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Lieferantenerklärung

Lieferantenerklärung

Allgemein

Hinter dem Schlagwort "Lieferantenerklärung" verbirgt sich die Verpflichtung der Lieferanten Erklärungen über den Ursprung ihrer Waren abzugeben. Die Ursprungserklärung wird hierbei über eine Ursprungsanfrage bei den Lieferanten eingefordert. Das Lieferantenerklärungsmodul unterstützt die Erstellung der Ursprungsanfragen. So wird zum Beispiel ermittelt welche Teile bei welchen Lieferanten angefragt werden müssen. Hierbei wird zum Beispiel das A-, B-, C-Lieferanten Kennzeichen, der Teileverbrauch, der Bezug der Teile von welchen Lieferanten etc. berücksichtig, um nur die relevanten Ursprungsanfragen zu erstellen.

Wurden alle Bestellartikel-Lieferanten Informationen zusammengesucht, kann diese Liste über einen Report schnell ausgedruckt werden.

Der nächste Schritt ist nun die Erstellung der Ursprungsanfragen. Dies geschieht über einen Funktionsaufruf aus dem Lieferantenerklärungsmodul, bei dem eine Anfrage für jeden Lieferanten mit den jeweiligen relevanten Bestellartikeln erstellt wird. Nachdem die Anfragen erstellt wurden, können Sie auch sofort in einem gedruckt und versendet werden. Die erstellen Anfragen werden im System gespeichert und beim jeweiligen Lieferanten, Bestellartikel und Sachbearbeiter verbucht, so dass sie zu einem späteren Zeitpunkt einfach und schnell wieder aufzufinden sind.

Wenn dann ein Lieferant auf eine Bestellanfrage des Type Ursprungswarennachweis oder Lieferantenerklärung antwortet, so wird über dessen Vorgangsordner die letzte zutreffende und noch offene (also noch angefragte) Bestellanfrage ausgewählt und man kann dann für alle, einige oder auch nur einzelne Bestellartikel die jeweilige Antwort einpflegen.
Zum Schluss kann man dann diese Antworten per Knopfdruck aus dem Bestellanfragenfenster heraus in die Lieferantenvereinbarung des Bestellartikels zurück schreiben also aktualisieren.

In der Lieferantenvereinbarung werden Ursprungskennzeichen mit einer Gültigkeit und einer Historie versehen. Auf diese Weise kann man auch für früher erstellte Waren eine Ursprungswarenerklärung abgeben. Da die Ursprungsanfragen nicht gelöscht werden, stellen auch sie eine Art Historie da, welche allerdings nicht automatisiert ausgewertet wird.

 

Lieferantenerklärungen über Excel

Die Kommunikation zwischen dem Einkauf und den Lieferanten ist sehr kostenintensiv, wenn man die Anfragen schriftlich an den Lieferanten schickt. Hierbei schlägt insbesondere der hohe Zeitaufwand beim Einpflegen der geantworteten Ursprungsangaben zu buche. Dieses Problem kann gelöst werden, wenn die Anfragen per Mail an den Lieferanten geschickt werden. Neben dem PDF, welches der Email beigefügt wird, erhält der Lieferant auch ein Excel Formular, welche er bzg. der Ursprungsangaben ausfüllen und zurück senden kann. Über eine Importfunktion kann diese Exceldatei direkt aus Outlook nach ClassiX über die Anfragemaske importiert werden. Eine manuelle Erfassung ist nicht mehr notwendig.

Funktionalität