Vorgangsnotiz

Vorgangsnotiz

Beschreibung

Eine Vorgangsnotiz dokumentiert zum Einen eine abgeschlossene Tätigkeit (Aktivität), wie z.B. eine geführte Besprechung, eine Tätigkeitsanweisung oder einen geschriebenen Brief, zum Anderen aber auch eine geplante Tätigkeit (Planung). Ist eine Vorgangsnotiz als "Planung" gekennzeichnet, erhält sie automatisch den Status "Wiedervorlage" aus dem ausgewählten Geschäftsprozess, sofern es einen gibt. Diese Wiedervorlagen können dann über die Liste "Meine Wiedervorlagen" abgerufen und per Intervall geprüft werden.

Sowohl Aktivität als auch Planung können Aktiv oder Passiv sein. Aktive Vorgänge sind ausgehend von der eigenen Firma zu einem Partner. Passive Vorgänge sind eingehend von einem externen Partner zur eigenen Firma ( z.B. Kunde ruft mich an, Kunde schreibt Mail an mich, etc. ). Aktivität oder Planung können zur Verfolgung der Abarbeitung als "erledigt" gekennzeichnet werden.

Einer Vorgangsnotiz können ein oder mehrere Empfänger zugeordnet werden.  Für jeden einzelnen Empfänger wird beim Ausdruck ein Dokument gedruckt bzw. eine e-mail oder ein Fax verschickt. Je nachdem, was als Typ des Vorgangs gewählt ist (Brief, Fax, E-Mail etc.) wird neben dem Namen des Empfängers die entsprechende Kontaktinformation ausgegeben, also Adresse, Faxnummer oder E-Mail Adresse.  Damit werden Vorgangsnotizen z.B. auch für das Erstellen von Serienbriefen eingesetzt. Diese können per Kontextmenü auf der entsprechenden Zeile verändert werden.

Allen Geschäftsobjekten können - organisiert über Vorgangsordner - beliebig viele Vorgangsnotizen zugeordnet werden. Ein Geschäftsobjekt kann dabei z.B. ein Partner, eine Partnerrolle (z.B. Lieferant), ein Teil, eine Teilerolle (z.B. die Fertigungsrolle), eine Stückliste, usw. oder sogar auch ein anderer Beleg sein, wie z.B. ein Auftrag, eine Rechnung, oder ein anderer Vorgangsnotiz. Andererseits kann jeder Vorgangsnotiz selbst mit beliebig vielen Geschäftsobjekten verbunden werden. Die Vorgangsnotizen sind dann in diesen Vorgangsordnern verbucht und unterstützen somit den Workflow von Informationen.

Vorgangsnotizen können mit Angabe des Vorgangtyps (Notiz, Brief, Telefonat, usw.) auch direkt von einem Geschäftsobjekt aus erstellt werden. Ist der Vorgangstyp Brief, Fax oder e-mail wird das Geschäftsobjekt (der Partner oder die Partnerrolle) automatisch auch als Empfänger eingetragen, ansonsten wird an der Vorgangsnotiz automatisch nur dessen Vorgangsordner registriert.

Ist das Geschäftsobjekt ein Ansprechpartner, dann wird neben dem Vorgangsordner des Ansprechpartners auch der Vorgangsordner seiner Firma bzw. der Firmenrolle eingefügt, aus der der Ansprechpartner aufgerufen wurde.

Mit Vorgangsnotizen wird somit u.a. eine Kunden Kontaktverwaltung im Sinne einer CRM Funktionalität möglich: Hinterlegung von Informationen über z.B. Telefonate, Brief- und E-Mail Verkehr mit dem Kunden (Aktivitäten), oder Planungen mit i.d.R. einer Wiedervorlage, um z.B. Marketing-/Verkaufsaktionen zu fördern.

Einer Vorgangsnotiz können beliebig viele externe Dokumente hinzugefügt werden. Wordtexte, Excel-Tabellen und Zeichnungen werden direkt angezeigt und die Objekte können per Doppelklick bearbeitet werden. Damit auf jeder Seite ersichtlich ist, ob externe Dokumente einer Vorgangsnotiz hinzugefügt wurden, erscheint deren Anzahl direkt auf dem entsprechenden Reiter. In der Liste werden sowohl Typ der Datei als auch die Anwendung, welche für diesen Typ registriert ist, angegeben.

Die hiermit hinzugefügten Dokumente sind aus Sicherheitsgründen direkt der Vorgangsnotiz zugeordnet und werden nicht als Assoziationen innerhalb der Beleghistorie gepflegt.

Weiterhin kann man für jedes externe Dokument eine Beschreibung eingeben (über den Knopf 'Beschreibung'). Als letzte Information wird noch der Dateiname angegeben, unter welchem die Datei auf der Festplatte gespeichert war/ist.

Alle angehefteten Dateien werden beim Versand per E-Mail als Anhang mitverschickt. Die Verarbeitung sämtlicher Microsoft Office Dateitypen ist standardmäßig gewährleistet.

Um Belegketten (zu ein und der selben Aktivität/Planung) zu erstellen, können von einer Vorgangsnotiz auch Nachfolgebelege erstellt werden. Diese dienen z.B. dazu, den Kundenkontakt bezüglich eines Themas zu verfolgen, z.B. erstes Telefonat - Info Mail zugeschickt - zweites Telefonat - Präsentation - drittes Telefonat etc. Die Verkettungen einer Vorgangsnotiz zu seinen Vorgänger- oder Nachfolgerbelegen werden in der Belegverknüpfungen Lasche angezeigt.

Jede Vorgangsnotiz ist einem Geschäftsprozess zugeordnet und kann verschiedene Stati annehmen, welche manuell gesteuert werden. Es können jederzeit neue Geschäftsprozesse für die Vorgangsnotizen erstellt werden. Das Kennzeichen des neuen Geschäftsprozesses muss mit "TXN_NOTE_WFL" beginnen, um als Vorgangsnotiz Prozess erkannt zu werden.

Das Feld "Bearbeiter" kennzeichnet den Mitarbeiter bzw. die Kostenstelle, die diese "Aufgabe" erledigen muss, bzw. in dessen Vorgänge und eventuell Wiedervorlagen dieser Vorgangsnotiz gebucht wird.

Hinweise zum Drucken von Vorgangsnotizen finden Sie hier.

Funktionalität

• Eingabefenster
   
• Serienbriefe oder Rundmails mit persönlichen Anschreiben
• Emails mit Cc/Bcc Empfängern und Rundmails
   
• Listenfenster
• Selektionsfenster
• Optionsfenster
• Wiedervorlage von Vorgängen (Aktionen)
• Wizzard Vorgangsnotizen

Eingabefenster

Dieses Fenster dient der Pflege von Vorgangsnotizen. Sie können eine Vorgangsnotiz auswählen, in dem Sie im Feld "Nummer" die Nummer der gewünschten Vorgangsnotiz eingeben und mit RETURN bestätigen.

Beim Anlegen einer Vorgangsnotiz werden Datum, Zeit, Art, Ersteller und Bearbeiter (aus dem angemeldeten Benutzer) und - falls nicht anders vorgegeben - der Vorgangsordner des Benutzers -  vorgegeben. Wird ein Empfänger ausgewählt wird, so wird der Vorgang auch in dessen Vorgangsordner registriert. Die Vorgangsnotiznummer wird nach dem Speichern der Vorgangsnotiz automatisch vergeben.

Das Textfeld (Feld "Nachricht") des Beleges kann auch im Wordformat erfasst werden. Dies geschieht automatisch, wenn Sie den Beleg als Brief oder Fax erstellen (Feld "Vorgangstyp", allerdings nur, wenn Vorgangsart "aktiv" ist) oder wenn Sie den Menüpunkt manuell aufrufen (Bearbeiten -> Format -> MS-Word).

Gespeicherte Vorgangsnotizen können kopiert oder es kann ein Nachfolgebeleg erstellt werden:

• Kopie: Die Vorgangsnotiz wird kopiert. Datum und Zeit werden aktualisiert. Auch die Empfänger, alle Vorgangsordner, der Nachrichtentext und die externen Dokumente werden übernommen bzw. ebenfalls kopiert.
   
• Nachfolgebeleg: Es wird eine neue Vorgangsnotiz als Nachfolger des Ursprungbelegs erstellt. Als Ersteller und Bearbeiter wird der aktuelle Benutzer eingetragen. Nur die Empfänger und Vorgangsordner werden in den Nachfolgebeleg übernommen,  der Vorgangstyp bleibt im Nachfolgebeleg erhalten. Der Ursprungsbeleg wird automatisch auf erledigt gesetzt.

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Änderungen an der Vorgangsnotiz werden gespeichert.
	Erstellt eine neue Vorgangsnotiz
	Die angezeigte Vorgangsnotiz wird gelöscht
	Erzeugt eine Kopie der aktuellen Vorgangsnotiz
	Erstellt einen Nachfolgebeleg zur aktuellen Vorgangsnotiz
	Anzeigen der Beleghistorie der aktuellen Vorgangsnotiz
	Vorgangsnotiz per OLE drucken, faxen oder per E-Mail versenden (Das sich öffnende Kontextmenü wird hier beschrieben.)
	Die selektierten Textbausteine werden in die Nachricht eingefügt. Knopf ist nur sichtbar, wenn das Feld "Nachricht" auf Word eingestellt ist
	Die selektierten Dokumentbausteine werden an den Vorgang angefügt. Knopf ist nur sichtbar, wenn das Feld "Nachricht" auf Word eingestellt ist

Felder

Feld	Beschreibung
Belegdaten
: Beleg	-
: : Nummer	Vorgangsnotiznummer. Über die Knöpfebzw. können die mit diesem Beleg direkt verknüpften Vorgänger- oder Nachfolgebelege aufgerufen werden
: : Angelegt am	Datum der Erstellung der Vorgangsnotiz
: : um	Zeitpunkt der Erstellung der Vorgangsnotiz
: : Ersteller	Ersteller der Vorgangsnotiz (kann mit dem Bearbeiter der Vorgangsnotiz identisch sein)
: : Workflow	Auswahl des Workflows für die Vorgangsnotiz. Die Stati des hier ausgewählten Workflows werden im Feld "Status" angezeigt. Über das Optionsfenster kann ein Workflow standardmäßig ausgewählt werden.
: Vorgang	-
: : Vorgangstyp	Folgende Typen sind voreingestellt Typ der Vorgangsnotiz, wie Notiz, Brief, Telefonat, e-mail, Meeting, usw. Wird auf die Vorgangstypen Brief oder Fax umgestellt und ist die Vorgangsart auf "aktiv" eingestellt, wird das Feld "Nachricht" automatisch auf Word umgestellt.
: : Vorgangsart	"Aktivität" für einen erfolgten oder ein in der Zukunft tatsächlich durchzuführenden Vorgang. "Planung" ist generell für eine zukünftige, dabei aber eher wage Aktivität vorgesehen. Dieses ist z.B. eher auch dann der Fall, wenn "Andere" für die vermeintliche Aktivität verantwortlich sind (Kennung "passiv"). Durchgeführte "Aktivitäten" wie auch - nicht durchgeführte, aber auch nicht mehr durchzuführende - Planungen werden mit der Erledigt Kennung abgeschlossen. Der Status wechselt dann ebenfalls automatisch auf "Erledigt". Ist die Vorgangsart eine "Aktivität", dann ist das Datum der Vorgangsnotiz ein Vorgangsdatum, bei "Planung" ist es ein Wiedervorlagedatum. Es besteht die Möglichkeit den Bearbeiter automatisch über das Erreichen des Wiedervorlagedatums/-termins zu informieren, dazu muss die Intervallsprüfung für Wiedervorlagetermine im Mandaten und/oder Benutzer aktiviert sein.
: : Aktiv oder Passiv	Ein "Aktiv"-er Vorgang wird vom Bearbeiter, ein "Passiv"-er Vorgang von dem oder den Partnern initiert: die Beschriftung der Lasche ändert sich entsprechend von "Empfänger" auf "Partner" und umgekehrt
: : Vorgangsdatum oder Wiedervorlage	Bearbeitungs- oder Wiedervorlagedatum  (Auch Datumszeiträume sind erlaubt). Der Knopf stellt als Datum das Tagesdatum in das Feld ein
: : Uhrzeit	Bearbeitungszeitpunkt-(raum). Der Knopf stellt die aktuelle Uhrzeit in das Feld ein
: : Status	Falls der Prozess Zustände hat, können diese manuell ausgewählt werden. Im Regelfall erhält eine Vorgangsnotiz dann (manuell) einen (End-)Status zugewiesen, wenn es sich um das Ende einer Belegkette handelt
: : Erledigt : : Erledigt- "Datum"	Der Vorgang / die Vorgangsnotiz kann hier als erledigt gekennzeichnet werden, wodurch das Feld Erledigt- "Datum" erscheint mit dem aktuellen Datum. Datum, an dem die Aktion/der Vorgang/der Vorgangsnotiz erledigt wurden
: Bearbeiter (intern)	-
: : Bearbeiter	Bearbeiter des Vorgangs (kann mit dem Ersteller des Belegs identisch sein). Kann ein Mitarbeiter oder eine Kostenstelle sein.
: Partner (extern)	Hat die Vorgangsnotiz nur einen Empfänger oder Vorgangsordner, dann werden diese Daten in dieser Gruppe nur zur Ansicht ausgegeben. Ansonsten wird ein Hinweis ausgegeben, dass es mehr als einen Empfänger/Vorgangsordner gibt
: : Partner	Ausgabe des Namens des ersten in den Empfängern oder in der Liste der Vorgangsordner gefundenen Firma
: : Ansprechpartner	Ausgabe des Namens des ersten in den Empfängern oder in der Liste der Vorgangsordner gefundenen Ansprechpartners. Ist der erste gefundene Ansprechpartner der Bearbeiter des Vorgangsnotizs, wird der nächste Ansprechpartner ausgegeben
: : Korrespondenz	Ausgabe der ersten Korrespondenz (in Abhängigkeit des Vorgangstyps: bei einem Brief die Straßen- oder Postfachadresse, bei einer E-Mail die E-Mail Adresse, usw.) des ersten in den Empfängern oder in der Liste der Vorgangsordner gefundenen Ansprechpartners
: : Betreff	Der Betrefftext wird in Wordtexten automatisch als Dokumentenvariable benutzt { DOKVARIABLE description }
: Nachricht	Text oder Worddokument Text oder Worddokumente mit variablen Inhalten
: : Setze Zeitstempel	Mit diesem Knopf wird als oberste Zeile in den Text ein Zeitstempel gesetzt. Ein bereits vorhandener Text wird mit Leerzeilen darunter gesetzt. Ist die Vorgangsart eine Aktivität, werden außerdem das Vorgangsdatum und - falls bereits gesetzt - die Uhrzeit entsprechend angepasst
Empfänger	Mit der Option "Freie Sortierung" kann die Liste der Empfänger beliebig nach den Spalten sortiert werden, bei der Option "Feste Reihenfolge" wird die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt und die Spalten können nicht sortiert werden. Hat man einen oder mehrere Empfänger selektiert, dann wird durch Drücken des Knopfs eine neue E-Mail erstellt mit den entsprechenden E-Mail Adressen der selektierten Empfängern. Es werden nur die Empfänger berücksichtigt, die tatsächlich auch eine E-Mail Adresse haben. Über den Knopf Einfügen öffnet sich ein Kontextmenü zum Einfügen von Partnerobjekten verschiedener Typen. Einzeln oder mehrfach selektierte Empfänger können mit dem Knopf "Entfernen" aus der Liste entfernt werden, deren Vorgangsordner werden aber nicht automatisch mit entfernt.
: Empfänger	Empfänger der Nachricht; Beim Druck wird für jeden Empfänger ein Dokument gedruckt. Empfänger können auch per Drag&Drop eingefügt werden, wobei bei Partnerrollen der Partner selbst (Firma oder Person), bei Angeboten oder Aufträgen der Ansprechpartner beim Kunden, bei Ansprechpartnern wiederum der Arbeitgeber als Empfänger übernommen wird. Ist neben der Firma ein Ansprechpartner vorhanden, dann wird dieser als Ansprechpartner des Empfängers hinzugefügt. Ordnungsbegriffe mit Objekten vom oben beschriebenen Typ werden entsprechend eingefügt. Zum Empfänger wird automatisch der jeweilige Vorgangsordner der Firma oder Person eingefügt (s.a. nächstes Feld), Ausnahme hierzu bilden Interessenten, in diesem Fall wird der Vorgangsordner des Interessenten eingefügt.
: In Vorgangsordner von	Eine Vorgangsnotiz wird im jeweiligen Vorgangskonto dieser Objekte abgelegt. In der Spalte "Ordnertyp" wird mit dem Symbol ein Unterordner und mit dem Symbol der Vorgangsordner selbst symbolisiert
Externe Dokumente
: OLE-Dokument	Die Anzahl der Externen (angehängten) Objekte wird auf der Lasche Angezeigt. Die Objekte können per Doppelklick bearbeitet werden. Die hier gezeigten Dokumente sind aus Sicherheitsgründen direkt der Vorgangsnotiz zugeordnet und werden nicht als Assoziationen innerhalb der Beleghistorie gepflegt.
Belegverknüpfungen
: Direkte Vorgänger	Ausgabe aller Vorgängerbelege. Es können beliebige Belege als Vorgänger in die Liste per Drag&Drop eingestellt werden. Die Verbindung zu einer Vorgangsnotiz kann mittels der rechten Maustaste gelöst werden
: Direkte Nachfolger	Ausgabe aller Nachfolgerbelege. Es können beliebige Belege als Nachfolger in die Liste per Drag&Drop eingestellt werden. Die Verbindung zu  einer Vorgangsnotiz kann mittels der rechten Maustaste gelöst werden
: Belege der Vorgangsordner	Alle Belege der mit dieser Vorgamgsnotiz verknüpften Vorgangsordner werden angelistet. Mit dieser Liste erhält man somit einen Überblick aller Belege der Vorgangsordner, die mit diesem Belege verknüpft sind. Mit dem Knopf können die angelisteten Vorgangsnotizen in die Zwischenablage kopiert werden

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
Belegdaten
: Beleg	-
: : Ersteller	Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen
: : Prozess	Selektionsfenster der Geschäftsprozesse aufrufen
: Vorgang	-
: : Vorgangsdatum/Wiedervorlagedatum	Setzt das Sitzungsdatum
: : Zeit	Setzt die aktuelle Zeit
: : Bearbeiter	Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen
: Nachricht	-
: : Format ändern	Nachrichtenformat zwischen Word und Text umschalten.
: : HTML Text : : Alternatives Anschreiben (Alt. Anschreiben)	Dieser Button wird eingeblendet, wenn es sich um eine Vorgangsnotiz vom Typ (E-Mail oder Rundmail) handelt. Ist dies der Fall und es wurde eine Nachricht vom Typ "Text" erfasst, so kann man über den Button "HTML Text" die Nachricht im HTML Format erzeugen. Der normale Nachrichtentext ist in diesem Fall nur der Klartext, für das Erstellen der Email ist aber nur der HTML-Text verantwortlich. Ist die Nachricht vom Typ "Word", so kann über den Button "Alternatives Anschreiben" ein weiteres Anschreiben vom Typ "Text" hinterlegt werden. Hintergrund ist, dass beim Mailen in diesem Fall (direkt aus dem Word oder über ein Dokument) ein PDF erzeugt und der Mail beigefügt wird. Um das Anschreiben persönlich zu gestellten kann das alternative Anschreiben verwendet werden. Wird dieses nicht definiert, so erscheint in der Mail nur der Text "Siehe Anhang".
: : Auffrischen	Word Dokument aktualisieren (z.B. nach Ändern des Empfängers)
: : Vorschau	Es wird über das Dokument die Ausgabe erstellt und als Druckvorschau angezeigt.
Empfänger/Partner
: Empfänger	-
: :	Es wird eine Outlook Email mit den Adressen der selektierten Empfänger geöffnet. Wenn ein Ansprechpartner existiert, wird seine Emailadresse genommen, anderenfalls die der Firma. Diese Funktion sollte nur für einen schnellen Kontakt benutzt werden, anderenfalls sollte ein Nachfolge- oder ein neuer Vorgangsnotiz erzeugt werden.
: : Einfügen	Aufruf des Kontextmenüs zum Einfügen von Empfängern
: : Entfernen	Selektierter Empfänger wird gelöscht
: In Vorgangsordner von	-
: : Einfügen	- aus selektierten Empfängern (ist keiner selektiert, werden alle übernommen) - Mitarbeiter - Benutzer - Person - Ansprechpartner - Firma - Firma / Ansprechpartner über das entsprechende Selektionsfenster einfügen - Verkaufskostenträger (Projekt) einfügen
: : Verschieben	-
: : : In Vorgangsordner einer anderen Rolle des gleichen Partners	Hiermit kann man eine Vorgangsnotiz aus einer Rolle einer Firma (z.B. Interessentenrolle) in eine andere Rolle der gleichen Firma (z.B. Kundenrolle) verschieben
: : : In Vorgangsordner eines Kostenträgers des gleichen Partners	Der ausgewählte Vorgangsordner wird ersetzt durch den Vorgangsordner einer der Kostenträger, die der Firma oder einer ihrer Rollen zugeordnet ist
: : Entfernen	Selektierten Eintrag entfernen
Externe Dokumente
: OLE-Dokument	-
: : Beschreibung	Dem geladenen (externen) Dokument kann ein beschreibender, kommentierender Text hinzugefügt werden.
: : Einfügen	Je nach Auswahl des Kontextmenüs kann eine Datei oder eine in Outlook selektierte Email als externes Dokument in die Vorgangsnotiz eingefügt werden. Ein externes Dokument (z.B. Word oder Excel) wird in die Datenbank übertragen und der Vorgangsnotiz zugeordnet. Ist nur ein Dokument der Vorgangsnotiz zugeordnet, wird dieses Dokument im Fenster direkt angezeigt, ansonsten wird eine Liste der zugeordneten Dokumente angezeigt.
: : Löschen	Das in der Liste selektierte oder im Fenster angezeigte Dokument wird gelöscht.

Serienbriefe oder Rundmails mit persönlichen Anschreiben

Eine Vorgangsnotiz kann als Serienbrief oder Rundmail verwendet werden, wenn in der Empfängerlasche mehrere Empfänger eingefügt werden. Somit können Sie beispielsweise zu einer Messe einladen oder vergleichbare Marketingaktionen durchführen. Nun wollen Sie in Ihrer Rundmail jeden Adressaten persönlich ansprechen. Ein Standardanschreiben "Sehr geehrte Damen und Herren" reicht Ihnen nicht aus. Umsetzen können Sie dies mittels Dokumentvariablen, welche je nach Anschreibentyp (Word oder Text) verwendet werden können.

In Word werden die Variablen über den hier beschriebenen Weg eingefügt.

Wird die Nachricht als Text erfasst, so muss der Zugriffsausdruck innerhalb des Textes von folgender Zeichenfolge eingeschlossen werden:

        "Dies ist der Text vor der Variablen << Zugriffsausdruck >> Dies ist der Text nach der Variablen."

In einigen Fällen liefert der Zugriffsausdruck kein Ergebnis zurück. Um in diesen Fällen dennoch einen Standardtext zurück zu geben, kann man innerhalb des Zugriffsausdruck zwei "ODER-Zeichen" mit dem Alternativtext ergänzen. Im folgenden Beispiel soll der Ansprechpartner einer Vorgangsnotiz persönlich angesprochen werden. Ist dieser nicht bekannt, so soll eine Standardanrede verwendet werden:

"<< call(GetContactPerson).Speech(3,1,2) || Sehr geehrte Damen und Herren >>"

Emails mit Cc/Bcc Empfängern und Rundmails

Vorgangsnotizen können zum einen vom Typ "E-Mail" und zum anderen vom Typ "Rundmail" sein. Bei einer "E-Mail" wird genau eine Email versendet. Alle ausgewählten Empfänger werden als Empfänger dieser einen Email gesetzt. Die Empfänger können hierbei auch auf den Typ "Cc" oder "Bcc" gesetzt werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie Legen eine Vorgangsnotiz vom Typ "E-Mail" an.
2. Sie fügen alle Adressaten in die Liste der Empfänger (2.Lasche) ein.
3. Anschließend ordnen Sie per Doppelklick den Typ (An, Cc oder Bcc) zu.

Es ist aber auch möglich - wie im vorherigen Abschnitt beschrieben - Rundmails zu versenden. Hierbei wird nicht eine E-Mail an alle Empfänger gesendet, sondern jeweils eine E-Mail je Empfänger gesendet, idealer Weise sogar mit einem individuellen Anschreiben. Hierzu wählen Sie den Typ "E-Mail (Rundmail)" aus. Kommt es vor, dass ein oder mehrere Adressaten den Typ "Cc" oder "Bcc" gesetzt bekommen haben, so bekommen diese Adressaten die E-Mail nicht direkt als Hauptemfänger, dafür aber alle Mails in Kopie oder Blindcopy.

Listenfenster

Das Listenfenster dient der Auflistung von Vorgangsnotizen.

Die Liste kann durch die oberen Suchfelder gefiltert werden. Der Filter kann aus mehreren Feldern gleichzeitig bestehen. Wird jedoch nach der "Nummer" gesucht, werden alle anderen Felder zurückgesetzt (da die Nummer einer Vorgangsnotiz immer eindeutig ist). Jede Eingabe in einem anderen Feld setzt das Feld "Nummer" wieder zurück.

Der Fenstertitel zeigt immer an, aus welcher Grundmenge bzw. aus welchem Ordner die angezeigten Vorgangsnotizen stammen: z.B. "Alle Vorgangsnotizen", falls aus der Menge aller Vorgangsnotizen angelistet wird oder "Vorgangsnotizen von...", falls es sich um Vorgangsnotizen z.B. eines Benutzers handelt oder "Vorgangsnotizen in...", falls die Vorgangsnotizen aus einem Unterordner stammen.

Die Anzeige "Eingefügte Vorgangsnotizen" erscheint dann, wenn die Vorgangsnotizen durch Drag&Drop anderer Objekte in die Liste übernommen wurden. Per Drag&Drop können folgende Objekte in die Liste gezogen werden:

• Vorgangsnotizen
• Vorgänge
• Ordner
• Firmen / Personen und deren Rollen (Kunde, Interessent, Benutzer, ...)
• Geschäftsprozesse
• Status der Geschäftsprozesse
• Strukturen z.B. mit mehreren Interessenten
• Favoriten

Die zusätzliche Anzeige "( gefiltert )" erscheint dann, falls in der Suchmaske ein Wert eingegeben wurde und die Liste somit nach diesen Kriterien gefiltert ist.

Durch Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste oder durch Selektieren eines Eintrages in der Liste und anschließendem Drücken des Knopfes "Bearbeiten" im Eingabefenster wird die Eingabemaske zum Bearbeiten des Vorgangsnotizs geöffnet.

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Die Vorgangsnotizen werden entsprechend der eingestellten Filter selektiert und angelistet. Werden die Eintragungen am Filter geändert und dieser Knopf erneut betätigt, bleibt die Grundmenge der Vorgangsnotizen - wie im Fenstertitel angegeben- , die gleiche. (s.a. Beschreibung des Listenfensters). Auf diese Weise kann eine Suche immer weiter verfeinert werden
	Zurücksetzen der Suchfilter, d.h. alle Suchfelder werden entleert. Danach können wieder beliebige Filter gesetzt werden. Die Suche bleibt aber weiterhin auf der einmal gewählten Grundmenge der Vorgangsnotizen - wie im Fenstertitel angegeben- beschränkt. (s.a. Beschreibung des Listenfensters)
	Erstellt eine neue Vorgangsnotiz
	Erstellt einen Nachfolgebeleg zur ausgewählten Vorgangsnotiz
	Bearbeiten die ausgewählte Vorgangsnotiz
	Löschen der ausgewählten Vorgangsnotiz
	Anzeigen der Beleghistorie der ausgewählten Vorgangsnotiz
	Vorgangsnotiz per OLE drucken, faxen oder per E-Mail versenden (Das sich öffnende Kontextmenü wird hier beschrieben.)
	Die Liste der angezeigten Vorgangsnotizen wird in die Zwischenablage kopiert
	Das Fenster zur Auswahl von gespeicherten Listen an Vorgangsnotizen wird geöffnet
	Die Liste der Vorgangsnotizen wird gespeichert
	Eine gespeicherte Liste von Vorgangsnotizen wird gelöscht

Optionsfenster

Im Optionsfenster können ein Standard Prozess und ein Standard Status definiert werden, die automatisch gesetzt werden, wenn eine neue Vorgangsnotiz erstellt wird.

Wiedervorlage von Vorgängen (Aktionen)

Die Wiedervorlage dient dem Benutzer durch ein Popupfenster als Erinnerung an Vorgangsnotizen. In diesem Fenster werden alle Vorgangsnotizen angezeigt, welche von der Art "Aktion" sind, ein Wiedervorlagedatum in der Vergangenheit haben und nicht als erledigt markiert sind.

Die Zuordnung der Vorgangsnotizen zu einem Benutzer erfolgt über die Vorgangsordner. Somit ist es auch möglich, einen Wiedervorlagebeleg bei einem anderen Benutzer aufpoppen zu lassen. Dies kann man tun, indem man in der Gruppe "In Vorgangsordner von" über das Einfügen - Menü einen anderen Benutzer auswählt. 

Standardmäßig ist die Wiedervorlageoption ausgeschaltet. Diese wird im Benutzer in der Karteikarte "Nachrichten" definiert. Dort kann auch hinterlegt werden das die Einstellungen von  übergeordneten Kostenstellen bzw. dem Mandaten geerbt wird.

Wizzard Vorgangsnotizen

Mit diesem Wizzard können mehrere, vorher selektierte Vorgangsnotizen gleichzeitig in ihren Daten gepflegt werden.

Verwandte Themen

• Index
• Vorgangsordner
• Benutzer
• Mandaten
• Kostenstellen

Technische Dokumentation

• Übersicht
• Implementation
• Qualitätssicherung
• Vorgangsnotiz Basismodul
  • Teile Lebenslauf Editiermodul
  • Vorgangsnotiz Editiermodul
• Aufruf des Listenfensters

Übersicht

Vorgangsnotiz Basismodul

Modulname

txnnote.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Teile Lebenslauf Editiermodul

Modulname

ilifeedt.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Vorgangsnotiz Editiermodul

Modulname

txnnoedt.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Aufruf des Listenfensters:

Vector Container SendMsg(LIST_TXN_NOTE)

Der Container beschränkt die Darstellung auf eine Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten.
Der Container ist entweder 

• eine Collection oder einen Vector mit einer Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten 
• ein Objekt (CX_LOG_CUBE, CX_PROCEEDINGS) die auf eine Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten verweisen
• ein einzelnes CX_TXN_NOTE Objekt
• NULL (alle CX_TXN_NOTE Objekte)

Der Vector übergibt einen Filter der auf die von Container übergebene Menge an CX_TXN_NOTE Objekten angewandt wird. 

 
Der Vector darf

• leer sein []
• folgende Einträge enthalten:

   

Beispiele:

...
Button(ListButton, TOOLTIP("Vorgangsliste anzeigen", "Show transaction list"), 0, 0, "List.bmp")  
[  
SELECT: [  
          "Kind" 2 //alle Aktionen  
          "Date" "heute-" //ab heute  
          "Unfinished" 1 //die nicht erledigt sind  
          "Creator" user Call(EmployeeByFirstChoiceOfCE) //vom aktuellen User (als Employe)  
        ]  
        NULL SendMsg(LIST_TXN_NOTE) ]  
]  
...

oder

...
Button(ListButton, TOOLTIP("Vorgangsliste anzeigen", "Show transaction list"), 0, 0, "List.bmp")  
[ SELECT: [  
            "Number" 123 //Nummer 123  
          ]  
          NULL SendMsg(LIST_TXN_NOTE) ]  
]  
...

oder

...
Button(ListButton, TOOLTIP("Vorgangsliste anzeigen", "Show transaction list"), 0, 0, "List.bmp")  
[ SELECT: []   //kein Filter  
          NULL SendMsg(LIST_TXN_NOTE) ]  
]
...