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Projektabwicklung

Projektabwicklung

reel01.gif Microsoft Project

mainprocess.jpgEntsprechend dem Wertschöpfungsprozess wie er in ClassiX® definiert ist (siehe Ablaufdiagramm), geht der Angebotserstellung und dem Auftragseingang die Projektgrobplanung voraus. Diese Grobplanung ist oft vom Auftraggeber vorgegeben, z.B. wenn das Unternehmen selbst als Subunternehmer in einem größeren Projekt auftritt. Als Tool für die Projektplanung ist Microsoft Project weit verbreitet, weshalb die Planung oft in diesem Format schon vorliegt. Um in ClassiX® mit der Planung der eigenen Ressourcen beginnen zu können, muss diese Grobplanung entsprechend übernommen werden. Dazu stellt ClassiX® eine Schnittstelle zu Microsoft Project zur Verfügung. Diese Schnittstelle ist so leistungsfähig, dass auch spätere Änderungen an der Grobplanung seitens des Auftraggebers bei schon verfeinerter Planung in ClassiX® noch übernommen werden können. Falls die Grobplanung wieder im MS Project Format benötigt wird, stellt ClassiX® auch noch eine Exportfunktion bereit.

Ablaufdefinition

Die Funktionen der MS Project Schnittstelle sind auf folgenden Ablauf ausgelegt:

  1. Es erfolgt ein erstmaliger Import der Daten aus MS Project nach ClassiX®
  2. Der Projektplan in ClassiX® wird immer wieder mit neuen Informationen aus MS Project aktualisiert
  3. Wenn nötig kann der Projektplan auch aus ClassiX® auch wieder in eine neue MS Project Datei exportiert werden

Ein Abgleich der Daten aus ClassiX® heraus in eine schon vorhandene MS Project Datei ist nicht vorgesehen, da in der Definition des Ablaufes der Projektplanung davon ausgegangen wird, dass die Grobplanung grundsätzlich in MS Project vorgenommen wird und in ClassiX® dann nur als Ausgangsbasis für die eigene Detail-/Feinplanung genutzt wird. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit einer leistungsfähigen Abgleichfunktion, welche die Daten in ClassiX® aktualisiert, nicht jedoch für den umgekehrten Weg. Allerdings gibt es aufgrund dieser Annahmen einige Fälle, in denen kein automatischer Abgleich durchgeführt werden kann. Diese sind mit ihren Ursachen im Folgenden kurz aufgeführt:

Meldung Ursache Lösung
project11.JPG Ein Vorgang wurde in der aktuell vorliegenden Fassung der MS Project Datei entfernt. In diesem Falle bricht der automatische Abgleich ab, da unter Umständen in ClassiX® mit diesem Vorgang schon geplante Ressourcen etc. verbunden sind. Um diese nicht zu verlieren, wird der Abgleich nicht durchgeführt. Der Benutzer muss kontrollieren, inwieweit der Vorgang schon in ClassiX® geplant ist. Im einfachsten Fall kann der Vorgang in ClassiX® einfach gelöscht werden und der nächste automatische Abgleich läuft wie gewohnt. Ansonsten müssen die verwendeten Ressourcen in ClassiX® umgeplant werden und dann der Vorgang entfernt werden.
project12.JPG Ein Vorgang wurde in ClassiX® per Hand erstellt und hat dadurch keinerlei Verbindung zu MS Project. Mit einem somit unbekannten Knoten kann kein Abgleich durchgeführt werden. Grundsätzlich ist entweder nur das erstellen des Plans per Hand in ClassiX® oder nur der Import/Abgleich mit MS Project möglich. Auch hier muss der Benutzer kontrollieren, ob der Vorgang in ClassiX® verwendet wird. Um wieder den automatischen Abgleich mit MS Project nutzen zu können, muss der Vorgang auf jeden Fall entfernt werden. Dazu müssen auch hier eventuell Ressourcen etc. umgeplant werden.

Eine genaue Dokumentation der verschiedenen Meldungen und Symbole findet sich in der Dokumentation zum Kostenträger.

Beispiel

Grundsätzlich kann in ClassiX® zu jedem Kostenträger eine Projektplanung vorgenommen werden. Dazu gibt es entsprechende Funktionen im Kostenträgermodul, als auch die Möglichkeit, Netzpläne mit dem Objektnetz zu visualisieren. Die Schnittstelle zu Microsoft Project ist über das Kostenträgermodul verfügbar. Im Folgenden wird das Vorgehen zum effektiven Einsatz der Projektplanung und der Microsoft Project Integration an einem Beispiel vorgestellt.

project1.JPG Ausgangspunkt für die Projektplanung und -abwicklung ist der Kostenträger bzw. das Projekt selbst. Es enthält sämtliche Informationen die zur Weiterverarbeitung wichtig sind. Die eigentliche Planung findet unter der Lasche "Netzplan" statt. Hier werden die einzelnen Vorgänge des Projekts in ihrer sachlichen Struktur dargestellt.
project2.JPG Zu Beginn ist jedoch noch kein Netzplan vorhanden, dieser soll nun erstmalig aus MS Project importiert werden. Hierzu findet man im Kontextmenu unter dem Punkt "MS Project" alle Funktionen der MS Project Schnittstelle. Zu Anfang ist hier nur der Punkt "Import" interessant, er ermöglicht den Import aus MS Project wenn noch kein Projektnetz in ClassiX® vorhanden ist.
project3.JPG Nach Auswahl der MS Project Datei (*.mpp) erscheint ein Statusfenster, welches Auskunft über den Fortschritt des Importvorgang gibt. Im oberen Teil wird noch einmal die gewählte Datei sowie der Gesamtfortschritt angezeigt. Im unteren Teil erscheinen Meldungen zu den einzelnen Schritten, die durchgeführt worden sind. So lässt sich genau nachvollziehen, wie der Import abgelaufen ist. Die Meldungen lassen sich über den Knopf "Meldungen speichern" in einer Textdatei sichern. Über den Knopf "In Zwischenablage kopieren" können die Meldungen z.B. nach MS Excel übertragen werden. Im Hintergrund sieht man nun den Netzplan, wie er innerhalb des Kostenträgers in seiner Struktur dargestellt wird.
project9.JPG Über den entsprechenden Knopf auf der Werkzeugleiste lässt sich auch in ClassiX® der Projektplan in seiner zeitlichen Struktur anzeigen (Netzplan). Siehe hierzu auch die Dokumentation zum Objektnetz für Projektplan.
project4.JPG Wenn sich nun etwas in der allgemeinen Projektplanung ändert und das Unternehmen z.B. von seinem Auftraggeber eine aktualisierte MS Project Datei bekommt, dann können diese Änderungen auch nach ClassiX® übernommen werden. Allerdings reicht hier ein einfacher Import nicht mehr aus, da unter Umständen in ClassiX® die Planung schon weiter gediehen ist, z.B. Ressourcen reserviert worden sind. Daher sollen die schon vorhanden Vorgänge nach Möglichkeit erhalten bleiben und nur die Änderungen aus MS Project (Terminänderungen, Namen und Bezeichnungen) übernommen werden. Dazu gibt es im Kontextmenü die Funktion "Abgleich", welche sich in zwei Operationen teilt. Zum einen die "Analyse", welche eine MS Project Datei untersucht, mit dem aktuellen Projektplan in ClassiX® vergleicht und dann die nötigen Änderungen anzeigt. Der Punkt "Ausführen" prüft auch per Analyse welche Änderungen nötig sind, führt diese dann aber auch gleich durch.
project5.JPG Auch das Ergebnis der Analyse wird im Statusfenster angezeigt, ein grüner Doppelpfeil zeigt an, dass hier etwas aktualisiert werden muss und das dies automatisch durchführbar ist. Auch das Endergebnis der Analyse wird in der Liste mit den Meldungen angezeigt. Selbstverständlich sind auch hier wieder die schon oben erwähnten Funktionen des Statusfenster verfügbar.
project6.JPG Wenn dann der Abgleich durchgeführt wird, erfolgt auch zunächst die Prüfung durch die Analyse. Bei positivem Ergebnis werden dann die nötigen Aktionen direkt durchgeführt. Auch hier werden die einzelnen Schritte wieder genau im Protokoll mit den entsprechenden Meldungen festgehalten.
project7.JPG Falls der Projektplan noch einmal als MS Project Datei benötigt wird, die original Datei aber nicht mehr vorliegt, lässt sich der Plan auch aus ClassiX® in eine neue MS Project Datei exportieren. Hierzu wird einfach die entsprechende Funktion im Kontextmenü gewählt. Das Statusfenster kommt auch hier wieder zum Einsatz.
project8.JPG Der bisher noch nicht erwähnte Punkt "Historie" im Kontextmenü bietet eine Übersicht über die bisher erfolgten Import-, Export- oder Abgleichvorgänge. Hier wird genau dargestellt, was wann passiert ist und wer der Bearbeiter war. Zusätzlich wird der Pfad der verwendeten MS Project Datei angezeigt. In der Datenbank wird auch das Protokoll der Aktion gespeichert, ebenso wie die verwendete MS Project Datei. Beides lässt sich über die entsprechenden Knöpfe anzeigen. Ein Eintrag in der Historie kann über den Knopf "Löschen" auch wieder entfernt werden (z.B. nach Beendigung des Projekts).
project10.JPG Über den Punkt "Optionen" im Hauptmenü lassen sich einige Einstellungen zu der Historie vornehmen. So kann eingestellt werden, welche Art von Aktionen in die Historie aufgenommen werden sollen sowie welche zusätzlichen Informationen in der Datenbank gespeichert werden sollen (Protokoll und/oder originale MS Project Datei).

Funktionalität