entstanden sein kann. Hierzu zählt der Kundenbedarf (Auftragsposition, Fertigungsstückliste, Gozintoposition), sowie der Bedarf einer Kostenstelle. Durch die B&B-Liste können Bedarfe von Lagerteile (Mengenunterschreitung) und/oder von dispositiven Kaufteilen (Terminkontrolle) aufgedeckt werden. Sonstige Bedarfe können natürlich auch erfasst werden.

Der nächste Schritt ist die Bedarfsanforderung, der Vorläufer der Bestellung. Es können hier Regeln aufgestellt werden, unter denen die Bedarfsanforderungen einen Genehmigungszyklus durchlaufen müssen.

Nun kommt der eigentliche Einkauf ins Spiel, der gemäß den Anforderungsdaten (Teil, Menge, Liefertermin) und den Informationen der Bestellrolle des Teils und den Lieferantenvereinbarungen (Lieferzeit, Preis, Konditionen, ...) die Bestellung erstellt. Sollten Informationen nicht ausreichend vorhanden sein, kann der Einkäufer auch eine Anfrage an den Lieferanten stellen. Unterstützt wird er hierbei durch die Möglichkeit des Preisvergleiches. Existiert eine Rahmenbestellung mit dem Lieferanten, so kann der Einkäufer auch die Abrufbestellung nutzen.

Die in der Beleghistorie folgenden Belege betreffen den Einkauf nur in sofern, dass sie einen Einfluss auf den Status der Bestellung haben. So wird eine Bestellung erst fertig gemeldet, wenn Wareneingangs- oder Direktlieferungsbelege über die gesamte Bestellmenge angelegt worden sind. Die Eingangsrechnung hat dementsprechend einen Einfluss auf den Fakturastatus der Bestellung.

 

Bestellung von Dienstleistungen

Bestellte Dienstleistungen werden über das Häkchen "Kein (weiterer) Wareneingang erwartet" in der Gruppe "Prozesssteuerung" auf der Liefereinteilung der Nachfolgerbestellung fertig gemeldet, da es keinen Wareneingang hierfür geben sollte.

Ausnahmen sind Bestellungen von Dienstleistungen bei externen Arbeitsfolgen, also wenn Beistellungen an den Lieferanten mitgeschickt werden, bei denen z. B. die Oberflächenbehandlung als Leistungseinheit auf der Bestellung steht. Hier ist es durchaus legitim, einen Wareneingang und sogar eine QS für die Leistungseinheit zu erzeugen, da die Leistung direkt auch überprüft werden kann. Wenn also beispielsweise von 10 zu verzinkenden Teilen 3 nicht durchgängig verzinkt sind, kann auch ein Retourbeleg und damit eine Nachforderung an dieser Leistung erzeugt werden.

 

Genehmigungsverfahren

Durch die Einstellungen im Mandanten und in den Kostenstellen (Organigramm) kann das Genehmigungsverfahren der Bedarfsanforderungen (BA), der Bestellungen und/oder der Eingangsrechnungen aktiviert und ein Regelsystem aufgestellt werden. Neben dem Regelsystem ist es aber auch möglich (je nach Einstellungen) manuell einen Genehmiger zu definieren.

Allgemeine Definitionen und Regeln

  • Im Mandanten wird definiert, welche Mitarbeiter Beschaffungsvorgänge genehmigen dürfen.
     
  • Für das automatische Regelwerk zum Ermitteln der Genehmiger muss je Position eine verantwortende Kostenstelle ermittelt werden können. Über diese wird der Genehmiger, als Kostenstellenverantwortlicher dieser oder einer höheren Kostenstelle gemäß Organigramm, ermittelt.
     
  • Das Regelwerk überprüft die Positionen hinsichtlich ihrer Art und ihres Wertes, nicht den gesamten Beleg. Eine Bedarfsanforderung beispielsweise muss somit als ganzes genehmigt werden, wenn mindestens eine Position laut Regelwerk eine definierte Wertgrenze überschreitet. Der Gesamtwert der Bedarfsanforderung ist somit für die Genehmigung irrelevant.
     
  • Für Bedarfsanforderungen und Bestellungen gilt: Ein Genehmiger darf nicht für eine andere Kostenstelle als Genehmiger vom System vorgeschlagen werden. In diesem Fall müssen die Positionen auf beispielsweise mehrere Bedarfsanforderungen aufgeteilt werden.
     
  • Im Mandanten wird definiert, welche Belege (Bedarfsanforderungen, Bestellungen oder Eingangsrechnungen) alle im Bedarfsfall laut Regelwerk genehmigt werden müssen. Ist die Genehmigung für mehrere oder gar alle Belege der Belegkette aktiviert, so gilt hierfür folgende Regel:
    - Ein Beleg muss nicht genehmigt werden, wenn ein Vorgänger bereits genehmigt wurde und der Genehmiger des Nachfolgers im Organigramm keiner höheren Ebene angehört.

    Beispiel:
    Eine Bedarfsanforderung wurde genehmigt und die Eingangsrechnung wurde über den in der BA angesetzten Bestellwert gestellt.
    -> Die ER muss nicht genehmigt werden.

    Eine Bedarfsanforderung wurde nicht genehmigt und die Eingangsrechnung wurde über einen Betrag gestellt, der in der BA zu einer Genehmigung geführt hätte.
    -> Die ER muss genehmigt werden.

    Eine Bedarfsanforderung wurde genehmigt und die Eingangsrechnung wurde über einen Betrag gestellt, der in der BA zu einem höheren Genehmiger geführt hätte.
    -> Die ER muss genehmigt werden.

Genehmigungsverfahren für Bedarfsanforderungen

Das Genehmigungsverfahren beginnt bereits während der Erstellung der Bedarfsanforderung durch das automatische/manuelle Setzen des Genehmigers zu greifen, beeinflusst den Einkaufsprozess aktiv aber erst nach dem Buchen der Bedarfsanforderung. Wurde zum Zeitpunkt des Buchens ein Genehmiger ermittelt/gesetzt, so wird die BA nicht automatisch freigegeben und es kann keine Bestellung für die Positionen erzeugt werden.

Das Prüfen der BA erfolgt nun händisch. Zum Einen kann der Genehmiger über seine Vorgänge einsehen, welche BAs er zu prüfen hat, zum Anderen kann der Einkauf über die BA-Statusliste kontrollieren, welche BAs noch zu prüfen sind um sicher zu gehen, dass keine BAs hängen bleiben. Aus beiden Listen heraus kann das Modul zum Freigeben/Ablehnen der BA (siehe hier) aufgerufen werden.

Wurde die BA genehmigt, so kann der Einkauf nun über die ihm zu Verfügung stehenden Hilfsmittel die Bestellung(en) generieren.

Damit abgelehnte Bedarfsanforderungen aber nicht verloren gehen, da der Bedarf wahrscheinlich immer noch vorhanden ist, ist der Prozess hier noch nicht abgeschlossen. Die Bedarfsanforderung geht im Falle der Ablehnung an den Bearbeiter zurück und steht für eine Nachbearbeitung bzw. Nachpflege zur Verfügung. Anschließend muss die Bedarfsanforderung neu gebucht (aktivert) werden und erscheint zur Wiedervorlage beim Genehmiger. Das Akzeptieren der Ablehnung sollte durch das Stornieren der Bedarfsanforderung durch ihren Sachbearbeiter kenntlich gemacht werden.

Genehmigungsverfahren für Bestellungen

Das Genehmigungsverfahren für Bestellungen gleicht dem der Bedarfsanforderungen. So finden auch hier die im Mandanten und in den Kostenstellen definierten Regeln ihre Anwendung. Der einzige Unterschied ist der, dass Bestellpositionen, denen bereits eine Bedarfsanforderung voraus gegangen ist, nicht mehr genehmigt werden müssen.

Nicht freigegebene Bestellungen können nicht gedruckt oder anderweitig ausgegeben werden.

Über das Listenfenster der Bestellungen kann der Einkauf kontrollieren, ob Bestellungen im Status "zu genehmigen" hängenbleiben und beim Genehmiger nachhaken.

Da nicht genehmigte Bestellungen nicht ausgegeben werden können und somit nicht automatisch direkt gedruckt werden, berücksichtigt der Massendruck die neu genehmigten aber noch nicht gedruckten Bestellungen.

Genehmigungsverfahren für Eingangsrechnungen

Das Genehmigungsverfahren für Eingangsrechnungen gleicht ebenfalls dem der Bedarfsanforderungen und Bestellungen. So finden auch hier die im Mandanten und in den Kostenstellen definierten Regeln ihre Anwendung. Folgende Besonderheiten finden im Genehmigungsverfahren für Eingangsrechnungen Anwendung:

  • Die Art der Eingangsrechnungen wird nicht wie in die Bedarfsanforderungen und Bestellungen in den Positionen direkt gesetzt. Wird die Eingangsrechnung auf einen Kostenträger vorkontiert, so gilt sie als Auftragsbedarf, im anderen Fall wird sie als Eigenbedarf angesehen. Der Typ Lagerbedarf wird hier nicht berücksichtigt, da in diesem Fall eine Bestellung erwartet wird.
     
  • Können alle Positionen von einem Kostenstellenverantwortlichen genehmigt werden, so muss nur der Eingangsrechnungskopf genehmigt werden. In diesem Fall wird im Vorgangsordner des Genehmigers nur die Eingangsrechnung angezeigt. Muss die Eingangsrechnung von verschiedenen Mitarbeitern genehmigt werden, so werden die Positionen den verschiedenen Genehmigern über den Vorgangsordner vorgelegt.

Eine Eingangsrechnung wird nicht freigegeben, wenn sie nicht genehmigt worden ist. Zudem wird eine Eingangsrechnung dem Genehmiger erst dann vorgelegt, wenn sie zuvor geprüft wurde.

Genehmigung und Prüfung sind zwei verschiedene Vorgänge, welche in der Regel auch durch verschiedene Mitarbeiter getätigt werden. Bei der Prüfung wird die Richtigkeit der Eingangsrechnung durch den Sachbearbeiter (Einkäufer, Anforderer, etc.) kontrolliert. Genehmigt wird die Eingangsrechnung dann durch den Kostenstellenverantwortlichen.

 

Unterschriftenregelung

Durch die Einstellungen im Mandanten kann die Unterschriftenregelung für Bestellungen aktiviert und ein Regelsystem aufgestellt werden. Damit ist es möglich das vier Augenprizip für die Prüfung von Bestellungen im System zu verwenden! Erst wenn beide Unterschriften digital bestätigt wurden ist die Bestellung freigegeben. Spätere Änderungen können nur in einem definierten Rahmen ohne Zustimmung des Unterschreibenden durchgeführt werden.

Allgemeine Definitionen und Regeln

  • Im Mandanten wird definiert, welche Mitarbeiter die 1. bzw. 2.Unterschrift durchführen können.
  • Die Unterschriftenregelung ist von dem Genehmigungsverfahren losgelöst.
  • Für das automatische Regelwerk zum Ermitteln der Benutzer für die 1. bzw. 2.Unterschrift
  • Jeder Benutzer kann einen Stellverteter je Unterschrift für einen Zeitraum oder unbegrenzt in seinen Benutzereinstellungen definieren.
  • Über die Menüpunkt "Zu unterschreibende Bestellungen" und in den Vorgangsbelegen kann der Benutzer prüfen, ob er Betsellung unterschreiben muss.

 

Übersicht des Workflows einer Liefereinteilung

Der Geschäftsprozess einer Bestellposition (Liefereinteilungsposition) könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen.

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