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Fremdwährung

Fremdwährungen

 

Einführung

In einer globalisierten Wirtschaft ist man ständig mit Fremdsprachen und Fremdwährungen konfrontiert. In diesem Abschnitt wollen wir uns dem Thema Fremdwährungen widmen und beschreiben, wie Währungen im Rahmen des CyberEnterprise business OS verarbeitet werden.

Zunächst aber einige Begriffsdefinitionen:

Als Hauswährung (oder Standardwährung) wird die Währung bezeichnet, welche als Währung beim angemeldeten Mandanten eingestellt ist, die Währung also, in der der Mandant bilanziert: Alle internen Werte (z.B. alle Buchungen und Konten des Rechnungswesens (Finanz-, Betriebs- und Anlagenbuchhaltung) oder statistische Werte wie Umsatz oder Kosten) werden in dieser Währung geführt. Fremdwährungen sind alle anderen Währungen, die im Rahmen des CyberEnterprise business OS beliebig verwendet werden können: In Bewegungsdaten (z.B. in Angebote, Aufträge, Rechnungen, usw.) und auch in Stammdaten (z.B. bei Lieferantenpreisen, Verkaufspreisen, usw.).

Die Umrechnung zwischen Währungen wird über Währungstabellen gesteuert.

Die erfasste Währung ist die Währung, in der Währungs- oder Geldbeträge im System erfasst werden. Die Ausgabe Währung ist die Währung, in der Dokumente (z.B. Angebote, Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift, usw.) ausgedruckt werden. In Ausgangs- und Eingangsrechnungen oder in anderen Belegen, deren Werte in die interne Hauswährung umgerechnet werden müssen, wird die Ausgabewährung auch als Konvertierungswährung bezeichnet, da sie hier nicht nur für die Aufbereitung des Drucks, sondern bei der Übergabe in das interne Rechnungswesen beachtet werden muss (z.B. bei Erstellung offener Posten der Finanzbuchhaltung).

In den folgenden Aufstellungen steht beispielhaft für die Hauswährung und $ für eine beliebige Fremdwährung.

 

Fremdwährungen im Verkauf

Ein Angebot/Auftrag oder eine Rechnung/Gutschrift kann nur in einer Währung erfasst werden. In der folgenden Tabelle wird u.a. die Auswirkung einer Fremdwährung auf die Finanzbuchhaltung und deren offene Posten aufgelistet (siehe hierzu auch hier)

Fall Angebot/Auftrag Rechnung/Gutschrift Kontierung immer in Hauswährung
(Rechnungsausgangsbuch)
FiBu OP
Erfasste Währung Ausgabe Währung
(Druckwährung)
Erfasste Währung Ausgabe Währung
(Konvertierungswährung)
A
B $ $ $
C $ $ $ $ $
D $ $

 

Fall Beschreibung

A

Durchgehende Verarbeitung aller Beträge in der Hauswährung ("Normalfall")
B In diesem Fall wird der Auftrag und die Rechnung in der Hauswährung erfasst. Betrachtet man die Belege also in ClassiX, dann kann kein Unterschied zum Fall A festegestellt werden bis auf die Angabe eine Ausgabewährung ungleich der Hauswährung gepaart mit dem dazugehörigen Umrechnungskurs. Die Angabe des Kurses ist jedoch optional bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung registriert wird. Wurde zu diesem Zeitpunkt kein Kurs angegeben, wird der derzeit gültige Kurs in die Rechnung übernommen.

Die Angabe der Ausgabewährung und des Kurses spielt im ersten Schritt nur beim Drucken eine Rolle, da die Beträge hier in der Ausgabewährung zum entsprechenden Kurs aufgearbeitet und ausgegeben werden. Bei der Vorkontierung und in der Fibu wird immer auf die Erfassten Werte in Eigenwährung zugegriffen.

Die offenen Posten führen neben den Werten in der Hauswährung auch die originären Fremdwährungswerte

C Wird ein Auftrag mit einer Festen Summe in einer Währung ungleich der Hauswährung erfasst, so stellen sich alle erfassten Beträge in ClassiX® in dieser Fremdwährung dar. Bei der Ausgabe muss somit nicht umgerechnet werden für den Fall, dass der Auftrag auch in dieser Währung ausgegeben werden soll. Eine Angabe des Kurses, zu dem der Auftrag oder später die Rechnung erfasst worden ist, ist vorerst nicht nötig. Spätestens jedoch beim Registrieren der Rechnung wird der Kurs gesetzt und eingefroren.

Die Angabe des Umrechnungskurses ist in diesem Fall nicht für das Drucken sondern für die Vorkontierung wichtig. Diese wird über den festen Kurs in der Hauswährung vorgenommen.

Die offenen Posten führen neben den Werten in der Hauswährung auch die originären Fremdwährungswerte

D Für Handelsware kann es sich als sinnvoll erweisen, dass man einen Auftrag in einer Fremdwährung erfasst und diesen in der Hauswährung ausgaben möchte.

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Für alle Fälle gilt, dass die Währungsangaben des Auftrags in der Rechnung überschrieben werden können. So kann zum Beispiel Auftrag das Typ C zu einer Rechnung von Typ B werden, wenn dies von dem Benutzer so vorgegeben wird.

Manuelle Kontierung von Rechnungen mit Fremdwährungen

(siehe auch: Manuelle Kontierung)

Für den Fall B, also dass die Rechnung in der Hauswährung erfasst, aber in einer anderen Währung ausgegeben worden ist, kann die Ausgabewährung sowie der Kurs im Fenster der Manuellen Kontierung auch noch geändert werden, nachdem die Rechnung registriert worden ist. Sollte sich also nach dem Registrieren aber vor dem Verbuchen in die Fibu mit dem Kunden noch auf einen anderen, möglicherweise aktuelleren Umrechnungskurs festgelegt worden sein, so kann dieser noch gepflegt werden.

Wurde die Rechnung in einer Fremdwährung erfasst, so kann in der Manuellen Kontierung der Umrechnungskurs, nicht aber die Konvertierungswährung verändert werden.

Setzen der Ausgabewährung

Während beim Registrieren einer Rechnung der Umrechnungskurs für den Fall, dass ein Fremdwährung verwendet wird, immer gesetzt sein muss (dieser Kurs kann entweder manuell vorgegeben oder wird automatisch gesetzt (siehe auch hier)), kann man während der Auftrags-/Rechnungsbearbeitung dies noch etwas offener gestallten. Zumindest hat man die Optionen, ob der Kurs eingefroren, oder ob immer mit dem aktuellen Kurs, definiert über die globale Währungstabelle, gerechnet werden soll. Die Einstellung, welche standardmäßig verwendet werden soll, kann auch über die Optionen gesetzt werden.

Bei der Ausgabe der Belege wird die Ausgabewährung und gegebenenfalls deren Kurs auf die Druckmaske übernommen. Die Angaben können hier jedoch für das Drucken geändert werden.

Beim Erstellen eines Folgebeleges Angebot -> Neue Angebotsversion -> Auftrag -> Rechnung -> Gutschrift wird die Druckwährung und gegebenenfalls auch der Umrechnungskurs automatisch übernommen.

Fremdwährungen in VK-Preisen

Im Abschnitt Fremdwährungen als Ausgabewährung (Druckwährung) im Verkauf wurde gezeigt, welche Problemstellungen beim Umrechnen von der Hauswährung in die Ausgabewährung (Kalkulationswährung des Auftrags -Umrechnung-> Kunde) auftreten. In diesem Abschnitt wird nun der Einfluss einer Fremdwährung in den VK-Preisen auf die Auftragskalkulation (VK-Preise -Umrechnung-> Kalkulationswährung des Auftrags) hat.

Hauswährung: Währung des Mandanten
Kalkulationswährung: Die Währung, mit der der Auftrag kalkuliert wird. (Die Währung, welche durch den Nettowert des Auftrags vorgegeben wird.)
Ausgabewährung: Die Währung, in welcher der Auftrag ausgegeben (gedruckt) wird und welche als Fremdwährung zusammen mit einem eingefrorenen Kurs in der FiBu übergeben wird.

Die Probleme, welche es zu betrachten gilt, sind unter anderem die folgenden:

  • Die VK-Preise werden in der Hauswährung (€) der Muttergesellschaft geführt. Die Preise der Tochtergesellschaft werden aber in $ geführt und gegebenenfalls über eine Preiskalkulationsschema ermittelt. Durch schwankende Wechselkurse würde sich bei der Umrechnung der €-Preise in $ täglich andere $ VK-Preise ergeben.
     
  • Die Muttergesellschaft möchte seine Artikel zu festen Fremdwährungspreisen im Ausland anbieten. Auch hier würden die Umrechnung zu schwankenden Wechselkursen Probleme bereiten.
     
  • Schwankenden Wechselkursen sind auch das Problem bei der Betrachtung der Marge eines Auftrags und der Betrachtung des Auftragsbestandes. Wurde ein Auftrag in einer Fremdwährung erfasst, so würde durch die Wechselkursproblematik täglich ein neuer Auftragseingangswert in der Hauswährung ermittelt werden. Und auch die Marge würde durch Differenz €-Kosten und $-Erlöse bei täglicher Betrachtung schwanken.

Die genannten Problem werden durch eine zweite Währungstabelle zur Umrechnung der VK-Preise gelöst. Diese kann global mit der Identifikation "SALESFX" oder individuell am Angebot/Auftrag lokal hinterlegt werden. VK-Preise, welche in einer Fremdwährung in ein Angebot oder einen Auftrag eingefügt werden, werden über diese Währungstabelle umgerechnet. Hierbei gilt, dass die am Angebot/Auftrag hinterlegte Tabelle eine höhere Priorität hat, als die globale "SALESFX" Währungstabelle.

Für die Verwendung von VK-Preisen im Auftrag in verschiedenen Währungen ergeben sich somit folgende Fälle. Für alle genannten Fälle gilt € als Hauswährung und in der gültigen SALESFX ist ein fester Umrechnungskurs von 1,25$ zu 1,00€ definiert.

  VK-Preise in € VK-Preise in $
Auftrag erfasst in € Keine Besonderheiten Es werden die VK-Preise über die Währungstabelle (SALESFX oder lokal) in € umgerechnet.
Bsp.: Ein VK-Preis von 125$ führt zu einem Preis von 100€ im Auftrag
Auftrag erfasst in $ Es werden die VK-Preise über die Währungstabelle (SALESFX oder lokal) in $ umgerechnet.
Bsp.: Ein VK-Preis von 100€ führt zu einem Preis von 125$ im Auftrag.
Die VK-Preise werden 1 zu 1 in den Auftrag übernommen.
Es muss jedoch eine Währungstabelle (SALESFX oder lokal) angelegt worden sein, damit die Umrechnung in die Hauswährung fest ist.

Am Mandanten kann hinterlegt werden, ob eine Währungstabelle (SALESFX oder lokal) vorhanden sein muss, wenn Kalkulationswährung des Auftrag oder die Währung eines VK-Preises in einer Fremdwährung verwendet wird. Bei gesetzter Option kommt es zu einer Fehlermeldung, wenn dies nicht der Fall ist. Ist die Option nicht gesetzt, wird die EUROFX Tabelle zur Umrechnung herangezogen und es kommt zu den oben genannten Währungsschwankungen.

 

Fremdwährungen im Einkauf

Im Einkauf sind vor allem Bestellungen und Eingangsrechnungen die Belege, bei denen Fremdwährungen eine Rolle spielen. Hierbei gibt es jedoch einen wesentlichen Unterschied zum Verkauf. Während in Verkaufsbelegen (Angebote, Aufträge, Ausgangsrechnungen) - zumindest in den meisten Fällen - die Verkaufspreise in der Hauswährung erfasst und eine Fremdwährung + Umrechnungskurs "nur" für die Ausgabe der Preise im Druck angegeben werden, ist dieses im Einkauf anders. Hier werden die Belege selbst (Bestellung, Eingangsrechnung) in einer Fremdwährung erfasst: Eine Eingangsrechnung, die z.B. in $ eingeht, sollte natürlich auch in $ erfasst werden. Wird also eine Eingangsrechnung in einer Fremdwährung erfasst, so MUSS der dazugehörige Umrechnungskurs angegeben werden. Die Ursache hierfür ist in der Vorkontierung zu suchen, welche immer in der Hauswährung vorgenommen wird. Würde man den Umrechnungskurs nicht einfrieren, so würde es zu Abweichungen zwischen dem Kontierten- und dem Bruttowert kommen, wenn sich der Umrechnungskurs in der Währungstabelle ändert.

Eine Bestellung oder eine Eingangsrechnung/Eingangsgutschrift kann nur in einer Währung erfasst werden. In der folgenden Tabelle wird die Auswirkung einer Fremdwährung auf die Finanzbuchhaltung und deren offene Posten aufgelistet (siehe hierzu auch hier):

Fall Eingangsrechnung/Eingangsgutschrift Kontierung immer in Hauswährung
(Rechnungseingangsbuch)
FiBu OP
Erfasste Währung
A
B $ $

 

Fall Beschreibung

A

Durchgehende Verarbeitung aller Beträge in der Hauswährung ("Normalfall")
B Wird eine Eingangsrechnung/Eingangsgutschrift in einer Währung ungleich der Hauswährung erfasst, so stellen sich alle erfassten Beträge in dieser Fremdwährung dar. Die Angabe eines Umrechnungskurses ist für die Vorkontierung zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung wichtig.

Die offenen Posten führen neben den Werten in der Hauswährung auch die originären Fremdwährungswerte

 

Fremdwährungen in der Finanzbuchhaltung

Grundsätzlich werden die Konten der Finanzbuchhaltung in der Hauswährung geführt, diese wird im Mandanten festgeschrieben. Es gilt aber in verschiedenen Fremdwährungen Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Ausgangs- und Eingangszahlungen und Fremdwährungskonten bearbeiten und buchen zu können.

Ausgangsrechnungs- und Ausgangsgutschriftsbelege werden bereits bei der Registrierung (Zeitpunkt der automatischen oder später auch manuellen Vorkontierung) in die Hauswährung konvertiert (siehe Fremdwährungen im Verkauf), bei Eingangsrechnungs- und Eingangsgutschriftsbelegen wird bereits bei deren Erfassung der Umrechnungskurs festgelegt (siehe Fremdwährungen im Einkauf). Die so bereits in den Vorbelegen fest hinterlegten Umrechnungskurse werden in die Finanzbuchhaltung übernommen.

Die Weiterverarbeitung von automatisch eingelesenen Bankauszügen in der Finanzbuchhaltung wird im Abschnitt Fremdwährungen in Bankauszügen beschrieben, doch zunächst folgt erst die Beschreibung der Verarbeitung von Fremdwährungen bei manuellen Buchungen.

Fremdwährungen bei manuellen Buchungen

Der Soll- oder Haben Wert einer Buchung kann in jeder beliebigen Fremdwährung angegeben werden, soweit ein Umrechnungskurs in die Hauswährung vorhanden ist. Ist eine Währungstabelle angemeldet, dann wird der Umrechnungskurs - soweit dieser in der Währungstabelle als Umrechnungskurs in die Hauswährung vorhanden ist - automatisch ermittelt und der Fremdwährungsbetrag in einen Betrag in Hauswährung umgerechnet. Dieser automatisch ermittelte Betrag kann mittels einer speziell vorzunehmender Einstellung auch manuell nachgepflegt werden.

Fremdwährungen in Bankauszügen

Bei Übernahme von Bankauszügen aus Bankkonten mit Fremdwährung oder bei Bankbuchungen mit Eingangs- oder Ausgangszahlungen in Fremdwährung wird als Vorstufe zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung eine sofortige Umrechnung in die Hauswährung vorgenommen. Soll diese Umrechnung anhand des Datums des Kontoauszugs erfolgen, muss dieses im Mandanten hinterlegt werden.

 

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