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Fakturierung

Fakturierung

Definition

Als Fakturierung (von lateinisch-spanisch factura für Rechnung) wird ein Vorgang im Rechnungswesen bezeichnet, bei dem einem Kunden eine Rechnung über erfolgte (in seltenen Fällen auch erst vorgesehene) Lieferungen und/oder Leistungen erstellt wird. Bei der Fakturierung erfolgt auch eine Buchung des Geschäftsfalls auf passende Konten.

Prozess

Der Fakturierungsprozess beginnt mit der Erfassung des Auftrages. Beim Anlegen der Auftragspositionen wird über eine hinterlegte Regel bestimmt, welche Positionen den Fakturastatus bekommen. Nur Positionen, welche diesen Status besitzen, können fakturiert werden. Hat also ein VK-Set den Fakturastatus aber die Unterteile nicht, so kann nur des VK-Set in eine Rechnung gezogen werden. Eine einzelne Unterposition kann somit weder in Rechnung gestellt noch gutgeschrieben werden.

Beispiel für die Vergabe des Fakturastatus:

Eine Auftragsposition bekommt im Auftrag dann keinen Faktura-Status, wenn die Position:
- eine Unterposition ist und die Hauptposition vom Typ 1 oder 2 ist. (Typ 1+2: "Einzelpreise werden ignoriert")
- eine Hauptposition mit Unterpositionen ist und vom Typ 3 ist. (Typ 3: "Preis des Hauptteils wird aus Einzelpreisen ermittelt")
- einer Preisgruppe untergeordnet.

Das Erstellen der Rechnung erfolgt über zwei Wege. Zum einen kann aus dem Auftrag heraus das Schnelllieferungs/-fakturierungsmodul aufgerufen werden. Über diverse Optionen kann hier gesteuert werden, wie eine Rechnung erstellt werden soll. Es gilt jedoch immer, dass alle bis dato noch nicht fakturierten Auftragspositionen in die Rechnung übernommen werden. Ein anderer Weg ist die manuelle Erstellung der Rechnung. So kann man über das Rechnungsmodul einzelne Auftragsposition in die Rechnung übernehmen.

Rechnungspositionen haben immer eine Auftragsposition als Vorgänger. Zudem ist es möglich eine Rechnung aus einem Lieferschein (u. a. über das Schnellfakturierungsmodul) zu erzeugen. Dies ist unter anderem dann sinnvoll, wenn Teillieferungen einzeln fakturiert werden sollen. In diesem Fall hat die Rechnungsposition die Lieferscheinposition als Vorgänger und diese wiederum die Auftragsposition.

Das Ende der Erfassung der Rechnung stellt die Registrierung dar. Zu diesem Zeitpunkt wird die Rechnung vorkontiert und eingefroren. Wenn die Rechnung nicht kontiert werden kann sind entweder die Kontierungsregeln anzupassen oder es ist eine manuelle Kontierung vorzunehmen. Rechnungen, welche den Status "Registriert" besitzen, können über das Rechnungsausgangsbuch in die FiBu übergeben werden. Der kaufmännische Teil des Fakturierungsprozesses ist jetzt abgeschlossen, sofern nicht die fakturierte Ware gutgeschrieben werden muss.

Status

bpsale1_de.gif Der Startstatus der Rechnung ist "Angelegt". Diesen Status kann die Rechnung nur erhalten, wenn diese noch keine Unterpositionen besitzt.

Rechnung mit dem Status "Angelegt" können storniert werden. Damit Bilanzen nicht manipuliert werden können, müssen Rechnungsnummer fortlaufend sein. Somit dürfen auch leer Rechnungen nicht gelöscht werden, sondern man muss diese stornieren.

Befindet sich eine Rechnung in der Bearbeitung, sprich sie hat Positionen etc., so erhält sie den Status "Nicht registriert".

Geht eine Rechnung nach dem Registrieren nicht in den Status "Nicht kontiert" über, konnte die Vorkontierung auf Grund der hinterlegten Kontierungsregeln nicht korrekt durchgeführt werden oder bei der manuelle Kontierung wurde nicht der komplette Bruttowert kontiert.

"Registrierte" Rechnungen können über das Rechnungsausgangsbuch in die FiBu verbucht werden. Ist die geschehen erhalten sie den Endzustand "In FiBu übernommen".

Die Auftragspositionen und der Auftragskopf besitzen ebenfalls einen Fakturastatus, welcher über die fakturierte Menge ermittelt wird. Besitzt also eine Auftragsposition von drei Stück eine Rechnungsposition über ebenfalls 3 Stück einer mindestens registrierten Rechnung  als Nachfolger, so gilt die Auftragsposition ebenfalls als fakturiert. Ist dies nicht der Fall, so nimmt sie den Status "nicht fakturiert" oder "teilweise fakturiert" ein. Ein Auftrag gilt dann als fakturiert, wenn alle seine Positionen, welche den Fakturastatus besitzen, fakturiert sind.

Hierbei gibt es jedoch Ausnahmen, da es drei Arten von Rechnungen gibt. Bis jetzt sind wird immer von der Art "Positionsbezogen (normal)" ausgegangen, welche das genannte Verhalten hervorruft. Im Gegensatz dazu haben Rechnungen vom Typ "Positionsbezogen (pauschal)" keinerlei Auswirkungen auf den Auftragsstatus. Der Typ findet zum Beispiel dann Anwendung, wenn für eine Position zusätzliche Kosten in Rechnung gestellt werden sollen, die normale Fakturierung der Position aber noch folgt. Gleiches gilt für Gutschriften wenn die Gutschrift einer Position nicht dazu führen soll, dass die Auftragsposition neu fakturiert werden muss. Ein dritter Typ ist die Rechnungsart "Auftragsbezogen". Hierbei wird keine Auftragsposition in der Rechnung ausgewiesen sonder nur der Auftragskopf selbst. Anwendung findet dieser Fall bei Zusatzkosten, welche keiner Position zugeordnet werden kann oder ebenfalls bei pauschalen Gutschriften.

Eine Rechnung, welche dazu führt, dass der Auftrag in den Status "Fakturiert" übergeht, bekommt automatisch das Kennzeichen Schlussrechnung. Diese Kennzeichen kann aber auch manuelle gesetzt werden. Wichtig ist dieses Kennzeichen für die Auftragskostenauswertung, um hier die Abschlussperiode eines Auftrages bestimmen zu können.

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