Bestellanfrage

Bestellanfrage

• Beschreibung
• Funktionalität
• Verwandte Themen
• Technische Dokumentation

Beschreibung

Bestellanfragen werden benötigt, um den Preis eines oder mehrerer Artikel zu bestimmen. Außerdem kann man so auch Ursprungswarennachweise vom jeweiligen Lieferanten einfordern. Die Anfragen zur jeweiligen Information können einzeln oder auch zusammen erstellt werden. Bestellanfragen können aus dem Fenster  genehmigte Bedarfsanforderungen und den Fenster automatische Bestellanfragen generiert oder manuell erfasst werden. Ein Preisvergleich zwischen einzelnen Artikeln kann nur bei generierten Anfragen durchgeführt werden, die bei mehreren Lieferanten angefragt wurden.

Funktionalität

• Eingabefenster
• Listenfenster
• Selektionsfenster
• Belegvoreinstellungsfenster

Eingabefenster

Dieses Fenster dient der Pflege von Bestellanfragen. Sie können eine Bestellanfrage auswählen, in dem Sie im Feld Nummer die gewünschte Nummer eingeben und mit RETURN bestätigen. Wenn Sie das Listenfenster aufrufen wollen, dann können Sie den Menüpunkt "Suchen" auswählen.

Auf der Karte Bestellanfrage wird der Bearbeiter durch die Anmeldung im System vorgegeben. Über ‚Lieferant’ öffnet sich die Suchmaske des Lieferantenstammes, aus dem Sie den Lieferanten auswählen, an den Sie eine Anfrage richten möchten. Gleichzeitig vergibt das System eine laufende Nummer. 

Wenn Sie für eine Anfrage noch keinen Lieferanten ausgewählt haben, bevor Sie Positionen hinzufügen, so werden keine Bestellpreise vorgegeben. Andernfalls wird die Preisvereinbarung mit dem ausgewählten Lieferanten herangezogen.

Bei den Symbolen "Bestellung erfassen" und "Bestellung erweitern" erfolgen vor der Erstellung bzw. Erweiterung der Bestellung Sicherheitsabfragen. Die genaue Funktionsbeschreibung steht in einer extra Rubrik.

Über den Knopf in der Toolbar "Daten in Lieferantenvereinbarung speichern" kann man die jeweilig selektierten Positionen, oder besser gesagt dessen Antworten, im jeweiligen Lieferanten-Bestellartikel speichern.

Eine Bestellanfrage gilt übrigens nur In Bearbeitung, wenn sie auch gedruckt wurde. Das geht, in dem man entweder diese effektiv ausdruckt oder aber im Listenfenster eine oder mehrere selektiert und per Menüeintrag das Druckdatum setzt.

Preisvergleich

Haben Sie für einen Artikel verschiedene Lieferanten um ein Angebot gebeten, können Sie die eingehenden Angebote in Ihre einzelnen Bestellanfragen einpflegen.

Wenn Sie anschließend in der Bestellanfrage eine einzelne Bestellanfrageposition auswählen gelangen Sie über den Menüpunkt ‚Preisvergleich’ in das Fenster ‚Bestellanfrageposition selektieren’ und das System gibt alle Anfragepositionen aus, die den Artikel enthalten. 

Menü

Menüpunkt	Beschreibung
Bearbeiten	-
: Positionen	-
: : Alle selektieren	Alle Positionen werden selektiert
: : Einfügen	-
: : : Neue Position	Neue Position einfügen
: : : Lieferantenartikel	Neue Position über einen Lieferantenartikel einfügen
: : Bearbeiten	-
: : : Position	Die jeweilige Position wird geöffnet
: : : Ursprungsdaten pflegen	Man kann die Ursprungsdaten der auch mehreren Positionen pflegen bzw. erfassen
: : : Angebotsdaten übernehmen	Man kann die jeweiligen Antworten auf dem Lieferanten-Bestellartikel speichern.
: : Löschen	Position löschen
: : Pos. neu nummerieren	Die Positionsnummern werden anhand der aktuellen Reihenfolge neu gesetzt.
: Konditionen	-
: : Einfügen	-
: : : Einzelkondition	Einzelkondition einfügen
: : : Konditionengruppe	Konditionengruppe einfügen
: : : Textbaustein	Textbaustein einfügen
: : : Vom Lieferanten übernommen	Die Lieferantenkonditionen werden bei der Auswahl nicht aus den Stammdaten übernommen.
: : Anlegen	Lokale Konditionen (nur für diese Bestellanfrage gültig) können angelegt werden.
: : Entfernen	Kondition entfernen
: Lieferant auswählen	-
: : Lieferant	Lieferant auswählen
: : Firma	Firma auswählen
: : Potentieller Lieferant	Daten eines potentiellen Lieferanten direkt eingeben
: Bestelltexte	-
: : Anschreiben	Anschreiben als Text oder Worddokument pflegen
: : Fuß	Anschreiben als Text oder Worddokument pflegen
: Drucken	Die Bestellanfrage kann entweder im Vordergrund oder im Hintergrund gedruckt werden. Das Druckdatum wird automatisch gespeichert.
: Notiz	Notizen anlegen/bearbeiten Die Notizen werden in der Bestellanfrageliste angezeigt.
: Lieferant bearbeiten	Eingabefenster des aktuellen Lieferanten aufrufen
: Firma bearbeiten	Eingabefenster der aktuellen Firma aufrufen
: Bestellanfragen erzeugen	Beim Auswählen öffnet sich ein Fenster, über das man den Positionsartikel beim mehreren Lieferanten anfragen kann
: Textbausteine	Auf der Anschreiben oder Fußtextseite können Textbausteine eingefügt werden.
: Schließen	Fenster schließen
Preisvergleich	Ein Preisvergleich zwischen einzelnen Artikeln kann nur bei generierten Anfragen durchgeführt werden.
Suchen	Listenfenster aufrufen

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Neue Bestellanfrage anlegen
	Änderungen speichern
	Bestellanfrage löschen
	Bestellanfrage drucken
	Assoziationen aufrufen
	Drucken, Fax, Email...
	Beleghistorie anzeigen
	Notizen anlegen/bearbeiten
	Verteiler bearbeiten
	Genehmigte Bedarfsanforderungen anzeigen
	Textbausteine einfügen
	Lieferantenvereinbarung der selektierten Bestellanfrageposition aus der Positionsliste, für den Bestellartikel der Position bzw. den Lieferanten, der in dem Moment auf der Bestellanfrage Maske selektiert ist aufrufen.
	Bestellung erfassen
	Bestellung erweitern
	Daten der selektierten Position in Lieferantenvereinbarung speichern?
	Automatische Bestellanfragen erstellen

Felder

Feld	Beschreibung
Bestellanfrage
: Nummer	Bestellanfragenummer
: Erstellt am	Erstelldatum
: um	Erstellzeit
: Bearbeiter	Der angemeldete Benutzer wird bei Neueingabe einer Bestellanfrage als Bearbeiter vorgegeben. Sie können aus der Mitarbeiter-Selektionsliste einen anderen Mitarbeiter auswählen. Die Bestellanfrage wird im Vorgangsordner des Bearbeiters verbucht.
: Techn. Mitarbeiter	Ausgewählter technischer Mitarbeiter
: Lieferant	Sie können aus der Lieferanten-Selektionsliste einen Lieferanten auswählen. Die Lieferantenkonditionen werden nicht übernommen. Anschriften (die 1. Lieferadresse wird vorgegeben) sowie Ansprechpartner werden angezeigt und können gegebenenfalls geändert werden.
: Anschrift	Anschrift des Lieferanten
: Ansprechpartner	Ansprechpartner des Lieferanten
: Korrespondenz	Bei einem Lieferanten, Firma  und Person können Sie aus den Adressdaten die Korrespondenz auswählen. Bei potentialen Lieferanten können Sie hier wählen ob Sie eine Mailadresse, Faxnummer usw. erfassen wollen.
: Abgabe bis	Die Bestellanfrage soll bis zu diesem Datum beantwortet werden
Konditionen
: Konditionen	Auflistung der Bestellkonditionen Die Lieferantenkonditionen werden bei der Auswahl nicht aus den Stammdaten übernommen. Lokale Konditionen (nur für diese Bestellanfrage gültig) können angelegt werden.
Anschreiben
Textbausteine können per Menü oder Symbol eingefügt werden; Text kann auch als Worddokument erfasst werden (siehe Menü "Bearbeiten -> Bestelltexte -> Anschreiben")
Positionen
: Bestellanfragepositionen	Auflistung der Bestellanfragepositionen
: Gesamtbetrag	Der Gesamtbetrag ermittelt sich aus den vom Lieferanten bestätigten/angebotenen Preisen zu der angefragten Menge.
Fuß
Textbausteine können per Menü oder Symbol eingefügt werden; Text kann auch als Worddokument erfasst werden (siehe Menü "Bearbeiten -> Bestelltexte -> Fuß")

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
Bearbeiter	Selektionsfenster Mitarbeiter aufrufen
Lieferant / Firma / potentieller Lieferant	Mit Rechtsklick erscheint das Menü um die Art des Lieferanten auszuwählen. Bei Lieferant / Firma wird das jeweilige Selektionsfenster ( Lieferant / Firma) aufgerufen. Bei potentieller Lieferant kann eine Einwegadresse eingeben werden.
Anschrift	Selektionsfenster Anschriften aufrufen
OK	Änderungen an der Bestellanfrage werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt.
Weiter	Es kann eine neue Anfrageversion erzeugt werden. Hierbei wird die Anfrage kopiert und die neue Anfrage ist Nachfolger der bestehenden Anfrage. Dies ist zum Beispiel bei Nachverhandlungen sinnvoll, um den Verlauf der Preisverhandlung zu dokumentieren. Es sollten auch Anfragen erzeugt werden, wenn die Angebote telefonisch angefragt und rückgemeldet werden.
Neu	Das Eingabefenster wird geleert.
Löschen	Die angezeigte Bestellanfrage wird gelöscht.
Schließen	Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken.

 

Listenfenster

Dient der Auflistung der Bestellanfragen.

Menü

Menüpunkt	Beschreibung
Bearbeiten	-
: Druckdatum setzen	So kann das Druckdatum von einer oder mehreren Bestellanfragen gesetzt werden, so dass deren Status auf In Bearbeitung weitergeschaltet wird.
: Excel-Lieferantenerklärungen importieren	Über diesen Menüpunkt können vom Lieferanten zurückgesendete Lieferantenerklärungen importiert werden. Hierbei gibt es zwei Optionen. "Über die Dateiauswahl" setz voraus, dass die Exceldatei zuvor auf der Festplatte gespeichert wurde und man diese auswählen kann. Bei der Option "Über Outlook" müssen die Mails in Outlook selektiert sein. Es wird erwartet, dass jede Mail eine Exceldatei im Anhang besitzt. Diese wird dann ohne manuelle Zwischenspeicherung eingelesen.
: : über die Dateiauswahl
: : über Outlook
: Schließen	Schließt das Listenfenster

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Neue Bestellanfrage anlegen
	Bestellanfrage bearbeiten
	Bestellanfrage löschen
	Druckvorschau
	Selektierte Bestellanfragen drucken
	Notizen anlegen/bearbeiten
	Alle Bestellanfragen in die Zwischenablage kopieren
	Automatische Bestellanfragen erstellen

Suchfelder

Feld	Beschreibung
Nummer	Nach Bestellanfragenummer suchen
Datum	Nach Erstelldatum suchen
Lieferant	Es kann nach Lieferantenname, Firmenname oder auch nach Firmenname einer Einwegadresse gesucht werden
Bearbeiter	Nach Bearbeiter suchen
Notiz	Nach Notizen zur Bestellanfrage suchen

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
Bearbeiten	Die aktuelle Bestellanfrage wird im Eingabefenster angezeigt.
Neu	Ein leeres Eingabefenster wird geöffnet.
Löschen	Die ausgewählte Bestellanfrage wird gelöscht.
Schließen	Das Fenster wird geschlossen.

 

Selektionsfenster

Dieses Fenster dient der Selektion einer Bestellanfrage.

Suchfelder

Feld	Beschreibung
Nummer	Nach Bestellanfragenummer suchen
Datum	Nach Erstelldatum suchen
Lieferant	Es kann nach Lieferantenname, Firmenname oder auch nach Firmenname einer Einwegadresse gesucht werden
Bearbeiter	Nach Bearbeiter suchen
Notiz	Nach Notizen zur Bestellanfrage suchen

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
OK	Die selektierte Bestellanfrage wird übernommen.
Schließen	Die Selektion wird abgebrochen.

 

Belegvoreinstellungsfenster

Dieses Fenster dient dem Setzen der Belegvoreinstellungen für Anfragen. Die Belegvoreinstellungen können sowohl einem Benutzer, einer Kostenstelle oder dem Mandanten, sowie Beispielweise einer Partnerrolle zugewiesen werden.

Felder

Feld	Beschreibung	Voreinstellung des Mandanten etc.	Voreinstellung der Firma
Bearbeiter	Der Bearbeiter, welcher in die Anfragemaske übernommen werden soll.	sinnvoll	sinnvoll
Lieferant	Der Lieferant, welcher in die Anfragemaske übernommen werden soll.	-	sinnvoll
Anschrift	Die Anschrift, welche in die Anfragemaske übernommen werden soll.	-	sinnvoll
Ansprechpartner	Der Ansprechpartner, welcher in die Anfragemaske übernommen werden soll.	-	sinnvoll
Korrespondenz	Die Korrespondenzadresse, welche in die Anfragemaske übernommen werden soll.	-	sinnvoll

 

Verwandte Themen

• Index
• Automatische Bestellanfragen
• Bedarfsanforderung
• Bestellanfrageposition
• Bestellung
• Übersicht Einkauf

 

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Technische Dokumentation

• Implementation
• Qualitätssicherung
• Bestellanfrage Basismodul
  • Bestellanfrage Editiermodul
  • Bestellanfrage Selektionsmodul

Bestellanfrage Basismodul

Modulname

purinqui.mod

Klassen

CX_PURCHASE_INQUIRY

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages

Message	Parameter	Funktion	Security

 

Gesendete Messages

Message	Parameter	Funktion	Empfangs-Modul

Bestellanfrage Editiermodul

Modulname

purinedt.mod

Klassen

CX_PURCHASE_INQUIRY

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages

Message	Parameter	Funktion	Security

 

Gesendete Messages

Message	Parameter	Funktion	Empfangs-Modul

Bestellanfrage Selektionsmodul

Modulname

purinsel.mod

Klassen

CX_PURCHASE_INQUIRY

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages

Message	Parameter	Funktion	Security

 

Gesendete Messages

Message	Parameter	Funktion	Empfangs-Modul