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Vorgangsbeleg

Vorgangsbeleg

 

Beschreibung

Ein Vorgangsbeleg dokumentiert zum Einen eine abgeschlossene Tätigkeit (Aktivität), wie z.B. eine geführte Besprechung, eine Tätigkeitsanweisung oder einen geschriebenen Brief, zum Anderen aber auch eine geplante Tätigkeit (Planung). Ist ein Vorgangsbeleg als "Planung" gekennzeichnet, erhält er automatisch den Status "Wiedervorlage" aus dem ausgewählten Geschäftsprozess, sofern es einen gibt. Diese Wiedervorlagen können dann über die Liste "Meine Wiedervorlagen" abgerufen und per Intervall geprüft werden.

Sowohl Aktivität als auch Planung können Aktiv oder Passiv sein. Aktive Vorgänge sind ausgehend von der eigenen Firma zu einem Partner. Passive Vorgänge sind eingehend von einem externen Partner zur eigenen Firma ( z.B. Kunde ruft mich an, Kunde schreibt Mail an mich, etc. ). Aktivität oder Planung können zur Verfolgung der Abarbeitung als "erledigt" gekennzeichnet werden.

Einem Vorgangsbeleg können ein oder mehrere Empfänger zugeordnet werden.  Für jeden einzelnen Empfänger wird beim Ausdruck ein Dokument gedruckt bzw. eine e-mail oder ein Fax verschickt. Je nachdem, was als Typ des Vorgangs gewählt ist (Brief, Fax, E-Mail etc.) wird neben dem Namen des Empfängers die entsprechende Kontaktinformation ausgegeben, also Adresse, Faxnummer oder E-Mail Adresse.  Damit werden Vorgangsbelege z.B. auch für das Erstellen von Serienbriefen eingesetzt. Diese können per Kontextmenü auf der entsprechenden Zeile verändert werden.

Allen Geschäftsobjekten können - organisiert über Vorgangsordner - beliebig viele Vorgangsbelege zugeordnet werden. Ein Geschäftsobjekt kann dabei z.B. ein Partner, eine Partnerrolle (z.B. Lieferant), ein Teil, eine Teilerolle (z.B. die Fertigungsrolle), eine Stückliste, usw. oder sogar auch ein anderer Beleg sein, wie z.B. ein Auftrag, eine Rechnung, oder ein anderer Vorgangsbeleg. Andererseits kann jeder Vorgangsbeleg selbst mit beliebig vielen Geschäftsobjekten verbunden werden. Die Vorgangsbelege sind dann in diesen Vorgangsordnern verbucht und unterstützen somit den Workflow von Informationen.

Vorgangsbelege können mit Angabe des Vorgangtyps (Notiz, Brief, Telefonat, usw.) auch direkt von einem Geschäftsobjekt aus erstellt werden. Ist der Vorgangstyp Brief, Fax oder e-mail wird das Geschäftsobjekt (der Partner oder die Partnerrolle) automatisch auch als Empfänger eingetragen, ansonsten wird am Vorgangsbeleg automatisch nur dessen Vorgangsordner registriert.

Ist das Geschäftsobjekt ein Ansprechpartner, dann wird neben dem Vorgangsordner des Ansprechpartners auch der Vorgangsordner seiner Firma bzw. der Firmenrolle eingefügt, aus der der Ansprechpartner aufgerufen wurde.

Mit Vorgangsbelegen wird somit u.a. eine Kunden Kontaktverwaltung im Sinne einer CRM Funktionalität möglich: Hinterlegung von Informationen über z.B. Telefonate, Brief- und E-Mail Verkehr mit dem Kunden (Aktivitäten), oder Planungen mit i.d.R. einer Wiedervorlage, um z.B. Marketing-/Verkaufsaktionen zu fördern.

Einem Vorgangsbeleg können beliebig viele externe Dokumente hinzugefügt werden. Wordtexte, Excel-Tabellen und Zeichnungen werden direkt angezeigt und die Objekte können per Doppelklick bearbeitet werden. Damit auf jeder Seite ersichtlich ist, ob Externe Dokumente einem Beleg hinzugefügt wurden, erscheint deren Anzahl direkt auf dem entsprechenden Reiter. In der Liste werden sowohl Typ der Datei als auch die Anwendung, welche für diesen Typ registriert ist, angegeben.

Die hiermit hinzugefügten Dokumente sind aus Sicherheitsgründen direkt dem Vorgangsbeleg zugeordnet und werden nicht als Assoziationen innerhalb der Beleghistorie gepflegt.

Weiterhin kann man für jedes externe Dokument eine Beschreibung eingeben (über den Knopf 'Beschreibung'). Als letzte Information wird noch der Dateiname angegeben, unter welchem die Datei auf der Festplatte gespeichert war/ist.

Alle angehefteten Dateien werden beim Versand per E-Mail als Anhang mitverschickt. Die Verarbeitung sämtlicher Microsoft Office Dateitypen ist standardmäßig gewährleistet.

Um Belegketten (zu ein und der selben Aktivität/Planung) zu erstellen, können von einem Beleg auch Nachfolgebelege erstellt werden. Diese dienen z.B. dazu, den Kundenkontakt bezüglich eines Themas zu verfolgen, z.B. erstes Telefonat - Info Mail zugeschickt - zweites Telefonat - Präsentation - drittes Telefonat etc. Die Verkettungen eines Belegs zu seinen Vorgänger- oder Nachfolgerbelegen werden in der Belegverknüpfungen Lasche angezeigt.

Jeder Vorgangsbeleg ist einem Geschäftsprozess zugeordnet und kann verschiedene Stati annehmen, welche manuell gesteuert werden.
Es können jederzeit neue Geschäftsprozesse für die Vorgangsbelege erstellt werden. Das Kennzeichen des neuen Geschäftsprozesses muss mit "TXN_NOTE_WFL" beginnen, um als Vorgangsbeleg Prozess erkannt zu werden.

Das Feld "Bearbeiter" kennzeichnet den Mitarbeiter bzw. die Kostenstelle, die diese "Aufgabe" erledigen muss, bzw. in dessen Vorgänge und eventuell Wiedervorlagen dieser Vorgangsbeleg gebucht wird.

 

Funktionalität

Eingabefenster

Dieses Fenster dient der Pflege von Vorgangsbelegen. Sie können einen Vorgangsbeleg auswählen, in dem Sie im Feld "Nummer" die Nummer des gewünschten Vorgangsbelegs eingeben und mit RETURN bestätigen.

Beim Anlegen eines Vorgangsbeleges werden Datum, Zeit, Art, Ersteller und Bearbeiter (aus dem angemeldeten Benutzer) und - falls nicht anders vorgegeben - der Vorgangsordner des Benutzers -  vorgegeben. Wird ein Empfänger ausgewählt wird, so wird der Vorgang auch in dessen Vorgangsordner registriert. Die Vorgangsbelegnummer wird nach dem Speichern des Vorgangsbelegs automatisch vergeben.

Das Textfeld (Feld "Nachricht") des Beleges kann auch im Wordformat erfasst werden. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Beleg als Brief oder Fax erstellen (Feld "Vorgangstyp", allerdings nur, wenn Vorgangsart "aktiv" ist) oder wenn Sie den Menüpunkt manuell aufrufen (Bearbeiten -> Format -> MS-Word).

Gespeicherte Vorgangsbelege können kopiert oder es kann ein Nachfolgebeleg erstellt werden:

  • Kopie: Der Vorgangsbeleg wird kopiert. Datum und Zeit werden aktualisiert. Auch die Empfänger, alle Vorgangsordner, der Nachrichtentext und die externen Dokumente werden übernommen bzw. ebenfalls kopiert.
     
  • Nachfolgebeleg: Es wird einer neuer Vorgangsbeleg als Nachfolger des Ursprungbelegs erstellt. Als Ersteller und Bearbeiter wird der aktuelle Benutzer eingetragen. Nur die Empfänger und Vorgangsordner werden in den Nachfolgebeleg übernommen,  der Vorgangstyp bleibt im Nachfolgebeleg erhalten. Der Ursprungsbeleg wird automatisch auf erledigt gesetzt.
Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Neuen Vorgangsbeleg anlegen Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg
: Vorgangsbeleg kopieren Der gerade bearbeitete Vorgangsbeleg wird kopiert
: Nachfolgebeleg erstellen Erstellt einen Nachfolgebeleg zum gerade bearbeiteten Vorgangsbeleg
: Vorgangsbeleg löschen Der gerade bearbeitete Vorgangsbeleg wird gelöscht
: Empfänger -
: : Einfügen -
: : : Mitarbeiter einfügen Selektionsfenster zur Auswahl der Mitarbeiter aufrufen
: : : Benutzer einfügen Selektionsfenster zur Auswahl der Benutzer aufrufen
: : : Privatperson einfügen Selektionsfenster zur Auswahl der Personen aufrufen
: : : Ansprechpartner einfügen -
: : : : Über selektierte Firma/Partnerrolle Die Ansprechpartner der selektierten Firma bzw. Partnerrolle werden zur Auswahl angelistet
: : : : Über Firmensuche Firmensuche zur Auswahl eines Ansprechpartners aufrufen
: : : : Über erweiterte Suche Erweiterte Suche zur Auswahl eines Ansprechpartner aufrufen
: : : Firma einfügen Selektionsfenster zur Auswahl der Firmen aufrufen
: : Entfernen Selektierten Empfänger entfernen
: : Empfänger in die Zwischenablage kopieren Die Liste der Empfänger wird in die Zwischenablage kopiert
: Vorgangsordner -
: : Einfügen -
: : : Vorgangsordner der Empfänger einfügen Die Vorgangsordner der in der Liste der Empfänger selektierten Empfänger werden dem Beleg zugeordnet. Sind keine Empfänger ausgewählt, werden die Vorgangsordner aller Empfänger zugeordnet
: : : Person einfügen -
: : : : Mitarbeiter Selektionsfenster zur Auswahl der Mitarbeiter aufrufen
: : : : Benutzer Selektionsfenster zur Auswahl der Benutzer aufrufen
: : : : Privatperson Selektionsfenster zur Auswahl der Personen aufrufen
: : : : Ansprechpartner -
: : : : : Über selektierte Firma/Partnerrolle Die Ansprechpartner der selektierten Firma bzw. Partnerrolle werden zur Auswahl angelistet
: : : : : Über Firmensuche Firmensuche zur Auswahl eines Ansprechpartners aufrufen
: : : : : Über erweiterte Suche Erweiterte Suche zur Auswahl eines Ansprechpartner aufrufen
: : : Firma einfügen Selektionsfenster zur Auswahl der Firmen aufrufen
: : : VK-Kostenträger einfügen Selektionsfenster zur Auswahl der VK-Kostenträger aufrufen
: : Entfernen Selektierten Empfänger entfernen
: : Navigieren -
: : : Vorgangsordner Zum Listenfenster des Vorgangsordners navigieren
: : : Vorgangshalter Zur Bearbeitungsmaske des Vorgangshalters navigieren (z.B. zum Ansprechpartner, zur Firma, usw.)
: Format -
: : Text Der Nachrichtentext wird als einfacher Text gepflegt.
: : MS-Word Der Nachrichtentext wird als Worddokument gepflegt.
: Drucken -
: : Mit OLE im Vordergrund Es wird das Druckfenster im normalen ClassiX® - Prozess geöffnet
: : Mit OLE im Hintergrund Es wird das Druckfenster in einem eigenen ClassiX® - Prozess geöffnet, so dass während des Druckens in ClassiX
: : Direkte Ausgabe Die Ausgabe (per Druck, Email, etc.) wird direkt ohne zwischengeschaltetes Druckfenster gestartet.
: : Adressaufkleber drucken Erstellen von Etiketten für die selektieren Empfänger. Es muss dafür mindestens ein Dokument für den Bereich "Adress-Etikett" definiert werden. Existiert nur ein Dokument von diesem Bereich, so wird direkt dieses Dokument für die Erstellung der Etikett verwendet. Wenn mehrere Etiketten existieren, öffnet sch ein Auswahlfenster mit den möglichen Dokumenten. Nach der Auswahl des gewünschten Dokuments wird dies verwendet.
: Externes Dokument einfügen -
: : Datei Externe Datei wird über Auswahlfenster eingefügt
: : Email aus Outlook Eine in Outlook selektierte Email wird als Dokument eingefügt.
: Fenster schließen Fenster schließen
Optionen Optionsfenster aufrufen
Suchen Listenfenster aufrufen
Toolbar
Symbol Beschreibung
save.png Änderungen am Vorgangsbeleg werden gespeichert.
new.png Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg
delete.png Der angezeigte Vorgangsbeleg wird gelöscht
copy.png Erzeugt eine Kopie des aktuellen Vorgangbelegs
CX_PROCEEDINGS_new.png Erstellt einen Nachfolgebeleg zum aktuellen Vorgangsbeleg
tree.png Anzeigen der Beleghistorie des aktuellen Vorgangsbelegs
CX_PRINTER_hardcopy.png Die Daten des angezeigten Vorgangbelegs werden in der Druckvorschau angezeigt
CX_PRINTER.png Vorgangsbeleg per OLE drucken, faxen oder per E-Mail versenden
(Das sich öffnende Kontextmenü wird hier beschrieben.)
CX_DOCUMENT_COMPONENT_insert.png Die selektierten Textbausteine werden in die Nachricht eingefügt. Knopf ist nur sichtbar, wenn das Feld "Nachricht" auf Word eingestellt ist
CX_DOCUMENT_COMPONENT_insert.png Die selektierten Dokumentbausteine werden an den Vorgang angefügt. Knopf ist nur sichtbar, wenn das Feld "Nachricht" auf Word eingestellt ist
Felder
Feld Beschreibung
Belegdaten
: Beleg -
: : Nummer Vorgangsbelegnummer. Über die Knöpfearrow_in.pngbzw. arrow_out.png können die mit diesem Beleg direkt verknüpften Vorgänger- oder Nachfolgebelege aufgerufen werden
: : Angelegt am Datum der Erstellung des Vorgangbelegs
: : um Zeitpunkt der Erstellung des Vorgangbelegs
: : Ersteller Ersteller des Vorgangbelegs (kann mit dem Bearbeiter des Vorgangbelegs identisch sein)
: : Workflow Auswahl des Workflows für den Vorgangsbeleg. Die Stati des hier ausgewählten Workflows werden im Feld "Status" angezeigt. Über das Optionsfenster kann ein Workflow standardmäßig ausgewählt werden.
: Vorgang -
: : Vorgangstyp Folgende Typen sind voreingestellt

Typ des Vorgangsbeleges, wie Notiz, Brief, Telefonat, e-mail, Meeting, usw. Wird auf die Vorgangstypen Brief oder Fax umgestellt und ist die Vorgangsart auf "aktiv" eingestellt, wird das Feld "Nachricht" automatisch auf Word umgestellt.

 

: : Vorgangsart "Aktivität" für einen erfolgten oder ein in der Zukunft tatsächlich durchzuführenden Vorgang. "Planung" ist generell für eine zukünftige, dabei aber eher wage Aktivität vorgesehen. Dieses ist z.B. eher auch dann der Fall, wenn "Andere" für die vermeintliche Aktivität verantwortlich sind (Kennung "passiv"). Durchgeführte "Aktivitäten" wie auch - nicht durchgeführte, aber auch nicht mehr durchzuführende - Planungen werden mit der Erledigt Kennung abgeschlossen. Der Status wechselt dann ebenfalls automatisch auf "Erledigt".

Ist die Vorgangsart eine "Aktivität", dann ist das Datum des Vorgangbelegs ein Vorgangsdatum, bei "Planung" ist es ein Wiedervorlagedatum. Es besteht die Möglichkeit den Bearbeiter automatisch über das Erreichen des Wiedervorlagedatums/-termins zu informieren, dazu muss die Intervallsprüfung für Wiedervorlagetermine im Mandaten und/oder Benutzer aktiviert sein.
: : Aktiv oder Passiv Ein "Aktiv"-er Vorgang wird vom Bearbeiter, ein "Passiv"-er Vorgang von dem oder den Partnern initiert: die Beschriftung der Lasche ändert sich entsprechend von "Empfänger" auf "Partner" und umgekehrt
: : Vorgangsdatum oder Wiedervorlage Bearbeitungs- oder Wiedervorlagedatum  (Auch Datumszeiträume sind erlaubt). Der Knopf reload.png stellt als Datum das Tagesdatum in das Feld ein
: : Uhrzeit Bearbeitungszeitpunkt-(raum). Der Knopf reload.png stellt die aktuelle Uhrzeit in das Feld ein
: : Status Falls der Prozess Zustände hat, können diese manuell ausgewählt werden. Im Regelfall erhält ein Vorgangsbeleg dann (manuell) einen (End-)Status zugewiesen, wenn es sich um das Ende einer Belegkette handelt
: : Erledigt
: : Erledigt- "Datum"
Der Vorgang/Vorgangsbeleg kann hier als erledigt gekennzeichnet werden, wodurch das Feld Erledigt- "Datum" erscheint mit dem aktuellen Datum.
Datum, an dem die Aktion/der Vorgang/der Vorgangsbeleg erledigt wurden
: Bearbeiter (intern) -
: : Bearbeiter Bearbeiter des Vorgangs (kann mit dem Ersteller des Belegs identisch sein). Kann ein Mitarbeiter oder eine Kostenstelle sein.
: Partner (extern) Hat der Vorgangsbeleg nur einen Empfänger oder Vorgangsordner, dann werden diese Daten in dieser Gruppe nur zur Ansicht ausgegeben. Ansonsten wird ein Hinweis ausgegeben, dass es mehr als einen Empfänger/Vorgangsordner gibt
: : Partner Ausgabe des Namens des ersten in den Empfängern oder in der Liste der Vorgangsordner gefundenen Firma
: : Ansprechpartner Ausgabe des Namens des ersten in den Empfängern oder in der Liste der Vorgangsordner gefundenen Ansprechpartners. Ist der erste gefundene Ansprechpartner der Bearbeiter des Vorgangsbelegs, wird der nächste Ansprechpartner ausgegeben
: : Korrespondenz Ausgabe der ersten Korrespondenz (in Abhängigkeit des Vorgangstyps: bei einem Brief die Straßen- oder Postfachadresse, bei einer E-Mail die E-Mail Adresse, usw.) des ersten in den Empfängern oder in der Liste der Vorgangsordner gefundenen Ansprechpartners
: : Betreff Betrefftext wird in Wordtexten automatisch als Dokumentenvariable benutzt { DOKVARIABLE description }
: Nachricht Text oder Worddokument

Text oder Worddokumente mit variablen Inhalten

: : Setze Zeitstempel Mit diesem Knopf wird als oberste Zeile in den Text ein Zeitstempel gesetzt. Ein bereits vorhandener Text wird mit Leerzeilen darunter gesetzt.

Ist die Vorgangsart eine Aktivität, werden außerdem das Vorgangsdatum und - falls bereits gesetzt - die Uhrzeit entsprechend angepasst

Empfänger Mit der Option "Freie Sortierung" kann die Liste der Empfänger beliebig nach den Spalten sortiert werden, bei der Option "Feste Reihenfolge" wird die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt und die Spalten können nicht sortiert werden.

Hat man einen oder mehrere Empfänger selektiert, dann wird durch Drücken des Knopfs CX_E_MAIL_send.pngeine neue E-Mail erstellt mit den entsprechenden E-Mail Adressen der selektierten Empfängern. Es werden nur die Empfänger berücksichtigt, die tatsächlich auch eine E-Mail Adresse haben.

Über den Knopf Einfügen öffnet sich ein Kontextmenü zum Einfügen von Partnerobjekten verschiedener Typen. Einzeln oder mehrfach selektierte Empfänger können mit dem Knopf "Entfernen" aus der Liste entfernt werden, deren Vorgangsordner werden aber nicht automatisch mit entfernt.

: Empfänger Empfänger der Nachricht; Beim Druck wird für jeden Empfänger ein Dokument gedruckt.

Empfänger können auch per Drag&Drop eingefügt werden, wobei bei Partnerrollen der Partner selbst (Firma oder Person), bei Angeboten oder Aufträgen der Ansprechpartner beim Kunden, bei Ansprechpartnern wiederum der Arbeitgeber als Empfänger übernommen wird. Ist neben der Firma ein Ansprechpartner vorhanden, dann wird dieser als Ansprechpartner des Empfängers hinzugefügt. Ordnungsbegriffe mit Objekten vom oben beschriebenen Typ werden entsprechend eingefügt.

Zum Empfänger wird automatisch der jeweilige Vorgangsordner der Firma oder Person eingefügt (s.a. nächstes Feld), Ausnahme hierzu bilden Interessenten, in diesem Fall wird der Vorgangsordner des Interessenten eingefügt.

: In Vorgangsordner von Vorgangsbeleg wird im jeweiligen Vorgangskonto dieser Objekte abgelegt. In der Spalte "Ordnertyp" wird mit dem Symbol folder.png ein Unterordner und mit dem Symbol CX_TXN_NOTE.png der Vorgangsordner selbst symbolisiert
Externe Dokumente
: OLE-Dokument Die Anzahl der Externen (angehängten) Objekte wird auf der Lasche Angezeigt.
Die Objekte können per Doppelklick bearbeitet werden.

Die hier gezeigten Dokumente sind aus Sicherheitsgründen direkt dem Vorgangsbeleg zugeordnet und werden nicht als Assoziationen innerhalb der Beleghistorie gepflegt.
Belegverknüpfungen
: Direkte Vorgänger Ausgabe aller Vorgängerbelege. Es können beliebige Belege als Vorgänger in die Liste per Drag&Drop eingestellt werden. Die Verbindung zu einem Beleg kann mittels der rechten Maustaste gelöst werden
: Direkte Nachfolger Ausgabe aller Nachfolgerbelege. Es können beliebige Belege als Nachfolger in die Liste per Drag&Drop eingestellt werden. Die Verbindung zu einem Beleg kann mittels der rechten Maustaste gelöst werden
: Belege der Vorgangsordner Alle Belege der mit diesem Beleg verknüpften Vorgangsordner werden angelistet. Mit dieser Liste erhält man somit einen Überblick aller Belege der Vorgangsordner, die mit diesem Belege verknüpft sind. Mit dem Knopf copytoclipboard.png können die angelisteten Vorgangsbelege in die Zwischenablage kopiert werden
Knöpfe
Knopf Beschreibung
Belegdaten
: Beleg -
: : Ersteller Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen
: : Prozess Selektionsfenster der Geschäftsprozesse aufrufen
: Vorgang -
: : Vorgangsdatum/Wiedervorlagedatum Setzt das Sitzungsdatum
: : Zeit Setzt die aktuelle Zeit
: : Bearbeiter Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen
: Nachricht -
: : Format ändern Nachrichtenformat zwischen Word und Text umschalten.
: : HTML Text
: : Alternatives Anschreiben (Alt. Anschreiben)
Dieser Button wird eingeblendet, wenn es sich um einen Vorgangsbeleg vom Typ (E-Mail oder Rundmail) handelt. Ist dies der Fall und es wurde eine Nachricht vom Typ "Text" erfasst, so kann man über den Button "HTML Text" die Nachricht im HTML Format erzeugen. Der normale Nachrichtentext ist in diesem Fall nur der Klartext, für das Erstellen der Email ist aber nur der HTML-Text verantwortlich.

Ist die Nachricht vom Typ "Word", so kann über den Button "Alternatives Anschreiben" ein weiteres Anschreiben vom Typ "Text" hinterlegt werden. Hintergrund ist, dass beim Mailen in diesem Fall (direkt aus dem Word oder über ein Formular) ein PDF erzeugt und der Mail beigefügt wird. Um das Anschreiben persönlich zu gestellten kann das alternative Anschreiben verwendet werden. Wird dieses nicht definiert, so erscheint in der Mail nur der Text "Siehe Anhang".

: : Auffrischen Word Dokument aktualisieren (z.B. nach Ändern des Empfängers)
: : Vorschau Es wird über das Formular die Ausgabe erstellt und als Druckvorschau angezeigt.
Empfänger/Partner
: Empfänger -
: : CX_E_MAIL.png Es wird eine Outlook Email mit den Adressen der selektierten Empfänger geöffnet. Wenn ein Ansprechpartner existiert, wird seine Emailadresse genommen, anderenfalls die der Firma.

Diese Funktion sollte nur für einen schnellen Kontakt benutzt werden, anderenfalls sollte ein Nachfolge- oder ein neuer Vorgangsbeleg erzeugt werden.

: : Einfügen Aufruf des Kontextmenüs zum Einfügen von Empfängern
: : Entfernen Selektierter Empfänger wird gelöscht
: In Vorgangsordner von -
: : Einfügen - aus selektierten Empfängern (ist keiner selektiert, werden alle übernommen)
- Mitarbeiter
- Benutzer
- Person
- Ansprechpartner
- Firma
- Firma / Ansprechpartner über das entsprechende Selektionsfenster einfügen
- VK-Kostenträger (Projekt) einfügen
: : Verschieben -
: : : In Vorgangsordner einer anderen Rolle des gleichen Partners Hiermit kann man den Vorgangsbeleg aus einer Rolle einer Firma (z.B. Interessentenrolle) in eine andere Rolle der gleichen Firma (z.B. Kundenrolle) verschieben
: : : In Vorgangsordner eines Kostenträgers des gleichen Partners Der ausgewählte Vorgangsordner wird ersetzt durch den Vorgangsordner einer der Kostenträger, die der Firma oder einer ihrer Rollen zugeordnet ist
: : Entfernen Selektierten Eintrag entfernen
Externe Dokumente
: OLE-Dokument -
: : Beschreibung Dem geladenen (externen) Dokument kann ein beschreibender, kommentierender Text hinzugefügt werden.
: : Einfügen Je nach Auswahl des Kontextmenüs kann eine Datei oder eine in Outlook selektierte Email als externes Dokument in den Vorgangsbeleg eingefügt werden.

Ein externes Dokument (z.B. Word oder Excel) wird in die Datenbank übertragen und dem Vorgangsbeleg zugeordnet. Ist nur ein Dokument dem Vorgangsbeleg zugeordnet, wird dieses Dokument im Fenster direkt angezeigt, ansonsten wird eine Liste der zugeordneten Dokumente angezeigt.

: : Löschen Das in der Liste selektierte oder im Fenster angezeigte Dokument wird gelöscht.

 

Serienbriefe oder Rundmails mit persönlichen Anschreiben

Ein Vorgangsbeleg kann als Serienbrief oder Rundmail verwendet werden, wenn in der Empfängerlasche mehrere Empfänger eingefügt werden. Somit können Sie mittels ClassiX® beispielsweise zu einer Messe einladen oder vergleichbare Marketingaktionen durchführen. Nun wollen Sie in Ihrer Rundmail jeden Adressaten persönlich ansprechen. Ein Standardanschreiben "Sehr geehrte Damen und Herren" reicht Ihnen nicht aus. Umsetzen können Sie dies in ClassiX® mittels Dokumentvariablen, welche je nach Anschreibentyp (Word oder Text) verwendet werden können.

In Word werden die Variablen über den hier beschriebenen Weg eingefügt.

Wird die Nachricht als Text erfasst, so muss der Zugriffsausdruck innerhalb des Textes von folgender Zeichenfolge eingeschlossen werden:

        "Dies ist der Text vor der Variablen << Zugriffsausdruck >> Dies ist der Text nach der Variablen."

In einigen Fällen liefert der Zugriffsausdruck kein Ergebnis zurück. Um in diesen Fällen dennoch einen Standardtext zurück zu geben, kann man innerhalb des Zugriffsausdruck die Zeichen "

" verwenden. Im folgenden Beispiel soll der
Ansprechpartner eines Vorgangsbeleges persönlich angesprochen werden. Ist dieser
nicht bekannt, so soll eine Standardanrede verwendet werden:

 

        "<< call(GetContactPerson).Speech(3,1,2)

Sehr geehrte Damen und Herren >>"

 

Insgesamt könnte die Nachricht einer Rundmail dann wie folgt aussehen.

txnnot1.GIF

 

Emails mit Cc/Bcc Empfängern und Rundmails

Vorgangsbelege können zum einen vom Typ "E-Mail" und zum anderen vom Typ "Rundmail" sein. Bei einer "E-Mail" wird genau eine Email versendet. Alle ausgewählten Empfänger werden als Empfänger dieser einen Email gesetzt. Die Empfänger können hierbei auch auf den Typ "Cc" oder "Bcc" gesetzt werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Sie Legen einen Vorgangsbeleg vom Typ "E-Mail" an.
  2. Sie fügen alle Adressaten in der Liste der Empfänger (2.Lasche) ein.
  3. Anschließend ordnen Sie per Doppelklick der Typ (An, Cc oder Bcc) zu.

Es ist aber auch möglich - wie im vorherigen Abschnitt beschrieben - Rundmails zu versenden. Hierbei wird nicht eine Email an alle Empfänger gesendet, sondern jeweils eine Email je Empfänger gesendet idealer Weise sogar mit einem individuellen Anschreiben. Hierzu wählen Sie den Typ "E-Mail (Rundmail)" aus. Kommt es vor, dass ein oder mehrere Adressaten den Typ "Cc" oder "Bcc" gesetzt bekommen haben, so bekommen diese Adressaten die Email nicht direkt als Hauptemfänger, dafür aber alle Mails in Kopie oder Blindcopy.

 

Listenfenster

Das Listenfenster dient der Auflistung von Vorgangsbelegen.

Die Liste kann durch die oberen Suchfelder gefiltert werden. Der Filter kann aus mehreren Feldern gleichzeitig bestehen. Wird jedoch nach der "Nummer" gesucht, werden alle anderen Felder zurückgesetzt (da die Nummer eines Vorgangsbelegs immer eindeutig ist). Jede Eingabe in einem anderen Feld setzt das Feld "Nummer" wieder zurück.

Der Fenstertitel zeigt immer an, aus welcher Grundmenge bzw. aus welchem Ordner die angezeigten Vorgangsbelege stammen: z.B. "Alle Vorgangsbelege", falls aus der Menge aller Vorgangsbelege angelistet wird oder "Vorgangsbelege von...", falls es sich um Vorgangsbelege z.B. eines Benutzers handelt oder "Vorgangsbelege in...", falls die Vorgangsbelege aus einem Unterordner stammen.

Die Anzeige "Eingefügte Vorgangsbelege" erscheint dann, wenn die Vorgangsbelege durch Drag&Drop anderer Objekte in die Liste übernommen wurden. Per Drag&Drop können folgende Objekte in die Liste gezogen werden:

  • Vorgangsbelege
  • Vorgänge
  • Ordner
  • Firmen / Personen und deren Rollen (Kunde, Interessent, Benutzer, ...)
  • Geschäftsprozesse
  • Status der Geschäftsprozesse
  • Strukturen z.B. mit mehreren Interessenten
  • Favoriten

Die zusätzliche Anzeige "( gefiltert )" erscheint dann, falls in der Suchmaske ein Wert eingegeben wurde und die Liste somit nach diesen Kriterien gefiltert ist.

Durch Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste oder durch Selektieren eines Eintrages in der Liste und anschließendem Drücken des Knopfes "Bearbeiten" im Eingabefenster wird die Eingabemaske zum Bearbeiten des Vorgangsbelegs geöffnet.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Vorgangsbeleg bearbeiten Bearbeiten des ausgewählten Beleges
: Vorgangsbeleg neu erstellen Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg
: Nachfolgebeleg erstellen Erstellt einen Nachfolgebeleg zum ausgewählten Beleg
: Beleghistorie Anzeigen der Beleghistorie des ausgewählten Beleges
: Vorgangsbeleg löschen Im Gegensatz zum einfachen zurücksetzen der Suchfilter wird jede erneute Suche über ALLE Vorgangsbelege durchgeführt.
: Suchfilter zurücksetzen Zurücksetzen der Suchfilter, d.h. alle Suchfelder werden entleert. Danach können wieder beliebige Filter gesetzt werden. Die Suche bleibt aber weiterhin auf der einmal gewählten Grundmenge der Vorgangsbelege - wie im Fenstertitel angegeben- beschränkt. (s.a. Beschreibung des Listenfensters)
: Liste initialisieren  
Optionen Optionsfenster aufrufen
Toolbar
Symbol Beschreibung
CX_AMOUNT_calculation.png Die Vorgangsbelege werden entsprechend der eingestellten Filter selektiert und angelistet. Werden die Eintragungen am Filter geändert und dieser Knopf erneut betätigt, bleibt die Grundmenge der Vorgangsbelege - wie im Fenstertitel angegeben- , die gleiche. (s.a. Beschreibung des Listenfensters). Auf diese Weise kann eine Suche immer weiter verfeinert werden
list_clear.png Zurücksetzen der Suchfilter, d.h. alle Suchfelder werden entleert. Danach können wieder beliebige Filter gesetzt werden. Die Suche bleibt aber weiterhin auf der einmal gewählten Grundmenge der Vorgangsbelege - wie im Fenstertitel angegeben- beschränkt. (s.a. Beschreibung des Listenfensters)
new.png Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg
CX_PROCEEDINGS_new.png Erstellt einen Nachfolgebeleg zum ausgewählten Vorgangsbeleg
open.png Bearbeiten des ausgewählten Vorgangsbelegs
delete.png Löschen des ausgewählten Vorgangsbelegs
tree.png Anzeigen der Beleghistorie des ausgewählten Vorgangsbelegs
CX_PRINTER_hardcopy.png Die Liste der angezeigten Vorgangsbelege wird in einer einfachen Form ausgedruckt
CX_PRINTER.png Vorgangsbeleg per OLE drucken, faxen oder per E-Mail versenden
(Das sich öffnende Kontextmenü wird hier beschrieben.)
copytoclipboard.png Die Liste der angezeigten Vorgangsbelege wird in die Zwischenablage kopiert
list_load.png Das Fenster zur Auswahl von gespeicherten Listen an Vorgangsbelegen wird geöffnet
list_save.png Die Vorgangsliste wird gespeichert
list_clear.png Eine gespeicherte Vorgangsliste wird gelöscht
Suchfelder
Feld Beschreibung
Beleg -
: Nummer Nummer des Vorgangsbelegs z.B. 123
: Art Art des Vorgangsbeleges (Aktivität oder Planung)
leer -> Vorgänge und Aktionen werden angezeigt
Vorgang -> Nur Vorgänge werden angezeigt
Aktion -> Nur Aktionen werden angezeigt (Datum wird auf Wiedervorlage geändert)
: Betreff Eingabe eines beliebigen Textes, nach dem im Betreff gesucht wird. z.B. "Info", "Brief", "Müller", "erhalten", usw.

(Es dürfen keine Platzhalter wie "*", "&", usw. eingesetzt werden, die Betreffzeile wird vollständig nach dem hier eingegebenen Text durchsucht)
: Vorgangsdatum Vorgangsdatum bzw. Wiedervorlagedatum des Beleges (je nach eingestellter Art (s.o.))
(auch Datumszeiträume können eingegeben werden)
Beispiele: "15.03.2014" oder "2014" oder "Juli - August" oder "Heute -"
: Angelegt Datum Erstellungsdatum des Vorgangsbeleges (auch Datumszeiträume können eingegeben werden)
Beispiele: "15.03.2014" oder "2014" oder "Juli - August" oder "Heute -"
Beleg-Status Nach Status suchen
: Offen Nur offene Belege werden angezeigt
; Erledigt Nur erledigte Belege werden angezeigt (Das "Erledigt" - Datumsfeld) erscheint
: Alle Offene und erledigte Belege werden angezeigt
Partner -
: Bearbeiter Nach Vorgangsbelegen dieses Bearbeiters (Mitarbeiter) suchen
: Empfänger Nach Vorgangsbelegen mit diesem Empfänger (Mitarbeiter, Person, Firma) suchen
: Ersteller Nach Vorgangsbelegen mit diesem Ersteller (Mitarbeiter) suchen
Workflow -
: Workflow Nach Vorgangsbelegen des ausgewählten Workflows suchen
: Status Nach Vorgangsbelegen des ausgewählten Status eines Workflows suchen


Kontextmenü der Listbox
Menüpunkt Beschreibung
Vorgangsbeleg  
: Bearbeiten Der ausgewählte, einzelne (siehe auch Wizzard zur Pflege) Vorgangsbeleg wird zur Bearbeitung im Editierfenster angezeigt
: Nächste Erinnerung Bei Vorgangsbelegen mit der Art "Planung" kann hier das Wiedervorlagedatum um definierte Zeiträume (Minuten, Tage, Wochen) verschoben werden
: Als Erledigt melden Setzt den Status des/der ausgewählten Belegs/Belege auf erledigt
: Nachfolgebeleg erstellen Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg mit dem ausgewählten Beleg als Vorgänger.
: Pflege Wizzard für Vorgangsbelege aufrufen Mit einem speziellen Wizzard lassen sich mehrere Vorgangsbelege in einem pflegen
: Löschen Löscht den/die ausgewählte Belege
Beleghistorie  
Navigieren Zu verschiedenen in dem Vorgangsbeleg vorhandenen Stammdaten springen.
Kontaktieren  
: Anrufen den 1.Partner anrufen
: E-Mail Eine Mail an den 1.Partner
Vorgangsordner -
: Hinzufügen -
: : Interessenten Nach Auswahl von einem oder mehreren Interessenten werden deren Vorgangsordnern die selektierten Vorgangsbelege zugeordnet
: : VK-Kostenträger Nach Auswahl von einem oder mehreren Kostenträgern werden deren Vorgangsordnern die selektierten Vorgangsbelege zugeordnet
: Entfernen -
: : Interessenten Nach Auswahl von einem oder mehreren Interessenten werden deren Vorgangsordnern die selektierten Vorgangsbelege entzogen
: : VK-Kostenträger Nach Auswahl von einem oder mehreren Kostenträgern werden deren Vorgangsordnern die selektierten Vorgangsbelege entzogen

 

Optionsfenster

Im Optionsfenster können ein Standard Prozess und ein Standard Status definiert werden, die automatisch gesetzt werden, wenn ein neuer Vorgangsbeleg erstellt wird.

Felder
Feld Beschreibung
Vorauswahl
: Prozess Standard Prozess definieren, der automatisch beim Erstellen eines neuen Vorgangsbeleges gesetzt wird.
: Status Standard Status definieren, der automatisch beim Erstellen eines neuen Vorgangsbeleges erstellt wird
Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Die Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

 

Wiedervorlage von Vorgängen (Aktionen)

Die Wiedervorlage dient dem Benutzer durch ein Popupfenster als Erinnerung an Vorgangsbelege. In diesem Fenster werden alle Belege angezeigt, welche von der Art "Aktion" sind, ein Wiedervorlagedatum in der Vergangenheit haben und nicht als erledigt markiert sind.

Die Zuordnung der Vorgangsbelege zu einem Benutzer erfolgt über die Vorgangsordner.
Somit ist es auch möglich, einen Wiedervorlagebeleg bei einem anderen Benutzer aufpoppen zu lassen. Dies kann man tun, indem man in der Gruppe "In Vorgangsordner von" über das Einfügen - Menü einen anderen Benutzer auswählt. 
txnnot1a.gif

txnnot2a.gif

Standardmäßig ist die Wiedervorlageoption ausgeschaltet. Diese wird im Benutzer in der Karteikarte "Nachrichten" definiert. Dort kann auch hinterlegt werden das die Einstellungen von  übergeordneten Kostenstellen bzw. dem Mandaten geerbt wird.   

 

Wizzard Vorgangsbelege

Mit diesem Wizzard können mehrere, vorher selektierte Vorgangsbelege gleichzeitig in ihren Daten gepflegt werden.

Felder
Feld Beschreibung
Vorgangsbelege Anlistung der Nummern der selektierten Vorgangsbelege
Datenfelder Auswahl der zu ändernden Datenfelder
: Vorgangstyp Änderung des Vorgangstyps
: Vorgangsart Änderung der Vorgangsart
: Vorgangsdatum Änderung des Vorgangsdatums. Hier muss - falls ausgewählt - ein gültiges Datum oder ein gültiger Zeitraum angegeben werden
: Uhrzeit Änderung des Uhrzeit des Vorgangs. Hier muss - falls ausgewählt - eine gültige Uhrzeit oder ein gültiger Zeitraum angegeben werden
: Erledigt Angabe - falls ausgewählt - mit welchem Datum der Vorgangsbeleg als erledigt zu setzen ist
Knöpfe
Knopf Beschreibung
Übernehmen Die Daten werden entsprechend in die vorher ausgewählten Vorgangsbelege weggeschrieben

 

Verwandte Themen


Technische Dokumentation

Übersicht

 

txnnote.bmp (8118 Byte)

Vorgangsbeleg Basismodul

Modulname

txnnote.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
TXN_NOTE_CHANGED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde geändert  
TXN_NOTE_CREATED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde erzeugt  
TXN_NOTE_DELETED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde gelöscht  

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
EDIT_TXN_NOTE NULL oder Vorgangsbeleg-Objekt Eingabefenster für Vorgangsbeleg aufrufen Vorgangsbeleg-Editiermodul

 

Teile Lebenslauf Editiermodul

Modulname

ilifeedt.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
EDIT_ITEM_LIFE      
ITEM_FOR_LIFE_CYCLE_SELECTED      
ITEM_LIFE_DELETED      
LIST_ITEM_LIFE      
TXN_NOTE_CHANGED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde geändert  
TXN_NOTE_CREATED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde erzeugt  
TXN_NOTE_DELETED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde gelöscht  

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
EDIT_ITEM_LIFE      
EDIT_TXN_NOTE NULL oder Vorgangsbeleg-Objekt Eingabefenster für Vorgangsbeleg aufrufen Vorgangsbeleg-Editiermodul
ITEM_FOR_LIFE_CYCLE_SELECTED      
ITEM_LIFE_CHANGED      
ITEM_LIFE_CREATED      
ITEM_LIFE_DELETED      
SHOW_PREVIEW Widget Druckvorschau Druckvorschau

 

Vorgangsbeleg Editiermodul

Modulname

txnnoedt.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
CONTACT_SELECTED      
CREATE_LETTER      
DEFAULT_TRANSACTION_SELECTED      
DOCUMENT_COMPONENT_SELECTED      
EDIT_TXN_NOTE NULL oder Vorgangsbeleg-Objekt Eingabefenster für Vorgangsbeleg aufrufen  
EMPLOYEE_SELECTED      
LANGUAGE_CHANGED      
LEGAL_PERSON_SELECTED      
LIST_TXN_NOTE Collection Vorgangsbeleg-Objekte oder NULL Listenfenster für Vorgangsbeleg aufrufen  
LOAD_TXN_NOTE   Vorgangsbeleg importieren  
PERSON_SELECTED      
TEXT_CONDITION_SELECTED      
TXN_NOTE_CHANGED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde geändert  
TXN_NOTE_CREATED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde erzeugt  
TXN_NOTE_DELETED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde gelöscht  
USER_SELECTED      

 

Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
EDIT_TXN_NOTE NULL oder Vorgangsbeleg-Objekt Eingabefenster für Vorgangsbeleg aufrufen Vorgangsbeleg-Editiermodul
EMPLOYEE_SELECTED      
INITIALIZE_OLE_OBJECT      
PRINT_TXN_NOTE      
SELECT_CONTACT      
SELECT_DEFAULT_TRANSACTION      
SELECT_DOCUMENT_COMPONENT      
SELECT_EMPLOYEE      
SELECT_LEGAL_PERSON      
SELECT_PERSON      
SELECT_TEXT_CONDITION      
SELECT_USER      
SET_OLE_VARIABLES      
SHOW_PREVIEW Widget Druckvorschau Druckvorschau
TXN_NOTE_CHANGED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde geändert  
TXN_NOTE_CREATED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde erzeugt  
TXN_NOTE_DELETED Vorgangsbeleg-Objekt Vorgangsbeleg wurde gelöscht  

 

Aufruf des Listenfensters:

Vector Container SendMsg(LIST_TXN_NOTE)

Der Container beschränkt die Darstellung auf eine Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten.
Der Container ist entweder 

Der Vector übergibt einen Filter der auf die von Container übergebene Menge an CX_TXN_NOTE Objekten angewandt wird. 

 
Der Vector darf

  • leer sein []
  • folgende Einträge enthalten:

     

Feld Parameter Bemerkung
Number Nummer des Beleges z.B. 123 Alle anderen Felder werden ignoriert
Kind Art des Beleges:
0 - leer - Alle
1 - Vorgang - nur Vorgänge
2 - Aktion - nur Aktionen
 
Date Datum bzw. Datumsbereich z.B.
15.03.2001
2001
Juli - August
Heute -
 
Unfinished Unerledigte Belege 0 oder 1 Nur einer dieser Einträge
ist jeweils Aktiv
Finished Erledigte Belege 0 oder 1
All Alle Belege 0 oder 1
Finished Date Erledigungsdatum bzw. Datumsbereich z.B.
15.03.2001
2001
Juli - August
Heute -
Wird nur bei Finished = 1 benutzt
Creator Ersteller des Beleges
CX_EMPLOYEE Objekt
 
ExternalDocs 1 - Zeigt nur Belege mit externen Dokumenten
0 - Kein Filter bezüglich externer Dokumente
 
Description Ein beliebiger Text nach dem im Betreff gesucht wird. z.B.
Info
Brief
Müller
erhalten
 
Receiver Empfänger des Beleges
CX_EMPLOYEE Objekt
CX_CORPORATION Objekt
 

Beispiele:

oder

...
Button(ListButton, TOOLTIP("Vorgangsliste anzeigen", "Show transaction list"), 0, 0, "List.bmp")  
         %22 rel=%22%22> 
            "Number" 123 //Nummer 123  
         
 
          NULL SendMsg(LIST_TXN_NOTE)" rel="">SELECT:             "Number" 123 //Nummer 123  
         %22 rel=%22%22> 
            "Number" 123 //Nummer 123  
         
 
          NULL SendMsg(LIST_TXN_NOTE)  
]  
...

oder

...
Button(ListButton, TOOLTIP("Vorgangsliste anzeigen", "Show transaction list"), 0, 0, "List.bmp")  
[ SELECT: []   //kein Filter  
          NULL SendMsg(LIST_TXN_NOTE) ]  
]
...

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