Bedarfsanforderung
Beschreibung
Der Einkauf wird durch die Bedarfsanforderungen veranlasst Bestellungen auszulösen. Jeder Mitarbeiter des Betriebs kann Bedarfsanforderungen erstellen. Es werden vier Arten unterschieden:
- Eigenbedarf
- Investition
- Auftragsbedarf
- Lagerbedarf
- Projektbedarf
Der Eigenbedarf (Verbrauchsmaterial oder Investitionsgüter) muss von einen Vorgesetzen genehmigt werden. Auftrags- sowie Lagerbedarfe werden automatisch genehmigt, wenn die Checkbox "Genehmigung" nicht markiert wurde.
Achtung!
Ware, die für eine Kostenstelle über "Eigenbedarf" bestellt wurde, wird nach der Bereitstellung des Wareneinganges NICHT eingelagert!
Sie kann nachträglich auch NICHT mit einem Auftrag verknüpft werden!
Die Bereitgestellte Menge des Wareneinganges erhöht nicht den Lagerbestand, sondern ist für Waren gedacht, die von der entsprechenden Kostenstelle verbraucht (Büromaterial wie Kugelschreiber, Druckerpapier, Drehstühle....) werden! Damit ist der Beschaffungsprozess der Ware nach der Bereitstellung des Wareneinganges beendet!
Um eine Bedarfsanforderung vom Vorgesetzen genehmigen zu lassen oder direkt an den Einkauf weiterzuleiten muss sie gebucht werden. Die Buchung kann nicht automatisch erfolgen, da sonst der Genehmigende / Einkäufer die Bedarfsanforderung erhalten würde, bevor Sie vom Bearbeiter überprüft wurde.
Außerdem muss man unbedingt beachten, dass Bedarfsanforderungen vom Typ Eigenbedarf nur gebucht werden dürfen, wenn dort eine Kostenstelle angegeben wurde, für welche der Eigenbedarf angefordert wird. Eine Bedarfsanforderung vom Typ Kundenbedarf muss einen Vorgänger sprich Kostenträger besitzen um diese vollständig zu beschreiben.
Eine andere Besonderheit muss man auf alle Fälle beachten und zwar werden Mengen, die für Eigenbedarf also für eine bestimmte Kostenstelle bestellt worden sind, nicht auf dem Lagerkonto in der Summe "Im Wareneingang" oder "In QS" angezeigt, nach einem erfolgten Wareneingang, da diese bestellte Menge nicht für den allgemeinen "dispositiven" Verbrauch sondern nur für die angegebene Kostenstelle bestimmt ist!
Funktionalität
Eingabefenster
Dieses Fenster dient der Pflege von Bedarfsanforderungen. Sie können eine Bedarfsanforderung auswählen, in dem Sie im Feld Nummer die gewünschte Nummer eingeben und mit RETURN bestätigen. Wenn Sie das Listenfenster aufrufen wollen, dann können Sie den Menüpunkt "Suchen" auswählen.
Nachdem Sie den Bearbeiter und den Genehmiger, falls nicht vorgegeben, ausgewählt haben, vergibt das System durch bestätigen mit ‚OK’ eine Bedarfsanforderungsnummer und es öffnet sich das Fenster ‚Bedarfsanforderungsposition’, in dem Sie nun einzeln Ihre Positionen einfügen können, die vom Einkauf bestellt werden sollen.
Haben Sie alle Positionen erfasst, schließen Sie das Positionsfenster. Sie gelangen wieder in das Fenster ‚Bedarfsanforderung’, in dem alle Positionen aufgelistet werden. Mit einem Klick auf ‚Buchen’ wird der Status der Bedarfsanforderung auf „Bedarfsanforderung zu genehmigen“ gesetzt und in den Vorgangsordner des Genehmigers gestellt.
Neue Bedarfsanforderungen müssen gebucht werden, damit ein Vorgang ausgelöst wird. Sollten Sie das Fenster schließen ohne zu buchen erscheint die Fehlermeldung "ACHTUNG: Bedarfsanforderung wurde noch nicht gebucht".
Wenn eine Bedarfsanforderung gebucht wurde, kann sie nicht mehr geändert werden (Fehlermeldung: "Bedarfsanforderung wurde schon gebucht").
Löschen der Bedarfsanforderungspositionen ist nur erlaubt, wenn die Bedarfsanforderung noch nicht genehmigt wurde und wenn keine Nachfolgebelege (Bestellungen, Bestellanfragen,...) generiert wurden, da der Anfordernde sich erst mit den entsprechenden Mitarbeitern abstimmen muss (z.B. müssen Bestellungen evtl. storniert werden).
Genehmigungsverfahren Bedarfsanforderung
Ein Beschreibung des Genehmigungsverfahren finden Sie im Einkaufsgeschäftsprozess.
Eigenbeistellungen
Soll eine Bedarfsanforderung dazu benutzt werden, eine Eigenbeistellung auf der Stufe 0 eines Kundenauftrags zu planen, so muss für diese Bedarfsanforderungsposition ein Eigenbeistellungsbeleg erstellt werden. Dies ist über die Bedarfsanforderungsposition direkt über den Toolbarknopf möglich.
Das Teil, der Liefertermin, die Menge und die Beschreibung werden übernommen.
Menüpunkt | Beschreibung |
---|---|
Bearbeiten | - |
: Positionen | - |
: : Einfügen | Bedarfsanforderungsposition einfügen |
: : : Eigenbedarf | |
: : : Investition | |
: : : Auftragsbedarf | |
: : : Lagerbedarf | |
: : ; Projektbedarf | Die Kosten werden einem Kostenträger bzw. Projekt zugeordnet. |
: : Bearbeiten | Bedarfsanforderungsposition bearbeiten |
: : Löschen | Bedarfsanforderungsposition löschen |
: : Kontierung | Bedarfsanforderungsposition kontieren |
: Weiterverarbeitung | - |
: : Buchen/Aktivieren | Bedarfsanforderung buchen. Aktivieren bedeutet eine abgelehnte Bedarfsanforderung wieder in den Status "zu genehmigen" zu versetzen. |
: : Buchung zurücknehmen | Buchung wird aufgehoben. |
: : Genehmigen | Der Status einer gebuchten Bestellung kann entsprechend der Menüpunkte verändert werden.
Die Menüpunkte werden aus dem Kontext heraus gesperrt oder freigegeben. Sie können nur von Benutzern ausgeführt werden, welche im Mandanten als Genehmiger hinterlegt sind. |
: : Genehmigung zurücknehmen | |
: : Ablehnen | |
: : Ablehnung zurücknehmen | |
: : Stornieren | Bedarfsanforderung stornieren |
: : Stornierung aufheben | Stornierung der Bedarfsanforderung aufheben |
: : Genehmigung zurücknehmen | Genehmigung der Bedarfsanforderung zurücknehmen |
: Bestellanfrage | Bestellanfrage erstellen |
- | |
: : Mit OLE im Vordergrund | |
: : Mit OLE im Hintergrund | |
: : Etikett drucken | Der Etikettendruck macht z.B. Sinn bei Komponenten die man komplett extern fertigen lässt. Dann werden dem Lieferanten die Etiketten zur Kennzeichnung ausgedruckt, um der Bereitstellung bzw. Montage oder Baustelle die Baugruppen besser zuordnen zu können. |
: Schließen | Fenster schließen |
Suchen | Listenfenster aufrufen |
Symbol | Beschreibung |
---|---|
Neue Bedarfsanforderung anlegen | |
Änderungen speichern | |
Bedarfsanforderung löschen | |
Bedarfsanforderung drucken | |
Drucken, Fax, Email... | |
Verteiler bearbeiten | |
Notizen anlegen/bearbeiten | |
Beleghistorie öffnen | |
Alle Positionen in die Zwischenablage kopieren | |
Kopierpuffer aufrufen, welcher zum Kopieren von Positionen oder ganzer Bedarfsanforderungen verwendet werden kann. | |
Automatische Bestellanfragen für selektierte Positionen erstellen | |
Öffnet die Lieferantenvereinbarung für den Bestellartikel bzw. den Lieferanten der selektierten Bedarfsanforderungsposition. |
Feld | Beschreibung |
---|---|
Nummer | Bedarfsanforderungsnummer |
Datum | Erstellungsdatum |
Status | Hier wird der Status der Bedarfsanforderung angezeigt. Per Doppelklick auf den Status kann der Zustand mit erweiterten, beschreibenden Informationen versehen werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn man den Status "abgelehnt" mit dem Grund der Ablehnung versehen möchte. (Siehe auch Modul: Statusinformationen) |
Bearbeiter | Der angemeldete Benutzer wird bei Neueingabe einer Bedarfsanforderung als Bearbeiter vorgegeben. Sie können aus der Mitarbeiter-Selektionsliste einen anderen Mitarbeiter auswählen. Die Bestellung wird im Vorgangsordner des Bearbeiters verbucht. |
Genehmigung | Der Eigenbedarf muss von einen Vorgesetzen genehmigt werden. Kunden- sowie Lagerbedarfe werden automatisch genehmigt, wenn die Checkbox "Genehmigung" nicht markiert wurde. |
Positionen | Auflistung der angeforderte Waren |
Knopf | Beschreibung |
---|---|
Bearbeiter | Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen |
Duplizieren | Die markierte Position wird dupliziert |
Einfügen | Bedarfsanforderungsposition einfügen |
Entfernen | Bedarfsanforderungsposition entfernen |
OK | Änderungen an der Bedarfsanforderung werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt. |
Buchen | Die Bedarfsanforderung wird gebucht |
Neu | Das Eingabefenster wird geleert. |
Löschen | Die angezeigte Bedarfsanforderung wird gelöscht. |
Schließen | Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken. |
Listenfenster
Dient der Auflistung der Bedarfsanforderungen.
Symbol | Beschreibung |
---|---|
Neue Bedarfsanforderung anlegen | |
Bedarfsanforderung öffnen | |
Bedarfsanforderung löschen | |
Bedarfsanforderung drucken | |
Verteiler bearbeiten | |
Notizen anlegen/bearbeiten |
Feld | Beschreibung |
---|---|
Nummer | Bedarfsanforderungsnummer |
Datum | Erstelldatum |
Bearbeiter | Name des Bearbeiters |
Status | Bedarfsanforderungsstatus |
Knopf | Beschreibung |
---|---|
Bearbeiten | Die aktuelle Bedarfsanforderung wird im Eingabefenster angezeigt.. |
Neu | Ein leeres Eingabefenster wird geöffnet. |
Buchen | Die Bedarfsanforderung wird gebucht |
Schließen | Das Fenster wird geschlossen. |
Selektionsfenster
Dieses Fenster dient der Selektion einer Bedarfsanforderung.
Feld | Beschreibung |
---|---|
Nummer | Bedarfsanforderungsnummer |
Datum | Erstelldatum |
Bearbeiter | Name des Bearbeiters |
Status | Bedarfsanforderungsstatus |
Knopf | Beschreibung |
---|---|
OK | Die selektierte Bedarfsanforderung wird übernommen. |
Schließen | Die Selektion wird abgebrochen. |
Verwandte Themen
- Index
- Bedarfsanforderungsposition
- Bestellung
- Genehmigte Bedarfsanforderungen
- Bedarfsanforderung über die Bedarfs-/Bestandsliste erstellen
- Übersicht Einkauf
Technische Dokumentation
Bedarfsanforderung Basismodul
Modulname
purequis.mod
Klassen
Security
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
Message | Parameter | Funktion | Security |
---|---|---|---|
PURCHASE_REQUISITION_CHANGED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde geändert | |
PURCHASE_REQUISITION_CREATED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde erzeugt | |
PURCHASE_REQUISITION_DELETED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde gelöscht |
Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
---|---|---|---|
EDIT_PURCHASE_REQUISITION | NULL oder Bedarfsanforderungs-Objekt | Eingabefenster für Bedarfsanforderung aufrufen | Bedarfsanforderungs-Editiermodul |
Bedarfsanforderung Editiermodul
Modulname
pureqedt.mod
Klassen
Security
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
Message | Parameter | Funktion | Security |
---|---|---|---|
APPEND_PURCHASE_REQUISITION | |||
COMMENT_CHANGED | Objekt | Kommentar wurde geändert | |
EDIT_PURCHASE_REQUISITION | NULL oder Bedarfsanforderungs-Objekt | Eingabefenster für Bedarfsanforderung aufrufen | |
EMPLOYEE_SELECTED | |||
LIST_PURCHASE_REQUISITION | Collection Bedarfsanforderungs-Objekte oder NULL | Listenfenster für Bedarfsanforderung aufrufen | |
PURCHASE_REQUISITION_CHANGED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde geändert | |
PURCHASE_REQUISITION_CREATED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde erzeugt | |
PURCHASE_REQUISITION_DELETED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde gelöscht | |
PURCHASE_REQUISITION_ITEM_CHANGED | |||
PURCHASE_REQUISITION_ITEM_CREATED | |||
PURCHASE_REQUISITION_ITEM_DELETED | |||
IS_PURCHASE_REQUISITION_WINDOW_OPEN | Widget | Das Modul soll melden, ob sein Eingabefenster offen ist. Die Antwort ist direkt an das Widget zu senden. | |
Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
---|---|---|---|
APPEND_PURCHASE_REQUISITION_ITEM | |||
DELETE_PURCHASE_REQUISITION_ITEM | |||
EDIT_CARBON_COPY | |||
EDIT_COMMENT | Objekt | Eingabefenster für Kommentar aufrufen | Kommentar-Editiermodul |
EDIT_PURCHASE_REQUISITION | NULL oder Bedarfsanforderungs-Objekt | Eingabefenster für Bedarfsanforderung aufrufen | Bedarfsanforderungs-Editiermodul |
EDIT_PURCHASE_REQUISITION_ITEM | |||
EDIT_USER | |||
LIST_PURCHASE_REQUISITION | Listenfenster für Bedarfsanforderung aufrufen | Bedarfsanforderungs-Editiermodul | |
PURCHASE_REQUISITION_CHANGED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde verändert | |
PURCHASE_REQUISITION_CREATED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde erzeugt | |
PURCHASE_REQUISITION_DELETED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde gelöscht | |
SELECT_EMPLOYEE_WITH_USER | |||
SHOW_PREVIEW | Widget | Druckvorschau | Druckvorschau |
SHOW_TXN_HISTORY | |||
PURCHASE_REQUISITION_WINDOW_IS_OPEN | Window-Object | Teilt dem anfragenden Widget mit, ob das Eingabefenster offen ist | autopure |
Datenfeld | Wert |
---|---|
processed.date | gebucht |
decline.date | abgelehnt |
approvedBy | genehmigt |
|
storniert |
Bedarfsanforderung Selektionsmodul
Modulname
pureqsel.mod
Klassen
Security
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
Message | Parameter | Funktion | Security |
---|---|---|---|
PURCHASE_REQUISITION_CHANGED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde geändert | |
PURCHASE_REQUISITION_CREATED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde erzeugt | |
PURCHASE_REQUISITION_DELETED | Bedarfsanforderungs-Objekt | Bedarfsanforderung wurde gelöscht | |
SELECT_PURCHASE_REQUISITION | Collection Bedarfsanforderungs-Objekte oder NULL, Empfänger der Antwort | Selektionsfenster für Bedarfsanforderung aufrufen |
Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
---|---|---|---|
EDIT_PURCHASE_REQUISITION | NULL oder Bedarfsanforderungs-Objekt | Eingabefenster für Bedarfsanforderung aufrufen | Bedarfsanforderungs-Editiermodul |
PURCHASE_REQUISITION_SELECTED | Bedarfsanforderungs-Objekt, Empfänger | Bedarfsanforderung wurde selektiert |