Eingangsrechnung
Beschreibung
- Allgemeine Übersicht des Workflows der Eingangsrechnungen
- Allgemeiner Ablauf der Eingansrechnungsbearbeitung
- Prüfgründe
- Kontierung
- Mehrsteuerrechnung
- Ermittlung der Rechnungsmenge
- Erfassung einer Pönale (Vertragsstrafe)
- Eingangsrechnungserfassung über gescannte Dokumente
- Allgemeine Hinweise
Die Erfassung der Eingangsrechnungen der Kreditoren ist die Hauptaufgabe dieses Moduls und bildet die Grundlage der Gesamtaufgabe, dem Bearbeiten der Eingangsrechnungen. So ergeben sich weitere Teilaufgaben wie dem Prüfen der Rechnung, dem Vornehmen der Vorkontierung und dem Verbuchen in die FiBu. ClassiX® unterstützt diesen Prozess durch eine ergonomische, halbautomatische Erfassung der Eingangsrechnung. Über eine automatisierte Prüfung, welche die zu prüfenden Rechnungen den entsprechenden Mitarbeitern direkt zu Kontrolle vorlegt, wird die Zeitverzögerung durch Transport und Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen/Mitarbeitern minimiert. Aufgrund der Zuordnung der Eingangsrechnung über die Beleghistorie zu den Bedarfsauslösern wird auch die Vorkontierung automatisch vorgenommen. die Verbuchung in die FiBu wird über das Rechnungseingangsbuch vorgenommen.
Allgemeine Übersicht des Workflows der Eingangsrechnungen
Allgemeiner Ablauf der Eingangsrechnungsbearbeitung
- Rechnungseingang / Optionen
- Erstellen einer neuen Eingangsrechnung in ClassiX®
- Anlegen der Positionen (auto.)
- Eingabe der Rechnungsbeträge
- Erfassen "Freier Positionen"
- Freigabezyklus
6.1 Prüfen einer Position
1. Rechnungseingang / Optionen
Das Erfassen einer Eingansrechnung beginnt außerhalb des ClassiX® Systems durch die Vergabe einer Paginiernummer. Den Stapel der zu erfassenden Rechnungen sollte man nun nach dieser Nummer sortieren. Hierdurch kann über die Optionen das "Eingangsdatum" und die "Auto. Paginiernummer" vorgeben, welche somit automatisch beim Erfassen jeder Rechnung gesetzt werden.
Die Paginiernummer wird nach jeder Rechnung hochgezählt um dann beim Einpflegen der nächsten Rechnung wieder aktuell zu sein. Somit sollte der Rechnungsstapel nach dem LiFo-Prinzip (last in first out) sortiert sein, dass heißt die Rechnung mit der kleinsten Paginiernummer liegt immer oben.
2. Erstellen einer neuen Eingangsrechnung
Das Anlegen einer neuen Eingangsrechnung in ClassiX beginnt mit dem Betätigen des Buttons NEU und dem Erfassen der Kopfdaten. Der Focus befindet sich nun im Feld Rechnungsnummer und springt durch RETURN weiter in das Feld Rechnungsdatum. diese beiden Felder sind als erstes zu füllen.
3. Anlegen der Eingangsrechnungspositionen
Wieder über RETURN gelangt man nun in das Feld Bestellung. Durch Eintragen und Auslösen der Bestellnummer, auf welche sich die Eingangsrechnung bezieht, wird die Eingangsrechnung angelegt, die Paginiernummer und das Eingangsdatum gemäß der Optionen und der Kreditor gemäß der Bestellung übernommen.
Wichtigster Bestendteil dieses Schrittes ist allerdings das Anlegen der Eingangsrechnungspositionen gemäß der Bestellung.
Anschließend können auch weiter Bestellungen ausgelöst werden, falls der Lieferant mehrere Bestellungen zugleich in Rechnung gestellt hat.
4. Eingabe der Rechnungsbeträge
Die Rechnungsbeträge werden der Effizienz halber in einem eigenem Fenster erfasst. Für den Rechnungskopf wären dies die Nebenkosten, der Steuer- und der Rechnungswert. Der Nettowert ergibt sich dann aus der Differenz.
Zudem können Nebenkosten auch auf der Bestellebene erfasst werden. Dies ist vor allem dann Relevant, wenn mehrere Bestellung vom Lieferanten in einer Rechnung zusammengefasst wurden.
Die Vorsteuer wird anhand des Lieferanten versucht automatisch zu ermitteln und als Vorauswahl angeboten. Überschreibt man die Steuer, so wird diese nicht nur in den Kopf, sondern auch auf alle neu angelegten Positionen übernommen.
Zudem werden die Bestellkonditionen angezeigt und können hier ausgetauscht werden, wenn sich der Kreditor auf anderen Konditionen bezogen hat.
Wenn über die Bestellung Fracht und Verpackung als Nebenkosten übernommen werden, erscheint ein Hinweis im Schnellabgleichfenster, damit diese Kosten nicht doppelt eingegeben werden.
Die Bestellkopfkonditionen werden ebenfalls in die Eingangsrechnung mit übernommen. Nur wenn alle Konditionen der Bestellungen auch in der Eingangsrechnung auftauchen, kann die ER automatisch freigegeben werden.
Die Nebenkosten tauchen in der Eingangsrechnung als Konditionen wieder auf, wobei die die Nebenkosten der Bestellpositionsebene wertmäßig auf die gerade automatisch angelegten Positionen verteilt werden. Beim Löschen von Positionen werd die Nebenkosten dann erneut verteilt. Als Folge dessen kann man die verteilten Konditionen nicht mehr über die Positionsmaske pflegen, sondern nur noch die original angelegten Positionsnebenkosten. Hierfür gibt es ein extra Fenster, welches man über das Menü Bearbeiten -> Konditionen -> Nebenkosten bearbeiten öffnet. Angezeigt werden zwei Spalten. Zum einen der Wert der Nebenkostenposition, welchen man über OboxEdit pflegen kann, zum anderen die Positionen, auf welche sich die Nebenkostenposition bezieht. In Klammern wird hinter jeder Position der verteilte Wert angegeben.
5. Erfassen "Freier Positionen"
Eine freie Eingangsrechnungsposition dient der Erfassung derjenigen Eingangsrechnungen, welche nicht auf den regulären Weg erfasst werde können.
- Die Eingangsrechnungsposition bezieht sich auf keine in ClassiX® erfasste Bestellung.
- Die Eingangsrechnung ist eine Folgerechnung und hat somit keinen Einfluss auf einen Bestellstatus.
Eine freie Eingangsrechnungsposition muss immer manuell erfasst werden. Zu den weiteren Besonderheit zählt unter anderem, dass sie nie direkt in den Status „Freigegeben“ läuft, sondern zuvor immer geprüft werden muss. Außerdem hat sie keinen Einfluss auf einen Bestellstatus, da die Positionen ohne Menge erfasst werden.
Freie Positionen können nur erfasst werden, wenn die Rechnung bereits angelegt worden ist. Somit sollte man mindestens einmal gespeichert und den Kreditor, Paginiernummer, etc. bereits haben.
Über den Button „Einfügen“ und dem sich öffnende Menü „Freie Position“ kann nun eine freie Position angelegt werden.
Für den Fall, dass die Rechnung gar keiner ClassiX® Bestellung zugeordnet werden kann, müssen alle Daten der Position manuell gesetzt werden. Anderenfalls kann man zum Beispiel einen Bestellkopf als Vorgänger auswählen. In diesem Fall wird unter anderem der Kreditor auf den Rechnungskopf übernommen, wenn dies zu diesem Zeitpunkt noch nicht geschehen ist.
Sollten die Daten für den Prüfer nicht ausreichen, so kann auch das Beschreibungsfeld genutzt werden.
Das Feld „Rechnungsmenge“ bleibt bei dieser Art der Erfassung permanent geschlossen. Somit hat die Rechnungsposition keinen Einfluss auf den Rechnungsstatus der Bestellung.
Der nächste Schritt ist das Weiterschalten ("Freigeben") der Eingangsrechnung. Wird keine Position in der Positionsliste mit eine Stoppzeichen angezeigt, welches für eine manuelle Prüfung steht, so geht die Rechnung durch das Weiterschalten direkt in den Status "Freigegeben" und kann somit in die FiBu übernommen werden.
Anderen falls werden alle Positionen, welche nicht automatisch freigegeben werden konnten den Prüfern zur Kontrolle vorgelegt.
(siehe Prüfgründe)
Zusätzlich kann im Mandanten eine Regel (Anerkennungsregel) hinterlegt werden, welche eine Rechnung automatisch akzeptiert. Die Regel könnte zum Beispiel lauten: "Der Nettowert der Rechnung liegt unter 100€." Wurde eine Rechnung erfasst, auf die die Regel zutrifft, so öffnet sich neben dem Button "Freigeben" ein Checkbox "Rechnung akzeptieren", welche voreingestellt angeklickt ist. Eine gesetzte Checkbox bedeutet, dass die Rechnung trotzdem kontrolliert wird, allerdings nicht in die manuelle Prüfung. Statt dessen wird die Rechnung direkt freigegeben. Die als Beispiel genannte Regel führt also dazu, dass alle Rechnungen unter 100€ direkt freigegeben und somit bezahlt werden können, obwohl Prüfgründe (z.B.: offener Wareneingang) vorliegen. Möchte man trotz der Regel eine Rechnung prüfen lassen, so muss der Hacken aus der Checkbox entfernt werden.
Eingangsrechnungen die direkt anerkannt werden, müssen nicht genehmigt werden, auch wenn das Genehmigungsregelwerk dieses vorsieht.
Liegen Gründe vor (siehe Prüfgründe), welche das automatische Freigeben einer Eingangsrechnungsposition untersagen, so wird diese Rechnung den Prüfern zu manuellen Freigabe vorgelegt. Zudem kann der Erfasser der Eingangsrechnung eine Position auch als "zu prüfen" markieren, obwohl keine definierten Prüfgründe zutreffen.
Positionen im Status "Prüfen" werden in der Regel durch den Prüfer (Feld in der Positionenmaske) freigegeben. Dieser findet seine zu prüfenden Eingangsrechnungen in seinem Vorgangsordner. Für dem Prüfer sind alle Felder gesperrt, da er nur die Möglichkeit besitzen soll die Eingangsrechnung zu sperren oder freizugeben. Sperrt er eine Position, so wird auch die gesamte Eingangsrechnung gesperrt. Anderenfalls wird überprüft, ob nun alle Positionen Freigegeben wurden. Ist dies der Fall, so wird auch die Eingangsrechnung zum Verbuchen freigegeben.
Für die Kontrolle der zu prüfenden Eingangsrechnungen wird dem Prüfer ein eigenes Werkzeug zu Verfügung gestellt. (siehe hier)
Prüfgründe
| Wertabweichung | Es wird anhand der im Mandanten definierten Freigaberegeln die Abweichung der erwarteten und tatsächlichen Preise verglichen. Diese Standardregeln können aber je Lieferant überschrieben werden.
In erster Linie wird der Gesamtwert der Eingangsrechnungen kontrolliert. Weicht der Nettowert der Eingangsrechnung (Kopf) vom erwarteten Wert ab, so müssen alle Positionen geprüft werden. Kann jedoch die Abweichung auf eine oder mehrere bestimmte Positionen zurückgeführt werden, so geraten nur diese beim Weiterschalten in Prüfung. Als zweite Option kann die Abweichung der einzelnen Positionen geprüft werden. Ist die Summe der tatsächlichen Positionswerte gleich dem Nettowert der Eingangsrechnung, so wird die tatsächliche Abweichung der Position mit den Vorgaben vergleichen. Ist dies nicht der Fall, so wird die Abweichung des Kopfes (tatsächlicher Nettowert - erwarteter Nettowert) auf die Positionen umgelegt und dieser Wert verglichen. |
| Unterschiedliche Konditionen | Weichen die Konditionen der Bestellungen und der Eingangsrechnung ab, so muss die Position geprüft werden. |
| Freie Position | Eine Freie Position muss generell geprüft werden. |
| Erzwungen Prüfung | In diversen Belegen (BA Position, Liefereinteilung, Wareneingangsposition, QS Position, Direktlieferungsposition) kann eine Prüfung der Eingangsrechnungen erzwungen werden. Selbst wenn alle anderen Prüfgründe nicht zutreffen, müssen diese Positionen geprüft werden. Erwartet der Besteller zum Beispiel schon im Vorfeld eine falsche Rechnung von Lieferanten, so kann er auf der Bestellung bereits die Prüfung erzwingen. |
| Mengenabweichungen | In folgenden Fällen tritt eine unerwartet Mengenabweichung auf, von der nicht auszugehen ist, dass sich die Ursache der Prüfung von selbst "geheilt" wird. Die Positionen müssen also definitiv manuell geprüft werden.
In folgenden Fällen ist davon auszugehen, dass der Prüfgrund im Laufe der Zeit von selbst "geheilt" wird zum Beispiel durch eine eingehende Lieferung oder die Durchführung der QS.
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| QS Prüfung | Bei der Eingangsrechnungsprüfung bezüglich der QS können verschiedenste Konstellationen auftreten, da nicht nur im Teil sondern auch auf diversen Belegen (Anorderung, Bestellung, Wareneingang) ein Flag, welches eine QS Prüfung erfordert, gesetzt werden kann.
Die Prüfung kann weites gehend automatisiert werden, wenn die gesamte Ware oder gar keine Ware in die QS muss. Es gibt aber auch Konstellationen, unter denen eine manuelle Prüfung notwendig ist. Zum Beispiel wenn sich die zu prüfende Menge während der ER Prüfung verändert. der Andere Fall ist, wenn nur eine Teilmenge geprüft werden muss und noch nicht vollständig geprüft worden ist. Beim Freigeben einer Position, wo diese Fälle auftreten, wird der Freigeber noch einmal an seine Pflicht erinnert.
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Mehrsteuerrechnung
In der Regel wird der Steuerschlüssel sowohl im Eingangsrechnungskopf als auch in den Positionen hinterlegt, wobei in der ganzen Rechnung nur ein Steuerschlüssel verwendet werden darf. Bei Mehrsteuerrechnungen ist dies anders. Hier erhält der Eingangsrechnungskopf gar keine Zuweisung eines Steuerschlüssels, wodurch in den Positionen verschiedene Steuern erfasst werden können.
Kontierung
Topic zum Thema "Kontierung/Vorkontierung"
Für die Kontierung einer Eingangsrechnung sind vier Werte notwendig, welche in den ER-Positionen gesetzt werden. Ein absolutes muss ist hierbei das FiBu-Konto und der Betrag. Das FiBu-Konto kann entweder ein Sachkonto/GuV-Konto oder eine Kostenart sein, wenn die Kostenartenkontierung durch die Einstellungen im Mandanten zugelassen wird.
Die weiteren Werte sind die Kostenstelle und der Kostenträger.
Das FiBu-Konto wird in der Regel direkt in der Bestellartikelrolle angegeben und wird beim Erfassen der Position automatisch gesetzt. Eine Ausnahme sind zum Beispiel Textartikel, hier wird eine "default"- Kostenart am Mandanten hinterlegt. Gleiches gilt auch für die Kontierung der Nebenkosten.
| Ohne Kostenartenrechnung | Mit Kostenartenrechnung | |
|---|---|---|
| Kostenart (COST_TYPE) |
Nicht erlaubt | Erlaubt. |
| Bilanz | ||
| Sachkonto - Bilanz (GENERAL_LEDGER) |
Erlaubt. | Erlaubt. |
| Geldkonto - Bilanz (DEPOSIT_ACCOUNT) |
Nicht erlaubt. | Nicht erlaubt. |
| Abstimmkonto - Bilanz (CLEARING_ACCOUNT) |
Nicht erlaubt. | Nicht erlaubt. |
| Steuerkonto - Bilanz (TAX_ACCOUNT) |
Erlaubt | Erlaubt |
| Es dürfen auf der Position ausschließlich Steuerkonten ohne Steuerbuchung ausgewählt werden. Steuerkonten mit Steuerbuchung fließen über den Steuerschlüssel in die Kontierung mit ein. |
||
| GuV | ||
| Sachkonto - GuV (GENERAL_LEDGER) |
Erlaubt | Nicht erlaubt. |
| Skontokonto - GuV (CASH_DISCOUNT_ACCOUNT) |
Erlaubt | Nicht erlaubt. |
Die Kontierung auf einen Kostenträger oder eine Kostenstelle ist nur für Kostenarten erlaubt, für Sachkonten nicht. |
||
Wichtige Hinweise:
Die automatisch vorgenommen Kontierung kann im Rechnungseingangsbuch manuell geändert werden. Wurde dies getan, kann die Rechnung über die Bearbeitungsmaske nicht mehr geändert werden.
Bei der Kostenträgerkontierung wird versucht der genau Anteil der Kostenträgerpositionen an einer Eingangsrechnung zu ermitteln. Hat ein oder mehrere Kostenträgervorgänger keine Mengen, da es der Auftragskopf oder eine Gruppe ist, so wird die Restmenge (BA Menge - Summe der Kostenträgermengen) anteilsmäßig auf die restlichen Positionen ohne Mengen aufgeteilt.
Findet eine Überlieferung/Unterlieferung (BA Menge > oder < Summe der Kostenträgermengen und es gibt keine Positionen ohne Mengen) statt, so werden die Gesamtkosten anhand der Anzahl der Vorgänger aufgeteilt, da eine genau Zuordnung der Übermenge zu einer Kostenträgerposition nicht möglich ist.
Ausschlaggebend für die Kostenaufteilung einer freien Position isst der Wert der Liefereinteilung(en). Hat eine freie Position eine oder mehrere Bestellungen als Vorgänger, so werden alle Liefereinteilungen dieser Bestellungen berücksichtigt.
Bei der Freigabe bzw. dem Weiterschalten der Eingangsrechnungen wird die Kontierung auf das Vorhandensein eines Kostenträger bzw. einer Kostenstelle kontrolliert, wenn die Kostenart auf einen Kostenträger- bzw. Kostenstellenzwang besteht.
Kontierung einer (EU) Erwerbssteuer
Eine Erwerbssteuer von beispielsweise 16% wird in den Eingangsrechnungen wie 0% behandelt und hat nur Auswirkungen auf die Kontierung. Der angelegte Buchungscontainer für die Steuer hat nach außen hin (Anzeige im Rechnungseingangsbuch etc.) den Wert Null, intern in der Fibu wird jedoch mit dem 16%-Wert gerechnet.
Manuelle Kontierung einer (EU) Erwerbssteuer
Ermittlung der Rechnungsmenge
Die Rechnungsmenge wird versucht automatisch zu ermitteln, um auch hier bei der Erfassung Zeit zu sparen. Bei der Ermittlung dienen folgenden Mengen als Grundlage:
- Bestellmenge
- Liefermengen
- QS - Mengen (bei QS-Teilen)
- berechnete Menge (vom Lieferanten bereit in Rechnung gestellte Menge)
Nach folgender Logik wird die Rechnungsmenge ermittelt wird.
Kein QS-Teile:
| Wenn ... | ... Dann |
|---|---|
| Liefermengen = 0 Liefermengen = Bestellmenge Liefermengen > Bestellmenge |
Rechnungsmenge = Bestellmenge - berechnete Menge |
| Liefermengen < Bestellmenge | Rechnungsmenge = Liefermengen - berechnete Menge |
QS-Teile:
| Wenn ... | ... Dann |
|---|---|
| QS - Mengen = 0 | Rechnungsmenge = 0 |
| Es gibt noch kein QS-Beleg | gleiche Logik wie für Nicht-QS-TEile |
| (QS - Menge) & (QS - Menge > Bestellmenge) | Bestellmenge - berechnete Menge |
| berechnete Menge = 0 | QS - Menge |
| (QS - Menge) & (berechnete Menge < QS - Menge) | QS - Menge - berechnete Menge |
| (QS - Menge) & (berechnete Menge > QS - Menge) | Bestellmenge - berechnete Menge |
Achtung!
Es kann nur versucht werden die vom Lieferanten in Rechnung gestellte Menge zu ermitteln, eine 100%ige Sicherheit gibt es natürlich nicht. Daher sollet die Rechnungsmenge manuell kontrolliert werden, um Fehler zu vermeiden.
Erfassung einer Pönale (Vertragsstrafe)
Das Pönale (engl. penalty) ist eine Vertragsstrafe oder auch Konventionalstrafe wegen Nicht- oder Schlechterfüllung von Lieferungen und Leistungen und wird als Geldstrafe ausgestaltet.
Die Erfassung eines Pönals unterscheidet sich zu anderen Rechnungen im Einkauf dadurch, dass das Pönale als Ertrag und nicht als Aufwand zu werten ist. Somit muss bei der Kontierung ein Ertragskonto statt eine Aufwandskonto und ein Umsatzsteuerkonto statt einem Vorsteuerkonto angesprochen werden. Die Auswahl des Ertragskontos auf der Position unterscheidet sich nicht von normalen Eingangsrechnungen. Die Auswahl eines Umsatzsteuerschlüssels muss allerdings über die Optionen erst frei geschaltet werden.
Das Pönale sollte als Gutschrift erfasst werden mit positiven Werten und einer Umsatzsteuer.
Der Buchungssatz für eine Vertragsstrafe in Höhe von 100€ sieht dann wie folg aus:
| 119,00 € Verbindlichkeiten aus L&L | an | 100,00 € Sonstige Erträge (beispielsweise) | ||
| 19,00 € Umsatzsteuer |
Für die Erfassung des Pönals empfiehlt sich eine freie Position, welche als Vorgänger dem Bestellkopf zugewiesen.
Eingangsrechnungserfassung über gescannte Dokumente
Bei der Eingangsrechnungserfassung über gescannte Dokumente wird davon ausgegangen, dass die Rechnungen bereits gescannt in einem Verzeichnis vorliegen. Die gescannten Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften müssen hierbei in getrennten Verzeichnissen abgelegt sein. Diese Verzeichnisse werden im Mandanten definiert. Zudem müssen zwei Verzeichnisse definiert werden, in welche die eingelesenen Dokumente verschoben und archiviert werden.
Die Verzeichnisse sind nach folgendem Schema zu definieren:
Pfad für gescannte Eingangsrechnungen : Z:\classix\Eingangsrechnungen\*.pdf
Pfad für zu bearbeitende Eingangsrechnungen: Z:\classix\Eingangsrechnungen\InBearbeitung\
Pfad für archivierte Eingangsrechnungen: Z:\classix\Eingangsrechnungen\Archiv\
Wichtig ist, dass beim Pfad zu den gescannte Eingangsrechnungen auch der Typ des Dokumentes (pdf, tif, etc.) mit angegeben wird, da auch weitere Dateien, wie die Textdateien mit den aus den Dokumenten ausgelesenen Inhalten, hier abgelegt sein können.
Damit der Ordner der archivierten Eingangsrechnungen nicht zu voll und dadurch unübersichtlich wird, gibt es die Option "Archivierte gescannte Dokumente in Unterordner (Jahr-Monat) verschieben". Durch diese Option werden unterhalb des Ordners weitere Unterordner mit der Bezeichnung "jjjj-mm" angelegt. Somit steht der Ordern "2013-01" für Januar 2013. Die Eingangsrechnungen werden in archiviert-Ordner verschoben, wenn Sie in die FiBu verbucht oder abgelehnt wurden. Bei Rechnungen, welche in die FiBu verbucht wurden, ist das Buchungsdatum des FiBu-Nachfolgers maßgeblich für das Anlegen und Verschieben in einen Unterordner. Bei abgewiesenen Eingangsrechnungen ist es das Rechnungsdatum.
Der Dateiname muss der Paginiernummer der Rechnung/Gutschrift entsprechen. Der Dateiname kann zusätzlich mit "ER" oder "EG" beginnen, um über den Namen den Typ des Dokuments zu bestimmen. Allerdings werden die Dokumente über das unterschiedliche Verzeichnis unterschieden und nicht über dieses Kürzel. Beim Ermitteln der Paginiernummer wird das eventuell vorhandene Kürzel weggelassen.
Automatisches Anlegen der Eingangsrechnungen
Beim Öffnen der Bearbeitungsmaske wird kontrolliert, ob sich zu importierende, gescannte Dokumente im entsprechenden Verzeichnis befinden. Ist dies der Fall, wird dies in der Toolbar durch ein "GO"-Zeichen (
) kenntlich gemacht und die Anzahl der zu importierenden Dokumente angezeigt, im anderen Fall wird ein "STOP"-Zeichen (
) dargestellt.
Der Import wird über das Betätigen des "Go"-Zeichen gestartet. Daraufhin wird im Verzeichnis der zu importierenden Rechnungen nach der Datei mit der kleinsten Paginiernummer gesucht. Konnte keine Paginiernummer mit einem gültigen Format gefunden werden oder wurde die Paginiernummer bereits verwendet, so wird der Vorgang abgebrochen.
Im nächsten Schritt wird die Datei in das Archivverzeichnis verschoben. Befindet sich eine gleichnamige Datei mit der Endung ".txt" in dem Verzeichnis, so wird auch diese in das Archivverzeichnis verschoben.
Als nächstes wird nun eine neue Rechnung mit der ermittelten Paginiernummer angelegt und die in das Archivverzeichnis verschobene Datei mit ihr assoziiert. Dies geschieht mittels lokaler Dokumentreferenzen. Das Dokument wird zudem automatisch geöffnet, so dass die Rechnungsdaten ermittelt und in die Eingangsrechnungsmaske übertragen werden können. Das mit der Rechnung assoziierte Dokument kann jederzeit über den Toolbar Button zur Bearbeitung der Assoziationen (
) geöffnet werden.
Wurde der gescannte Inhalt des Eingangsrechnungsdokumentes in eine gleichnamige Textdatei gestellt, so wird diese nach Daten durchsucht, welche automatisch in die Rechnungsmaske übernommen werden können. Dies ist zum Beispiel der Lieferant, welche über die Umsatzsteuer-ID ermittelt werden kann.
Manuelles Anlegen der Eingangsrechnungen
Es ist auch möglich die Eingangsrechnung manuell zu erfassen, zum Beispiel wenn das Eingangsrechnungsdokument analog vorliegt. In diesem Fall wird die Eingangsrechnung mit der Paginiernummer in ClassiX erfasst. Anschließend wird von ClassiX automatisch geprüft, ob im Ordner für die gescannten Eingangsrechnungen ein gleichnamiges Dokument vorliegt. Ist dies der Fall, so wird die lokaler Dokumentreferenzen angelegt und mit der Eingangsrechnung verknüpft. Das Dokument wird in den "in Bearbeitungs"-Ordner verschoben. Das PDF öffnet sich hierbei nicht automatisch, da in diesem Fall die Erfassung nicht über das PDF erfolgt.
Im Fall des manuellen Anlegen der Eingangsrechnung/-Gutschrift ist es nicht nötig die gescannten Dokumente in verschiedene Ordner für Rechnungen und Gutschriften abzulegen, da die Unterscheidung ob Rechnung oder Gutschrift manuell über die Erfassung erfolgt.
Allgemeine Hinweise
Nur nachdem jede einzelne der Eingangsrechnungspositionen freigegeben wurde kann die gesamte Eingangsrechnung gebucht werden.
Der Zugriff auf die Eingangsrechnungsmodule wird verboten, wenn die Bestellungen und die Kontierungsmonitore unterschiedlichen Mandanten (Domänen) gehören.
Funktionalität
Eingabefenster
| Menüpunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | - |
| : Positionen | Sie können Eingangsrechnungspositionen einfügen, bearbeiten und löschen. |
| : : Einfügen | - |
| : : : Einfügen aus Bestellung | Neue Position aus Bestellung einfügen |
| : : : Einfügen aus Bestellposition | Neue Position aus Bestellposition einfügen |
| : : : Einfügen aus Vertrag | |
| : : : Freie Positionen | Freie Position einfügen |
| : : : Freie Positionen (Schnellerfassung) | Freie Position einfügen |
| : : Bearbeiten | Selektierte Position bearbeiten |
| : : Löschen | - |
| : : : Selektierte Position | Selektierte Position wird gelöscht |
| : : : Alle Positionen (Eingangsrechnung initialisieren) | Alle Positionen werden gelöscht |
| : Notizen | Notizen anlegen/bearbeiten. Die Notizen werden in der Bestellliste angezeigt. |
| : Verteiler | Dient der Erfassung der Verteiler der aktuellen Eingangsrechnung. |
| : Weiterverarbeitung | - |
| : : Freigeben | Die gesamte aktuelle Eingangsrechnung wird freigegeben, d.h. sie erscheint jetzt im Rechnungseingangsbuch zur anschließenden Bearbeitung. |
| : : Freigabe und Prüfung zurücksetzen | Für alle Eingangsrechnungspositionen wird der Status "Freigegeben" und "in Prüfung" zurückgesetzt. Hierdurch wird die Eingangsrechnung wieder in den Status "Erstellt" versetzt, wodurch sie wieder bearbeitet werden kann. |
| : : Abweisen | Eingangsrechnung abweisen |
| : : Abweisung aufheben | Anweisung aufheben |
| : : Genehmigen | Der Status einer Eingangsrechnung kann entsprechend der Menüpunkte verändert werden.
Die Menüpunkte werden aus dem Kontext heraus gesperrt oder freigegeben. Sie können nur von Benutzern ausgeführt werden, welche im Mandanten als Genehmiger hinterlegt sind. |
| : : Genehmigung zurücknehmen | |
| : : Ablehnen | |
| : : Ablehnen zurücknehmen | |
| : Konditionen | Die Lieferantenkonditionen werden bei der Auswahl automatisch aus den Stammdaten übernommen. Lokale Konditionen (nur für diese Eingangsrechnung gültig) können angelegt werden. |
| : : Anlegen | - |
| : : : Rabatt | Rabattkondition einfügen |
| : : : Verpackung | Verpackungskondition einfügen |
| : : : Fracht | Frachtkondition einfügen |
| : : Entfernen | Selektierte Kondition entfernen |
| : : Nebenkosten bearbeiten (Pos.) | |
| : Schnellabgleich | |
| : Schließen | Fenster schließen |
| Optionen | Optionsfenster aufrufen |
| Kontierung anzeigen | Zeigt die Kontierung der Eingangsrechnung an, wie diese in die FiBu laufen würde. (Dies sind die gleichen Daten, welche auch im Rechnungseingangsbuch zu sehen sind.) |
| Suchen | Listenfenster aufrufen |
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
 |
Neue Eingangsrechnung anlegen |
 |
Änderungen speichern |
|
Über diesen Button wird über das Symbol angezeigt, ob an der Eingangsrechnung Dokumente hinterlegt sind. Dies können beliebige Dokumentreferenz sein, in der Regel ist hier aber die gescannte Eingangsrechnung hinterlegt.
Über das Kontextmenü können folgende Funktionen ausgeführt werden:
|
 |
Beleghistorie anzeigen |
  |
Notizen anlegen/bearbeiten |
 |
Verteiler bearbeiten |
 |
Teil anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Einkaufsartikel anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Lieferantenvereinbarung anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Lagerkonto anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Lagerbewegungen anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Lagerbestand anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Dispo-Bewegungen anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Teileverwendung anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Bedarfsanforderung anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Bestellung anzeigen (der selektierten Position) |
 |
Öffnet das Prüffenster, in dem die Werte der Eingangsrechnung und die Prüfgründe näher spezifiziert werden. |
 |
Einheitentaschenrechner |
 |
Hinter diesem Button befindet sich ein Kontextmenü mit folgenden Funktionen:
|
|
Diese Button dient dem Import der Eingansrechnungen und -gutschriften über die gescannten Dokumente. Ist der Button gesperrt, so wurde im Mandanten nicht das Verzeichnis gesetzt, in dem sich die gescannten Dokumente befinden.
Mit einem Rechtsklick auf diesen Button kann eine durch das Scannen erzeugte Textdatei ausgewählt werden. Aus dieser wird dann versucht den Kreditor und die Bestellung(en) zu ermitteln. Diese wurde als Testfunktion implementiert. |
 |
Kopieren in die Zwischenblage bzw. Drucken eines hinterlegten Reports. |
| Feld | Beschreibung | |||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nummer | Interne Nummer der Eingangsrechnung, wird automatisch vergeben, kann aber aber auch manuell eingegeben werden. Mit der 'Pfeiltaste unten' gelangen Sie in das Feld 'Bestellung'. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Rechnungsnr. | Externe Rechnungsnummer, d.h. Nummer der Rechnung die vom Lieferanten vergeben wurde und auf dieser erscheint. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| RG Datum |
Datum der Eingangsrechnung. Wird diese bei einer Fremdwährungsrechnung nachträglich geändert und ist im Mandanten hinterlegt, dass der Währungskurs anhand des Rechnungsdatums gezogen werden soll, dann wird automatisch überprüft, ob der Kurs angepasst werden muss. Bezüglich der Berechnung des Fälligkeitsdatums bitte unten Feldbeschreibung zu "Eingang" einsehen. |
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| Lieferdatum | Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn im Mandanten in der Lasche Rechnungswesen die Option "Lieferdatum bei Eingangsrechnungen in Buchungsmaske" aktiviert worden ist.
Das Lieferdatum stellt das Datum des jüngsten Wareneinganges bzw. der jüngsten Direktlieferung dar. Es wird für die Berechnung der Fälligkeiten herangezogen, wenn das Lieferdatum größer ist als das Rechnungsdatum. Während der Erfassung einer Eingangsrechnung ist das Feld nicht sichtbar und kann nur über eine Checkbox aktiviert werden für den Fall, dass es per Hand erfasst werden soll. Wenn dies nicht geschieht, wird es bei der Freigabe automatisch gesetzt. Sollten Positionen manuell geprüft werden müssen, so wird das Lieferdatum nach der Freigabe der letzten Position ermittelt und gesetzt, da dann gewährleistet ist, dass auch alle Positionen geliefert worden sind. |
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| Freigabe | Datum an dem die gesamte Eingangsrechnung über Menüpunkt "freigeben" freigegeben wurde. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Bestellung | Eingabefeld für eine Bestellnummer. Durch Auslösen werden alle die Positionen der Bestellung, deren gelieferte Mengen größer als die bisher berechneten Mengen sind, in die Eingangsrechnung übertragen. Sind keinerlei gültige Positionen vorhanden, wird die Operation abgebrochen. Liegt dennoch eine Lieferantenrechnung über bisher noch nicht gelieferte Mengen vor, muss man diese über den Knopf "Einfügen" einzeln übernehmen. |
Die Reihenfolge der Felder richtet sich nach den gesetzten Optionen. Werden die Felder "Paginiernummer" und/oder "Eingang" über die Optionen automatisch vorbelegt, so werden die Felder in der Zeile nach hintern verschoben. Das Feld "Bestellung" verschiebt sich dadurch nach vorn. |
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| Paginiernummer * | Paginiernummer. Dies ist ein Pflichtfeld. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Eingang |
Datum an dem die Rechnung eingegangen ist. Dieses Datum wird bei Berechnung des Fälligkeitsdatums herangezogen. Die Fälligkeit zur Zahlung einer Eingangsrechnung bezieht sich demnach nicht nach dem (vom Lieferanten eingetragenem) Rechnungsdatum selbst, sondern nach dem Datum des Erhalts der Rechnung, d.h. nach dem Datum, an dem man von der Rechnung Kenntnis nehmen konnte. |
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| Bearbeiter | Der angemeldete Benutzer wird bei Neueingabe einer Eingangsrechnung als Bearbeiter vorgegeben. Sie können aus der Mitarbeiter-Selektionsliste einen anderen Mitarbeiter auswählen. Die Eingangsrechnung wird im Vorgangsordner des Bearbeiters verbucht. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Status | Folgende Status kann eine Eingangsrechnung einnehmen:
Zusätzlich zum Freigabe-Status kann eine Eingangsrechnung den Genehmigungsstatus bekommen, wenn für die Eingangsrechnung ein Genehmiger automatisch ermittelt oder manuell definiert wurde. Ein Beschreibung des Genehmigungsverfahren finden Sie im Einkaufsgeschäftsprozess. |
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| Kreditor | Der Kreditor wird aus der Bestellung ermittelt. Ist hier das Feld Kreditor nicht erfasst, so wird der Lieferant übernommen. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Rechnungsebene | - | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Konditionsliste | Zeigt die Konditionen der Eingangsrechnung an, welche keinen Einfluss auf den Preis haben. Diese Konditionen werden mit denen auf den Bestellungen verglichen. Werden hier Differenzen fest gestellt, so muss die entsprechende Position geprüft werden. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Buchungskreis | Sind im Mandanten für die Finanzbuchhaltung Buchungskreise aktiviert, kann eine Eingangsrechnung einem Buchungskreis zugeordnet werden. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Genehmigung | - | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Genehmigung | Hier wird der Mitarbeiter angezeigt/erfasst, welcher die Eingangsrechnung genehmigen muss.
Ein Beschreibung des Genehmigungsverfahren finden Sie im Einkaufsgeschäftsprozess. |
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| : Genehmigt von | Hier wird der Mitarbeiter angezeigt, welcher die Eingangsrechnung genehmigt hat, zusammen mit dem Datum der Genehmigung. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Summen | - | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Pos.Summen | Aufaddierung aller errechneten Werte der Positionen. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Vorsteuer | Vorsteuersatz | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Abschläge/Zuschläge | Beschreibt die Kopfkonditionen. Dazu zählen Rabatte, Zuschläge, Fracht- und Verpackungskonditionen sowie auf der Eingangsrechnung ausgewiesenen Nabenkosten. Sprich alle Konditionen, welche Auswirkungen auf den Rechnungswert haben. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : errechnet | Als errechnet wird der Wert ausgewiesen, welcher sich aus den Positionssummen zuzüglich der Kopfkonditionen ergibt. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : tatsächlich | Der Wert, den der Kreditor auf der Rechnung angibt. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : erwartet | Die Summe der erwarteten Positionswerte, welche den Bestellwert in Abhängigkeit der berechneten Menge darstellen. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Steuer | ||||||||||||||||||||||||||||||||
| : Differenz Netto | Differenz Netto = tatsächlich (Rechnungswert) - erwartet (Bestellwerte) Anhand dieses Wertes wird ermittelt, ob eine Eingangsrechnung auf grund der Wertabweichung geprüft werden muss. Wie groß die Abweichung sein darf, wird im Mandanten hinterlegt. |
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| : Währung | In dem Währungsfeld kann man die Währung erfassen, in der die Rechnung eingegangen ist. Wählt man hier eine Fremdwährung - also eine Währung ungleich der im Mandanten definierten Hauswährung - aus, so öffnet sich das Feld (Währungs-)Kurs. Hier wird der über die angemeldete Währungstabelle ermittelte Kurs automatisch eingetragen. Ob hierbei das Tagesdatum oder das Datum der Rechnung als Datum für den Umrechnungskurs bestimmend ist wird im Mandanten hinterlegt.
(Für eine Gesamtübersicht siehe Topic Fremdwährung) |
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:  |
Eine Änderung der Währung oder des Kurses wird nicht über das normale Speichern in die Eingangsrechnung übernommen, sondern nur durch das Betätigen dieser "Währung und -kurs speichern und in Positionen anpassen" Schaltfläche | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Kurs | Der Umrechnungskurs ist vor allem für die Vorkontierung wichtig, da diese in der Hauswährung vorgenommen wird. Der Umrechnungskurs wird somit eingefroren werden, um nicht mit wechselnder Währungstabelle sich ständig ändernde Werte zu erhalten. In dem Feld "Kurs" wird der Betrag eingegeben, den man für eine Geldeinheit in der Hauswährung (z.B. 1€) in der jeweiligen Fremdwährung erhalten würde. (Beispiel: "Kurs = 1,29" entspricht "1 € = 1,29 $").
Ist für die Rechnung ein anderer Kurs gültig, so muss dieser hier manuell eingetragen werden. |
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| Positionen | Die einzelnen Positionen der Liste können mittels eines Kontextmenüs weiter bearbeitet werden | |||||||||||||||||||||||||||||||
| : Liste |
|
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| Zahl-Sperre in OP setzen | Direktes Setzen einer Zahl-Sperre durch Eingabe des Datums im darunter erscheinenden Feld. | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Menüpunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Prüfung | - |
| : Manuelle Prüfung | Die selektierten Positionen werden forciert einer manuellen Prüfung durch den auf der Position hinterlegten Prüfer zugeführt |
| : Manuelle Prüfung - aufheben | Eine eventuell manuell vorgegebene, forcierte Prüfung wird wieder rückgängig gemacht |
| : Prüfung ignorieren | Die selektierten Positionen werden trotz eventuell vorhandener Prüfgründe freigegeben |
| : Prüfung ignorieren - aufheben | Eine eventuell manuell vorgegebene, forcierte Freigabe wird wieder rückgängig gemacht |
| Ursprungsware | - |
| : Ja | Auf den selektierten Positionen wird die Kennung "Ursprungsware" gesetzt |
| : Nein | Auf den selektierten Positionen wird die Kennung "Keine Ursprungsware" gesetzt |
| Freigabe und Prüfstatus zurücksetzen | Die selektierten, freigegebenen Eingangsrechnungspositionen werden bzgl. ihres Prüfstatus - auf ungeprüft - zurückgesetzt |
| Freigabe zurücksetzen | Die selektierten, freigegebenen Eingangsrechnungspositionen werden bzgl. ihres Prüfstatus - auf zu prüfen - zurückgesetzt |
| Prüfstatus zurücksetzen | Die selektierten, zu prüfenden Eingangsrechnungspositionen werden bzgl. ihres Prüfstatus - auf ungeprüft - zurückgesetzt |
| Sperre aufheben | Durch den Prüfer gesperrte Eingangsrechnungspositionen werden bzgl. ihres Prüfstatus - auf zu prüfen - zurückgesetzt |
| Kostenart zuweisen | Den selektierten Positionen kann eine Kostenart zugewiesen werden |
| Prüfer zuweisen | Den selektierten Positionen kann ein Prüfer zugewiesen werden |
| Positionen in Zwischenablage kopieren | Alle oder nur die selektierten Positionen der Eingangsrechnung werden in die Zwischenablage kopiert |
| Position duplizieren | Die selektierte Position wird dupliziert. Es können nur freie Eingangsrechnungspositionen dupliziert werden. Die duplizierte erhält die gleiche Positionsnummer, wie die selektierte Position. Auf diese Weise kann durch das Aufteilen einer Position ein Art manuelle Vorkontierung vorgenommen werden. |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| Bestellung | Übernehme Bestellung vollständig als Eingangsrechnung |
| Bearbeiter | Der angemeldete Benutzer wird bei Neueingabe einer Eingangsrechnung als Bearbeiter vorgegeben. Sie können aus der Mitarbeiter-Selektionsliste einen anderen Mitarbeiter auswählen. Die Eingangsrechnung wird im Vorgangsordner des Bearbeiters verbucht. |
| Kreditor | Kreditoren auswählen Sie können aus der Lieferanten-Selektionsliste einen Lieferanten auswählen. Die Lieferantenkonditionen, Anschriften (die 1. Lieferadresse wird vorgegeben) sowie Ansprechpartner werden angezeigt und können gegebenenfalls geändert werden. |
| Bankverbindung | Hier werden die Bankverbindungen des Kreditoren (nur) angezeigt. Dadurch ist es möglich bei der Erfassung der Eingangsrechnung zu kontrollieren, ob die auf der Rechnung angegeben Bankverbindung in den Stammdaten bereits erfasst wurde. |
| Genehmigung | Steht zur Auswahl, wenn im Mandanten das Genehmigungsverfahren aktiviert ist. |
| Summen | - |
| : Netto | Berechne tatsächlichen Netto-Wert aus Brutto minus Steuer |
| : Brutto | Berechne tatsächlichen Brutto-Wert aus Netto plus Steuer |
| : Vorsteuer | Vorsteuersatz auswählen |
| : tatsächlich | Übernehme tatsächliche Werte aus errechneten |
:  |
Dieser Button kontrolliert die Eingangsrechnung des Lieferanten auf ihrer Richtigkeit. Das heißt, es wird die Summe der tatsächlichen Positionswerte zuzüglich der ausgewiesenen Kopfkonditionen mit dem tatsächlichen Rechnungswert verglichen. Ist der Pin rot, so muss kontrolliert werden, ob tatsächlichen Positionswerte richtig erfasst wurden. Ist dies der Fall (Rundungsfehler?), so ist die Rechnung wohlmöglich falsch gestellt worden. Was passiert, wenn der Pin rot ist? |
| : Steuer | Berechne tatsächliche Steuer- und Bruttowerte aus Netto |
| : |
(siehe hier) |
| Positionen | - |
| : Einfügen | Neue Position einfügen |
| : Entfernen | Selektierte Position entfernen |
| Statusbar | - |
| : OK | Änderungen an der Eingangsrechnung werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt. |
| : Neu | Das Eingabefenster wird geleert. |
| : Rechnung akzeptieren | Diese Checkbox ist sichtbar, wenn die im Mandanten hinterlegte Regel (Anerkennungsregel) für das automatische Akzeptieren von Rechnungen zutrifft. Vor eingestellt besitzt sie immer den Harken, welcher zu einer automatischen Freigabe führt. Möchte man dies unterbinden, muss man den Harken vor der Freigabe entfernen. (siehe hier) Eingangsrechnungen die direkt anerkannt werden, müssen nicht genehmigt werden, auch wenn das Genehmigungsregelwerk dieses vorsieht. |
| : Freigeben | Eingangsrechnung freigeben |
| : Prüfen | Eingansrechnung prüfen |
| : Abweisen | Eingangsrechnung abweisen |
| : Schließen | Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken. |
Listenfenster
Dient der Auflistung der Eingangsrechnungen.
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
Neue Eingangsrechnung anlegen |
 |
Die aktuelle Eingangsrechnung wird im Eingabefenster angezeigt. |
 |
Die ausgewählte Eingangsrechnung wird gelöscht. |
|
Notizen anlegen/bearbeiten Die Notizen werden in der Eingangsrechnungsliste angezeigt. Sollten mehrere Eingangsrechnungen oder Gutschriften markiert worden sein, so wird nur von der zuletzt markierten Eingangsrechnung/Gutschrift die Notiz geöffnet. |
|
Dient der Erfassung der Verteiler. |
|
Alle Eingangsrechnungen in die Zwischenablage kopieren |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Eingangsrechnungsnummer (interne) |
| Datum Eingang | Erstelldatum |
| Freigabe | Freigabedatum (leer, wenn nicht freigeben) |
| Status | Status der Eingangsrechnung |
| Lieferant | Nach Lieferant suchen |
| Rechnungsnr. | Nach Rechnungsnummer suchen |
| Paginiernr. | Nach Paginiernummer suchen |
| Datum R/G | Nach R/G-Datum suchen |
| Buchungskreis | Sind im Mandanten die Buchungskreise aktiviert, besteht hier die Möglichkeit die Liste auf einen Buchungskreis zu begrenzen. |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Die aktuelle Eingangsrechnung wird im Eingabefenster angezeigt. |
| Neu | Ein leeres Eingabefenster wird geöffnet. |
| Löschen | Die ausgewählte Eingangsrechnung wird gelöscht. |
| Schließen | Das Fenster wird geschlossen. |
Selektionsfenster
Dieses Fenster dient der Selektion einer Eingangsrechnung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Eingangsrechnungsnummer (interne) |
| Datum Eingang | Erstelldatum |
| Freigabe | Freigabedatum (leer, wenn nicht freigeben) |
| Status | Status der Eingangsrechnung |
| Lieferant | Nach Lieferant suchen |
| Rechnungsnr. | Nach Rechnungsnummer suchen |
| Paginiernr. | Nach Paginiernummer suchen |
| Datum R/G | Nach R/G-Datum suchen |
| Buchungskreis | Sind im Mandanten die Buchungskreise aktiviert, besteht hier die Möglichkeit die Liste auf einen Buchungskreis zu begrenzen. |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| OK | Die selektierte Eingangsrechnung wird übernommen. |
| Schließen | Die Selektion wird abgebrochen. |
Optionsfenster
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Listenoptionen | |
| Manuelle Erfassung | |
| : Eingangsdatum vorgeben | Es kann eine Datum definiert werden, welches beim Anlegen einer neuen Rechnung automatisch als Eingangsdatum gesetzt wird. Gerade bei der Erfassung mehrerer, gleichzeitig eingegangener Rechnungen ist diese Option sinnvoll. |
| : Auto. Paginiernummer | Die Paginiernummer wird nach jeder neu erfassten Rechnung hoch gezählt und der Rechnung automatisch zugewiesen. Über dieses Feld kann die Option aktiviert und der derzeitige Zählerstand eingetragen werden. |
| : Umsatzsteuer erlauben | Die Auswahl einer Umsatzsteuer ist, da wir uns ja im Einkaufsbereich befinden, nicht erlaubt. Allerdings kann für die Erfassung eines Pönals, welches als Ertrag anzusehen ist, durchaus die Auswahl einer Umsatzsteuer notwendig sein. (siehe auch hier) |
| : Erfassungshinweis bei großen Bestellungen |
Werden die Positionen über eine Bestellung erfasst, dann erhält der Anwender vor dem anlegen der Positionen einen Hinweis, wenn die Bestellung mehr als die hier angegeben Positionen besitzt. Der Anwender hat dann die Möglichkeit zu entscheiden, ob wirklich alle Positionen der Bestellung übernommen oder ob über eine Auswahlmaske nur einige selektiert und übernommen werden sollen. |
| : Positionsnnummer editieren | Die (automatisch beim Anlegen einer Position erstellte ) Positionsnummer einer Eingangsrechnung kann manuell editiert/überschrieben werden |
| : Format Positionsnummer | Das Format (die Stelligkeit) der Positionsnnummer einer Eingansgrechnung kann hier vorgegeben werden. Der Standardwert ist "000", d.h. drei-stellig, numerisch. |
| Steuer | - |
| : Einsteuerrechnung | Rechnungen mit mehreren Steuersätzen (bzw. Steuerschlüsseln) werden nicht erlaubt. |
| : Mehrsteuerrechnung | Rechnungen mit mehreren Steuersätzen (bzw. Steuerschlüsseln) werden erlaubt. |
| Erfassen über Scan-Datei | - |
| : Paginiernummer von-bis | Bei der Erfassung von Eingangsrechnungen über Scan-Dateien aus dem entsprechenden Ordner werden nur die Dateien berücksichtigt, deren Dateiname (Dateiname=Paginiernummer) sich in diesem Bereich befindet. |
| Prüfer | - |
| : Anforderer | Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungspositionen wird der Anforderer der entsprechenden Bedarfsanforderung als Prüfer voreingestellt |
| : Einkäufer | Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungspositionen wird der Bearbeiter der entsprechenden Bestellposition als Prüfer voreingestellt |
| : Bearbeiter der ER | Der Bearbeiter (Erfasser) der Eingangsrechnung wird als Prüfer der Positionen gesetzt. Dies ist die richtige Option, wenn die FiBu nicht nur für die Erfassung sondern auch für die Prüfung der Rechnungen zuständig ist. |
| Voreinstellungen | |
| : Globale Voreinstellungen | Für den Mandanten und die Kostenstelle können globale Voreinstellungen gespeichert werden. Diese werden hier ebenso angezeigt, wie die aktuellen Standardoptionen, die jedes Modul besitzt. Um eine globale Voreinstellung zu erstellen, muss zuerst einmal eine Benutzer-Voreinstellung gespeichert werden. Mit einem Rechtsklick auf diese Benutzereinstellung und Auswahl des Kontextmenüeintrags "Benutzerdefinierte Einstellung editieren" wird ein Bearbeitungsfenster für diese Einstellung geöffnet, auf dem die Zuweisung vom Mitarbeiter / Benutzer auf einen Mandanten oder eine Kostenstelle abgeändert werden kann. (Knopf "Ebene") |
| : Benutzer Voreinstellungen | Jeder Benutzer kann beliebig viele Voreinstellungen speichern. Dabei ist nur zu beachten, dass bei mehreren gefundenen Einstellungen die zuerst gefundene als Standardeinstellung benutzt wird. Mit einem Doppelklick kann der Name der Einstellung geändert werden. |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| OK | Das Fenster wird geschlossen |
Rechnungssummen Schnellabgleich
| Menüpunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | - |
| : MwSt. neu holen |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsdaten | |
| : Rechnungskopf | - |
| : : Nebenkosten (netto) | |
| : : Steuer | |
| : : Rechnungswert (brutto) | |
| : : Einheiten ändern | |
| : Vorsteuer | |
| : Bestellkopfkonditionen | |
| : Bestellebene | - |
| : : Nebenkosten (netto) | |
| Kreditorendaten | |
| : Kreditor | |
| : USt. Id. Nr. | |
| : Steuer Nr. | |
| : Merkmale | |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsdaten | |
| : Vorsteuer | Vorsteuersatz auswählen |
| Statusbar | |
| : OK | Die Fenster wird geschlossen. |
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- Index
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Technische Dokumentation
Implementation
checkMask
| Bit | Beschreibung |
|---|---|
|
0 |
Position kann trotz weiteren gesetzten Bits freigegeben werden. |
| 1 | Position muss unabhängig von weiteren Bits manuell geprüft werden |
| 2 | Wertabweichung zu groß (siehe Freigaberegel) |
| 3 | Unterschiedliche Kopfkonditionen auf der Bestellung und der Eingangsrechnung |
| 4 | Kein Bestellvorgänger (Prüfer muss angegeben werden) |
| 5 | QS-Teil, aber kein QS-Beleg |
| 6 | Bestellmenge < Liefermenge |
| 7 | Bestellmenge < QS - Menge |
| 8 | Liefermenge < QS - Menge |
| 9 | Bestellmenge < berechnete Menge |
| 10 | Liefermenge < berechnete Menge |
| 11 | QS - Menge < berechnete Menge |
| 12 | Flag "Erzwungene Rechnungsprüfung" wurde gesetzt. |
| 13 | Die Größe der zu prüfenden Menge hat sich geändert. (Manuelle Prüfung) |
| 14 | Eine automatische Rechnungsprüfung bez. QS ist nicht möglich. (Manuelle Prüfung) |
CalculatePurchaseInvoice
Steuert die gesamte Kalkulation der Eingangsrechnung
CalculateSubPositions
MarkAllBookingContainers
DetailedAccounting
CleanAllBookingContainers
CalculateSubPositions
Addiert alle Netto- und Bruttowerte (Pos. Summen) der Eingangsrechnungspositionen. Diese Werte dienen der Berechnungsgrundlage (Pos. Summen + Konditionen(CalculateSingleCharge)) des errechneten Eingangsrechnungswert.
CalculateGrosDifference
MarkAllBookingContainers
Initialisiert die Werte der Buchungscontainer.
DetailedAccounting
CalculateFirstDifferences
AccountingRecursive
CalculateFirstDifferences_Tax
AccountingRecursive_Tax
CalculateFirstDifferences
Berechnet und verteilt die Kosten der Eingangsrechnung/Position. Das Ergebnis ist der Vektor accounted.amount, der sich wie folgt aufteilt:
CX_PURCHASE_INVOICE
0 -> Basiswert der Position (Summe der Pos.Nettopreise + Rabatte/Zuschläge + Differenz)
1 -> Aufschläge (Fracht/Verpackung)
CX_LINK_TXN
0 -> Basiswert der Position (Menge * Preis + Rabatte/Zuschläge + Differenz)
(Nettodifferenz: der Position + prozentual der Eingangsrechnung)
1 -> Aufschläge (Fracht/Verpackung)
2 -> prozentualer Mehrwert durch den Aufschläge im Eingangsrechnungskopf
GetBaseAccountingValue
InitAccountedAmount
AccountingRecursive
Wird eine Eingangsrechnung an das Makro übergeben, so werden alle Positionen durch den Aufruf des Makros CalculateFirstDifferences durchkalkuliert. Anschließend werden Aufschläge und die Nettodifferenz auf die Postionen verteilt, bevor sich das Makro rekursiv aufruft. Für die Positionen werden dann über den Aufruf des Makro AccountTmpPos die Buchungskontainer erstellt.
AccountTmpPos
CalculateFirstDifferences
GetBaseAccountingValue
Ermittelt den Nettowert der Eingangsrechnung (Summe der Positionen)/Position (Menge * Preis).
InitAccountedAmount
Initialisiert die Vektoren welche sich hinter accounted.amount (siehe CalculateFirstDifferences) verbergen. Dem erste Vektor wird der Rückgabewert des Makros GetBaseAccountingValue zugewiesen, alle weiteren der Wert "0".
CalculateFirstDifferences_Tax
Wird dem Makro eine Eingangsrechnungsposition übergeben, so wird diese der Steuerwerte (Brutto-Netto) berechnet. Mit diesem Wert wird dann das 0te Element des taxed.amount Vektors initialisiert. Das 1te Element erhält den Wert "0".
Wird anderenfalls ein Eingangsrechnungsobjekt übergeben, so wird der Steuerwerte auf Grundlage der Summen der Netto- und Bruttowerte berechnet. Der Vektor wird dann gleichermaßen vorinitialisiert. Die Differenz zwischen dem errechneten und dem tatsächlichem Steuerwert, wird dann in das zweite Element geschrieben.
AccountingRecursive_Tax
CalculateFirstDifferences_Tax
CalculateSingleCharge
Berechnet den Nettowert inkl. der Konditionen.
calcCondition -> die aktuelle Kondition, welche es zu berechnen gilt
initialSum -> der Wert exkl. der Konditionen (wird für die Berechnung "von Warenwert verwendet")
sum -> der Wert inkl. der bis dahin berechneten Konditionen
singleDiscount -> der Wert der gerade zu berechnenden Kondition
Qualitätssicherung
Meldungen bei der Kontierung
| Unerwarteter Fall <01> | Die Menge der Bedarfsanforderung ist geringer, als die eigentlich benötigte. |
| Unerwarteter Fall <02> | Die Menge der Bedarfsanforderung ist höher, als die eigentlich benötigte und es gibt keine Vorgänger ohne Mengen. (Auftragskopf, Gruppe) |
| Unerwarteter Fall <03> | Der Vorabbedarf (ER Vorgänger) wird verschieden Kostenstellen zur Verfügung gestellt. |
| Unerwarteter Fall <04> | Der Vorabbedarf (ER Vorgänger) wird verschieden Kostenträgern zur Verfügung gestellt. |
| Unerwarteter Fall <05> | Eine Liefereinteilung hat mehr als einen BA Position als Vorgänger |
| Unerwarteter Fall <06> | Eine Liefereinteilung hat mehr als einen BA Position als Vorgänger |
| Unerwarteter Fall <07> | Eine Liefereinteilung hat keinen Typ |
| Unerwarteter Fall <08> | Die Menge der Liefereinteilung ist geringer, als die eigentlich benötigte. |
| Unerwarteter Fall <09> | Die Menge der Liefereinteilung ist höher, als die eigentlich benötigte und es gibt keine Vorgänger ohne Mengen. (Auftragskopf, Gruppe) |
| Unerwarteter Fall <10> | Eine freie Eingangsrechnungsposition hat einen Unbekannten Typ als Vorgänger. |
| Unerwarteter Fall <11> | In der Vorgängerkette gibt es eine Stücklistenposition, welche nicht genau einen Vorgänger hat. |
| Szenarium
|
Besonderheit/Ablauf |
|---|---|
|
1 Bestellung |
Bestellpos. wird komplett in ER übernommen. |
|
1 Bestellung |
ER-Pos. kann nicht erstellt werden. |
|
1 Bestellung |
Bestellpos. wird in ER übernommen. Die gelieferte Menge wird in Rechnung gestellt. |
|
1 Bestellung |
Bestellpos. wird komplett in ER übernommen. |
|
1 Bestellung |
Komplette ER kann nicht freigegeben werden. Position muss separat freigegeben werde. |
| 1 Bestellung 1 Position 1 Lieferung (komplett) mit Nebenkosten keine Differenz |
Die Nebenkosten werden als Kondition in den ER-Kopf übernommen und fließen somit in den 'errechneten' Betrag mit ein. |
Eingangsrechnungen Modul
Modulname
purchinv.mod
Klassen
-
Security
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
| Message | Parameter | Funktion | Security |
|---|---|---|---|
| Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
|---|---|---|---|
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