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Begleitende Auftragskalkulation

Begleitende Auftragskalkulation

Gerade bei der Projektabwicklung von Werkaufträgen stellt es sich als schwierig dar Kosten zu schätzen/ermitteln und Kosten zu kontrollieren. Dieses Problem wird in ClassiX durch eine begleitende Auftragskalkulation, beginnend in der Projektierung und endend mit der Fertigstellung des Werkes, minimiert.

Das Ziel der begleitenden Auftragskalkulation ist es:

  • Übersicht über die Kosten- und Erlössituation zu jedem Zeitpunkt der Projektabwicklung
  • Präzisierung der Kosten parallel zum Stand der techn. Projektbearbeitung
  • ...

Um die Ziele der begleitenden Auftragskalkulation zu realisieren werden zu jedem Zeitpunkt der Projektabwicklung die voraussichtlichen Kosten ermittelt. So ergeben sich zu verschiedenen Meilensteinen der Abwicklung folgende Kosten.

  Soll0-Kosten Soll1-Kosten Soll2-Kosten Plan-Ist Ist-Kosten
Ebene Kostenträger (Projekt) Angebot Auftrag Auftrag Auftrag
Granularität Teileklassen / Statistikgruppen

Schätz-/Erfahrungswerte

 Auftragspositionsgenau oder feste Kosten für Gruppen

Standardbeschaffungskosten der Teils (Einkaufs-/Fertigungsrolle) oder in der Position/Gruppe definierte Schätzkosten.

 Auftragspositionsgenau Auftragspositionsgenau

tatsächlich angefallen Kosten
Betrag Kosten, Erlöse Kosten, Erlöse Kosten, Erlöse Kosten, Erlöse Ist-Kosten, Ist-Erlöse
Benennung Projektplanung/Projektierung Vorkalkulation Vorkalkulation Bewertung der Nachfolgebelege
(Bestellungen, Stücklisten)		 Nachkalkulation
Fehlerquellen Fehler in der Projektierung   Engineering, Ausarbeitung zu teuer   Fertigung, Umsetzung zu teuer

 

Soll0 - Kosten

Im Projekt können über die im Netzplan verwendeten Ressourcen Plankosten festgelegt werden. Auf dieser Ebene werden Kosten (Soll0) getrennt nach Statistikgruppen angegeben. Für die Ermittlung dieser Kosten ist also keine detaillierte Kalkulation notwendig, vielmehr geht es darum die Kosten für Gruppen wie Baugruppen, Engineering, Inbetriebnahme und ähnlichen Gruppen zu schätzen.

In der Projektierung können zwei Arten von Ressourcen eingeplant werden. Zum einen gibt es Ressourcen, welche sich später im Soll1 des Angebotes und Soll2 des Auftrages wieder finden. So können die im Angebot (Soll1 Kosten) und Auftrag (Soll2 Kosten) geplanten Kosten für Verkaufsartikel über ihrer Statistikgruppe mit den Soll0 Kosten der Ressourcen des Projektes verglichen werden. Zum anderen gibt es aber auch noch Gemeinkostenressourcen. Hierzu zählen Kosten, welche sich nicht an Hand von "normalen" Auftragsposition festmachen lassen, sondern das Projekt/den Auftrag allgemein belasten. Dies können Beispielsweise Engineeringstunden oder Projektleiterstunden sein. Diese Art von Kosten werden über die Arbeitsbescheinigungen im Auftrag erfasst. Neben dem Vorteil der Kostenkontrolle bietet die Verwendung der Arbeitsbescheinigung auch den Vorteil, dass die Kapazität der Projektleiter und Konstrukteure im Auge behalten werden kann.

 

Soll1 / Soll2

Im Soll1 befinden wir uns auf der Ebene des Angebotes, im Soll2 auf der des Auftrages. Zu diesem Zeitpunkt wird der Liefer- und Leistungsumfanges durch die Angabe von Verkaufsartikeln definiert. Somit findet hier keine Schätzung der Kosten mehr statt, sondern an Hand der Standardbeschaffungskosten/Standardherstellkosten der Teile wird schon ein sehr genaues Soll1/Soll2 ermittelt. Bei Neukonstruktionen können die Kosten auch über eine Vorkalkulation ermittelt werden.

Gerade während der Erstellung des Angebotes, wo der Lieferumfang eventuell noch nicht durch Verkaufsartikel bestimmt werden kann, können zum Beispiel Angebotsgruppen mit fixen Plankosten kalkuliert werden, ohne dass eine Ausprägung der Gruppen mit spezifizierten Artikeln erforderlich ist. Erst in einer neuen Angebotsversion oder im Auftrag würden diese fixen Kosten dann entfallen und durch die Summe der Kosten aller Gruppenpositionen ersetzt.

Sowohl im Angebot aber vor allem im Auftrag konkurriert eine kaufmännische Sicht der Informationen ganz stark mit einer technischen Sicht. So kann beispielsweise ein Artikel, der dem Kunden angeboten worden ist, aus technischer Sicht gar nicht für die Realisierung des Werkes genutzt werden. Somit kann der Auftrag sich im Laufe der Projektabwicklung ändern, was zu dem Problem führt, dass sich die Sollkosten verändern, ohne dass eine Aussage über die Entwicklung der Kosten abgegeben werden kann. Im Angebot wird dieses Problem durch verschiedene Angebotsversionen gelöst. Im Auftrag geschieht dies ähnlich, so kann hier zum Beispiel aus einer "Auftragsversion" eine Angebotsvorgänger erstellt werden. Die Kosten des Auftrages können dann mit der des Angebotes verglichen werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Auftragsbestätigung mit den Positionen dieses Angebotes gedruckt werden kann.

Wichtig ist für den Vergleich der Soll1 mit den Soll2 Kosten, dass die Struktur sich im Laufe der Auftragsabwicklung nicht mehr groß verändert. Nur so ist zum Beispiel gewährleistet, dass die Soll1 Kosten einer Gruppe in der letzten Angebotsversion mit den Soll2 Kosten der Nachfolgergruppe im Auftrag verglichen werden kann.
Für die Auftragsabwicklung bedeute dies folgendes:

1. Es liegt ein Angebot in Classix vor

1.a Das Angebot ist durch den Vertrieb strukturell richtig erstellt worden und kann sofort in den Auftrag übernommen werden.

1.b Das Angebot ist strukturell nicht in Ordnung. Der Auftragbearbeiter erstellt somit eine neue Angebotsversion mit richtiger Struktur und überführt dieses in den Auftrag.

2. Es liegt kein Angebot in ClassiX vor

Der Auftragsbearbeiter legt den Auftrag vollständig an und erzeugt daraus „rückwärts“ ein Angebot. Dieses dient zur Erstellung der Auftragsbestätigung.

Ergebnis:
à Die AB ist in allen Fällen über das Angebot eingefroren und wird von der weiteren Auftragsbearbeitung nicht beeinflusst.
à Bei Überführen des Angebots in den Auftrag bzw. bei Erzeugen des Angebots aus dem Auftrag wird der Soll 1 „eingefroren“.
à Zur Erstellung der AB wird die letzte Angebotsversion verwendet, die in den Auftrag überführt wurde.

 

Plan-Ist

Über die Soll1-/Soll2 Kosten und den dazu gehörenden Erlösen ergibt sich eine Marge, die für den Auftrag angepeilt wird. Das Plan-Ist ist nun ein wichtiger Indikator für das erreichen dieses Zieles, da das Plan-Ist eine Prognose der Ist-Kosten darstellt.

Zur Berechnung des Plan-Ist dienen zum einen die Soll2-Kosten, welche nach und nach durch die Bewertung der Kosten der Nachfolger (Gozinto, Bestellung) abgelöst werden, noch bevor die Ist-Kosten angefallen sind. Die Bildung des Plan-Ist entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Tabelle.

Achtung: Sobald eine Auftragsposition eine Zusatzbestellung als Nachfolger hat, werden diese Kosten als Plan-Ist Kosten der Position gezogen! Die Soll2 Kosten werden dann ignoriert, auch wenn die Position ein Set ist, bei dem sich die Kosten aus den Unterpositionen ergeben!
 

Achtung: Bei Set Positionen lässt sich die Bildung des Plan-Ist über den Auftragspositionstypen steuern!
 

Ermittlung des Plan-Ist
Dispositive Kaufteile Wenn kein Nachfolger existiert, dann nimmt das Plan ist den Soll2 Wert an und wird grau dargestellt.

Wenn die Auftragsposition einen Bestellnachfolger hat, so wird der Bestellwert als Plan-Ist angenommen. Die Darstellung erfolgt rot, wenn das Plan-Ist den Soll2 Wert überschreitet und im anderen Fall grün.
Dispositive Fertigungsteile Wenn kein Nachfolgerexistiert, dann nimmt das Plan ist den Soll2 Wert an und wird grau dargestellt.

Nach der techn. Freigabe und der Erstellung des Fertigungsauftrages werden die Kosten für diesen ermittelt und als Plan-Ist angenommen. Die Darstellung erfolgt rot oder grün, ja nach dem Vergleich zum Soll2.
Lagerware Das Plan-Ist der Lagerware ist immer gleich dem Soll2 Wert. Dieser wird grau dargestellt, wenn noch keine vertriebliche Freigabe erfolgt ist und anschließend grün. (Die vertriebliche Freigabe führt zum Status Lagerreservierung.)
Auftragsgemeinkosten Die über Arbeitsbescheinigungen im Auftrag erfasst.
Dienstleistungen Wenn für eine Dienstleistungsposition eines Auftrages ein Arbeitsauftrag für eine Arbeitsgruppe / einen Mitarbeiter erstellt wurde, wird dieser zur Ergänzung des Plan-Ists herangezogen. Die Kosten werden ermittelt aus Dauer des Arbeitsauftrags (bei keiner Dauer 8h/Tag) multipliziert mit den Kosten pro Stunde an der Arbeitsgruppe.

Auf Gruppenebene werden alle Plan-Ist Werte, welche durch Nachfolger entstanden sind und somit farblich (grün/rot) dargestellt werden, aufsummiert. Da dies nicht immer alle Positionen sind, wird für jeden Knoten ein Fortschrittskennziffer (Grad) angegeben, welcher sich aus der Anzahl der berücksichtigen Positionen ergibt, gewichtet mit Ihrem Soll2 Wert am gesamt Soll2 Wert des Knotens. Somit ist es für die Ermittlung des Fortschrittskennziffer wichtig, dass alle Positionen einen Soll2-Wert haben. Bei Textartikel und unspezifizierten Kaufteilen sollte dieser dann manuelle erfasst werden.

Anhand des Bearbeitungsgrades und des Plan-Ist lässt sich nun eine Tendenz ableiten. Diese Tendenz ist das Plan-Ist auf 100% hoch gerechnet. Geht man also davon aus, dass das Plan-Ist einer Gruppe 75.000€ beträgt, nachdem 50% aller Positionen ein Plan-Ist Wert haben, so ist als Tendenz mit einem Plan-Ist von 150.000€ zu rechnen. Die Richtung der Tendenz wird grafisch untermauert. Ist die Tendenz höher als der Soll2 Wert, so wird die Tendenz durch einen roten Pfeil nach oben gekennzeichnet, im anderen Fall durch einen grünen nach unten. Für die Anzeigen dieses Hinweises kann eine Regel definiert werden, so dass dieser Beispielsweise nur angezeigt wird, wenn die Abweichung höher als 1.000€ und größer als 10% vom Soll2 ist.

 

Ist-Kosten

Siehe Auftragskostenauswertung.

 

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